制度規(guī)范了人們的行為，通過制定合理的規(guī)則和標準，防范了不合理的行為和狀況。寫好公司檔案管理制度文檔不是那么簡單，下面給大家分享公司檔案管理制度文檔，供大家參考。
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務，根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二)統籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;
(三)指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據有關規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規(guī)定經企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務。
第十五條企業(yè)必須為政府有關部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產與產權發(fā)生變動，應按<國有企業(yè)資產與產權變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產，破產清算組應妥善處置破產企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規(guī)定自20__年9月1日起實施。<國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時廢止。其他有關企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準。
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業(yè)務部門進進整理、歸檔，并定期向本機關檔案室移交。
三、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔文件整理。
五、各業(yè)務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
六、機關文書部門或業(yè)務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。
七、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關檔案室，并辦理移交手續(xù)。
國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯系，便于查找和利用。
3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務類。
5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔文件日期單位數要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業(yè)務的重要史料和證據。
1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業(yè)材料。
3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。
5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先后順序排好，然后將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內內容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了后,可在財務科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規(guī)律和聯系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。
4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續(xù)，注明查閱目的，用后及時反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意并經檢查校對后方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管jU長批準。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏,違者按有關規(guī)定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時整理。
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準?？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用后統一銷毀。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續(xù)。
（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協調辦理。
（5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案：
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
（1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
（4）員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
1.目的
防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發(fā)生。
2.適用范圍
適用于公司各部門的日常工作。
3.職責
3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監(jiān)察。
3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。
4.方法和過程控制
4.1公用設施的標識
4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。
4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的.標識。
4.1.4所有設備間出入門上應有&39;機房重地,非請勿進&39;的標識。
4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態(tài)。
4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼&39;嚴禁煙火&39;的告示牌。
4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。
4.1.8在進天臺的通道上應有&39;天臺重地,非請勿進&39;的標識。
4.1.9變壓器和高壓環(huán)網柜上掛&39;高壓危險,請勿靠近&39;告示牌。
4.1.10游泳池必須標明水的深度。
4.1.11天臺顯眼部位應掛貼&39;高空拋物,手下留人&39;等字樣的警示牌。
4.2服務過程的標識
4.2.1高空作業(yè)時,在危險區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對區(qū)域內的財產要做好防護措施,并放置有&39;危險勿進&39;,&39;高空作業(yè),注意安全&39;等字樣的告示牌。
4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛&39;有人工作,禁止合閘&39;的告示牌。
4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置&39;小心地滑&39;的告示牌。
4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現場又無工作人員時,應在顯眼位置放置&39;油漆未干&39;告示牌。
4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放&39;暫停使用&39;告示牌,清潔時掛放&39;清潔中&39;字樣的標識。
4.2.6維修公共衛(wèi)生間設施時,應放置&39;維修中&39;或&39;停用&39;字樣的告示牌。
4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛&39;此區(qū)域在清潔中&39;字樣的標識。
4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規(guī)范和做好質量記錄予以實現。
4.3標識的管理
4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規(guī)范的樣式,所有ci手冊所規(guī)范的標識,部門必須嚴格執(zhí)行。
4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內容報品質主管審批。
4.3.3如發(fā)現標識已經被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。
4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經總經理或授權品質主管同意后方可執(zhí)行。
5.相關文件
《ci標識手冊》
第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。
第七條舊管網改造時，由規(guī)劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的.，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求：
1、公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
4、歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
6、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
9、非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）
三、歸檔時間：
1、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
4、工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
5、每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。
8、聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
9、相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
10、外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12、公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
檔案查（借）閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1、凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
2、本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
3、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。
5、凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。
檔案的保密制度
1、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。
3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。
4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。
5、查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
6、檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現問題及時處理。
檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。
2、入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。
3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1、檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。
2、檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5、庫房內應有空氣調節(jié)和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6、庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。
7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9、對庫藏檔案應經常進行檢查，發(fā)現問題，及時報告并采取措施予以處理。
10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
檔案鑒定、銷毀制度
1、根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
檔案保管統計制度
一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。
