1.總則
1.1為了規(guī)范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。
1.2所有相關(guān)公司工作活動(dòng)中形成的，記述和反映本公司職能活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.范圍
2.1公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；
2.2公司股東會(huì)、董事會(huì)形成的文件材料；
2.3公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文；
2.4公司有效證照、證件、印章；
2.5公司獲得的榮譽(yù)資料；
2.6公司年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；
2.7會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析；
2.8各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)；
2.9公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議記錄、相關(guān)照片等；
2.10各種人事材料；
2.11工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料；
2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件；2.13電子文檔及聲像資料；
3.要求
3.1.編制《檔案卷內(nèi)目錄》，應(yīng)包括以下幾個(gè)內(nèi)容：部門代碼、檔案編號(hào)、文件名稱、金額（如果涉及）、經(jīng)手人、入檔時(shí)間、頁(yè)碼及備注等。
3.2.檔案編號(hào)的設(shè)置方法可參考如下:行政部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部、市場(chǎng)部的名稱代碼可分別設(shè)置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項(xiàng)分類可按照阿拉伯?dāng)?shù)字分別命名，或者按照事項(xiàng)的中文名稱的首寫字母或漢字來(lái)代替，具體代碼可列表說(shuō)明。
3.3.所有文件歸檔裝訂時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一在文件首頁(yè)正面的右上角標(biāo)明檔案編號(hào)。如漏頁(yè)等有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備注欄內(nèi)。在每頁(yè)目錄下注明立卷人姓名和日期。
3.4.立卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：
a)歸檔文件完整齊全；
b)分類清楚；
c)標(biāo)題確切易查找；
d)卷內(nèi)排列系統(tǒng)、條理；
e)保管期限準(zhǔn)確；
f)卷皮書寫工整；
g)裝訂整理結(jié)實(shí)、美觀。
3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20__年1月1日，將市場(chǎng)部商務(wù)李四交管的20__年下半年下單統(tǒng)計(jì)表存檔，其存檔文件名應(yīng)該為：SC李四20__年6-12月下單統(tǒng)計(jì)表張三20__0101）。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區(qū)域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時(shí)應(yīng)該用移動(dòng)硬盤或者光盤進(jìn)行備份。
3.7.文件類以電子文檔形式存檔時(shí)，應(yīng)盡量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)形成的.文件材料；公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽(yù)資料；
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4.210年保存：公司年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)；
4.35年保存：公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議記錄、相關(guān)照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件；電子文檔及聲像資料；
4.41年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者；
4.5財(cái)務(wù)類檔案按照會(huì)計(jì)相關(guān)法律規(guī)定存檔。
5.歸檔
各部門檔案管理人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、保密的態(tài)度，認(rèn)真整理、保存、管理公司各項(xiàng)檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責(zé)任人，對(duì)確保檔案的完整性、及時(shí)移交和保密負(fù)責(zé)。技術(shù)部、銷售部、行政部、財(cái)務(wù)部及市場(chǎng)部，各自整理保管內(nèi)部檔案，除財(cái)務(wù)部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負(fù)責(zé)管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統(tǒng)一備案管理，財(cái)政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負(fù)責(zé)。
5.3各部門檔案管理人員的職責(zé)：應(yīng)及時(shí)將應(yīng)歸檔文件進(jìn)行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時(shí)按要求向行政部移交檔案。
5.4一項(xiàng)工作同時(shí)由幾個(gè)部門參與辦理時(shí)，由主辦部門負(fù)責(zé)收集形成的文件資料。
5.5各部門需歸檔的文件
5.1.1a)行政部門
公司文件：公司章程、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類文件（電子文檔）；
b)人事類文件：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培養(yǎng)和服務(wù)協(xié)議書、員工入職表、員工離職表、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)及考核評(píng)價(jià)表、員工入職體檢表、員工簡(jiǎn)歷、員工身份證復(fù)印件、員工學(xué)歷證明復(fù)印件；
c)行政類文件：各種會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關(guān)的各類單據(jù)、公積金相關(guān)的各類單據(jù)、員工保險(xiǎn)單。
5.1銷售部門
標(biāo)書、下單統(tǒng)計(jì)表（電子文檔）、總代理合同、銷售合同、銷售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號(hào)等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發(fā)票簽收單
5.2財(cái)務(wù)部門
會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、匯帳憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、總分類賬、庫(kù)存商品明細(xì)賬、明細(xì)分類賬、審計(jì)報(bào)告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、入庫(kù)單、出庫(kù)單、請(qǐng)款單、員工銷售卡、員工銷售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結(jié)算表（電子文檔）、用戶報(bào)表（電子文檔）、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級(jí)記錄表（電子文檔）、PKPM新購(gòu)記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶升級(jí)清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）
5.3技術(shù)部門工程設(shè)計(jì)圖
5.4市場(chǎng)部
客戶資料（電子文檔）、滿意度調(diào)查表及結(jié)果、廠商活動(dòng)簽到表、廠商活動(dòng)申請(qǐng)資料（電子文檔）、廠商活動(dòng)資料（電子文檔）、廠商活動(dòng)總結(jié)資料（電子文檔）
6.借閱
6.1.各部門建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、批準(zhǔn)人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。
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6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、折卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，閱后及時(shí)歸還。
6.4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時(shí)通知借閱人說(shuō)明原因及補(bǔ)救并報(bào)主管高管及審批人員。
6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無(wú)缺。
6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負(fù)責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。
7.復(fù)印
7.1檔案原則不準(zhǔn)復(fù)印，若各部門因工作需要可以制作復(fù)件。復(fù)制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復(fù)制。
7.2復(fù)件管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實(shí)施管理，并對(duì)復(fù)件的保密性負(fù)責(zé)。
8.銷毀
8.1檔案銷毀時(shí)，由保管人員提出并整理造表，報(bào)部門經(jīng)理核準(zhǔn)呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。
8.2檔案銷毀一般采用碎紙機(jī)，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負(fù)責(zé)人同時(shí)執(zhí)行。
9.相關(guān)記錄
9.1I-01-05《公司檔案借閱登記表》
9.2I-01-06《公司檔案借閱申請(qǐng)表》
9.3I-01-07《公司檔案銷毀申請(qǐng)表》
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中構(gòu)成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門構(gòu)成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不貼合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件務(wù)必歸檔。
7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規(guī)范”要求。
3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5、用心帶給檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責(zé)制