四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
綜合檔案室主任職責
一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務水平和管理水平。
二、努力學習業(yè)務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數，操作自如。
三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應嚴格把關。
四、組織檔案網絡成員進行業(yè)務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。
檔案工作人員崗位職責
一、認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
六、負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發(fā)生。
5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6.一旦發(fā)現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
一、目的
為規(guī)范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發(fā)揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務，現根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，發(fā)布《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。
二、檔案的定義
（一）檔案指公司及下屬項目公司在成立、產權變動、工程建設、經營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。
（二）日常工作中形成的各類過程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。
三、管理機構
公司綜合管理部統籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協調和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。
四、工作職責
公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責為：
（一）制定和完善檔案管理制度。
（二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。
（三）負責檔案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。
（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺賬并定期備份（至少每兩月一次）。
五、檔案鑒定
檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。
（一）歸檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。
1、歸檔范圍。檔案管理員統計、鑒定檔案產生情況，梳理歸檔范圍，報領導審批確定。
歸檔范圍載體包括但不限于：
（1）公司管理文件：如資質文件，包括企業(yè)注冊營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證等；公司、公司形成并下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。
（2）項目資料：如開發(fā)文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。
（3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。
2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級，泄漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據文件內容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。
普通是公司可對外發(fā)布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。
秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規(guī)章制度等。
機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規(guī)劃、財務報表、統計資料等。
（二）到期檔案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑒定，確定繼續(xù)保存或進行清理、銷毀。
文件保存期限除政府有關法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1、永久保存：
（1）公司章程；
（2）董事會及股東會紀錄；
（3）財務報表；
（4）政府機關核準文件；
（5）不動產所有權及其他債權憑證；
（6）工程設計圖；
（7）其他經核定須永久保存的文書。
2、十年保存：
（1）預算、決算書類；
（2）會計憑證；
（3）其他核定須保存十年的文書。
3、五年保存：
（1）期滿或解約之合約；
（2）其他核定須保存五年的文書。
4、一年保存：無長期保存必要的。
5、規(guī)章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。
6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關專業(yè)人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關部門第一負責人審核、公司總經理/董事會批準。
7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件），銷毀檔案時至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復核待銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認。
8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應立卷歸檔、永久保存。
9、需繼續(xù)保存的過期檔案，應明確繼續(xù)保存的時間期限，并由檔案管理員在檔案卷內目錄、匯總表上注明。
六、檔案收集
（一）收集范圍。按照歸檔范圍進行收集。
（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應指定專人負責整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質檔、電子檔、實物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。
（三）歸檔文件要求。
1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復制件）。
2、非紙質文件配文字說明一并歸檔。
3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應使用數碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。
（四）公司及下屬項目公司收集以下檔案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。
1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。
2、公司合并、收購文件。含請示、批復、會議紀要、備忘錄；股權轉讓、收購的協議、合同；工商證照及變更文件等。
3、與合作方的相關文件。
（1）合作意向書、框架協議、合作協議、合同、重要談判記錄等。
（2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關文件，融資合同、協議等（如發(fā)債、貸款等）。
（3）盡職調查資料：①盡職調查報告；②業(yè)務約定書；③委托協議書；④盡職調查清單及問卷；⑤目標企業(yè)提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、市場、人力等文件）。
（4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招投標、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔案。
（5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。
注：1。如公司及下屬項目公司發(fā)生撤銷、拆分、合并等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
（一）檔案管理員接收檔案資料后，應按照項目分類進行保管，按檔案編號順序規(guī)則存放，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保管和使用。
（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表，且在檔案柜上標注公司/項目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。
（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現問題應及時報告部門領導，并采取補救措施，減少檔案的損失。
（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸煙和大聲喧嘩。
八、檔案利用
（一）公司部門員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案資料。
（二）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經部門負責人—綜合管理部—總經理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復印、掃描、查詢。
填寫要求：
（1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件名稱，根據需要在“是否電子檔”或“是否復印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。
（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫經辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20__年x月__日__：__至20__年x月__日__：__），如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦理的事項。
（三）檔案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。
（三）檔案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數、頁數，檔案原件完整，無損壞、無涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現遺失或損壞，應及時報告部門領導。檔案到期仍需繼續(xù)使用的，借閱人需在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。
（四）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經檔案保管部門所在公司總經理審核批準后方可調閱。
（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復印件存檔，以便其他工作人員的查閱。
九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。
一、牢固樹立觀念，嚴格遵守公司的制度，嚴防失密、泄密事故發(fā)生。
二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。
三、凡借閱秘密級以上檔案，須經主管領導及檔案館長批準，未經批準不得借出、復制或摘抄。
四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。
五、密級檔案要經常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，并對責任者進行追究處量。
六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。
七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。
八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級檔案時，不少于兩名工作人員。
九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經?；Ｃ考径葘n案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
一、根據檔案工作業(yè)務的有關要求，集中統一管理檔案的原則，凡是本公司各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。
二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統計，做到數據準確、詳實。
三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。
四、檔案的銷毀、、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應登記造冊，經領導人批準簽字，報上級業(yè)務部門備案，同意后方可銷毀。
五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續(xù)，當面清點，用后及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和復制。
六、檔案工作人員工作調動，必須辦理移交手續(xù)，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。
第一章總則
第一條為充分發(fā)揮x城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規(guī),結合本公司實際,特制定本制度。
第二條項目檔案是指公司開發(fā)房地產項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。
第三條綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。
第四條本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章檔案的分類
第五條建設工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項目建議書及批復;
2、可行性研究報告及批復;
3、項目評估意見;
4、環(huán)境影響報告書(表);
5、設計任務書、計劃任務書;
6、選址意見書。
(二)基礎、設計、施工前準備資料
1、基礎資料
(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。
2、設計文件
(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;
(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;
(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;
(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。
3、施工準備資料
(1)征用土地批準文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補償安置協議書;
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書;
(5)建設工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協議、工程質量監(jiān)督委托書等。
第六條施工技術文件資料
(一)開工報告,停工、復工報告;
(二)施工組織設計、施工方案;
(三)圖紙會審紀要;
(四)工程技術、質量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;
(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術復核記錄;
(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;
(十四)構件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;
(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;
(十七)工程變更設計聯系單;
(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;
(十九)工程質量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗收記錄;
(二十二)單位工程質量綜合評定表;
(二十三)分項、分部工程質量評定表;
(二十四)竣工報告;
(二十五)交工驗收材料;
(二十六)設計、勘察、施工、監(jiān)理工程質量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術總結,工程監(jiān)理總結,工程試運行記錄;
(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;
(二十九)工程質量監(jiān)督報告;
(三十)工程質量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計。
第七條竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類建筑、結構專業(yè)圖;
2、各類電氣專業(yè)圖;
3、電信專業(yè)圖;
4、煤氣專業(yè)圖;
5、各類給、排水工程專業(yè)圖;
6、供熱、冷專業(yè)圖;
7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;
3、構筑物結構圖;
4、各種管線特征點圖;
5、管網綜合圖。
第八條竣工測量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;
2、竣工測量施測方案;
3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,
4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點的觀察手簿
2、光電測距記錄;
3、水準觀測手簿;
4、平面、立面求算值的計算書;
5、控制點分布略圖、成果表。
(三)地形測量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;
2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。
第九條建設(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;
(四)工程延期、費用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報告;
(六)工程移交證書。
第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。
第三章檔案的收集和歸檔
第十一條在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。
第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規(guī)格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。
第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。
第十六條照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。
第十七條在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:
(一)一張圖紙上改動部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;
(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條所有竣工圖應有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條有關人員收集的設計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。
第四章檔案的組卷和移交
第二十條組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學、組卷合理。
第二十一條項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。
第二十二條施工技術文件資料要按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。
第二十五條項目檔案資料統一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram等四種。
第二十六條項目檔案數量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。
第二十七條在項目完成綜合驗收后6個月內,綜合管理部應主動與當地政府城建部門聯系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。
第二十八條移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。
第五章附則
第二十九條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的&39;文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質服務。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關規(guī)定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發(fā)生。
5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學習網提供!
6.一旦發(fā)現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：
本辦法適用于我縣機關事業(yè)單位副科級以下的管理人員、專業(yè)技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩(wěn)定。
檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規(guī)依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規(guī)范，方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密的工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規(guī)范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規(guī)范、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批準后方可復印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，
由檔案室根據規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續(xù)，限期歸還，不得轉借。
查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料介紹信查檔。
第1條檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負責檔案管理;
(二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;
(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條檔案歸檔范圍：
(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);
(五)公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結等;
(六)工程進度計劃控制文件(含業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用復印件備份等;
(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價值的文件;
(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;
(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;
(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
第3條檔案立卷要求：
(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業(yè)應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門應及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案質檢的有機聯系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用;
(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;
(六)有關卷內材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備注內;
(七)案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。
第4條檔案歸檔時間:
(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;
(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。
第5條檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時歸還。
(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司總經理批準;
(六)借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理;
(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經總經理同意方可辦理。
第6條檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注;
(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業(yè)務工作使用范疇,對內予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經辦公室主任批準辦理。