1、各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5、理解本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中構(gòu)成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4、庫(kù)房要持續(xù)清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃，相對(duì)濕度要持續(xù)在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)光內(nèi)歸還檔案室。
3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱資料無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。
5、對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其職責(zé)。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3、借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的職責(zé)。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁(yè)填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
第二條財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財(cái)務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來(lái)文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。
第二章會(huì)計(jì)檔案管理
第三條會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。
具體包括：
1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會(huì)計(jì)憑證。
2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說(shuō)明，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其它類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。
第四條每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。
第五條應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。
第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)憑證上涂畫，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。
第七條財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。
第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。
第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。
第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。
第十一條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀：
1.編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
2.集團(tuán)總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)在會(huì)計(jì)檔案銷毀冊(cè)上簽署意見。
3.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與董事長(zhǎng)辦公室人員共同監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總裁。
第十二條保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。
第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成光盤進(jìn)行備份保管。
第十四條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。
第十五條公司合并，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。
第十六條公司之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
第三章年度會(huì)計(jì)報(bào)告及審計(jì)資料管理
第十八條年度資料包括年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人保管。
第十九條年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長(zhǎng)期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，
第二十條年度報(bào)告及審計(jì)資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。
第四章資金類檔案管理
第二十一條資金類檔案包括資金日?qǐng)?bào)、資金周報(bào)、資金計(jì)劃，資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報(bào)告、資金臺(tái)賬、融資臺(tái)賬、員工薪酬信息等方面。
第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。
第二十三條融資臺(tái)賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。
第二十四條資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。
第五章預(yù)算檔案管理
第二十五條預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。
第二十六條預(yù)算檔案按年度分類保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。
第六章日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件、決議檔案管理
第二十七條日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件分為內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件及外部財(cái)務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”“股東會(huì)決議”“董事會(huì)決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國(guó)、內(nèi)外往來(lái)文件。
第二十八條日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計(jì)往來(lái)文件等等;外部往來(lái)財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來(lái)單位進(jìn)行分類存檔。
第二十九條公司內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件或外部財(cái)務(wù)文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。
第七章合同檔案管理
第三十條依據(jù)集團(tuán)合同管理規(guī)定建立合同臺(tái)賬，進(jìn)行合同檔案管理。
第三十一條按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時(shí)處理。
第三十二條合同原件無(wú)特殊情況不得外借。可在財(cái)務(wù)部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，以影印件借出。
第三十三條合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。
第八章附則
第三十四條本辦法由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第三十五條本辦法經(jīng)董事長(zhǎng)辦公室批準(zhǔn)后生效，自生效之日起開始實(shí)施。
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)公司各類檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第二章檔案管理體制
第三條
1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。
2、保守秘密原則：?jiǎn)T工都有保守檔案秘密的義務(wù)，維護(hù)公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機(jī)密。
第四條公司檔案分為：文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、各項(xiàng)規(guī)章制度檔案、工程技術(shù)檔案各項(xiàng)目資料、圖紙資料、建設(shè)工程、拆遷檔案等其他資料。
1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。未經(jīng)董事長(zhǎng)許可，任何人不可動(dòng)用。
2、有關(guān)文書、各項(xiàng)規(guī)章制度方面的資料，由辦公室保管。
3、設(shè)計(jì)方案、施工圖、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理、洽商、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來(lái)資料、采購(gòu)的設(shè)備、材料說(shuō)明書、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書等，由工程部自行歸檔保管。
4、銷售部方面資料：由銷售部保管對(duì)外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應(yīng)保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。
5、前期部方面資料：項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料，由前期部自行歸檔保管。
6、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復(fù)等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。
7、各部門向辦公室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。
第五條各部門形成的文件材料等由本部門負(fù)責(zé)歸檔管理，辦公室有責(zé)任對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將文件材料交接清楚，才能離職。
第三章檔案的歸檔范圍
第七條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門含部門以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議和各種重要通知、通報(bào)，及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記等。
2、各種工程圖紙、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。
4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書。
5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。
7、公司各種管理規(guī)章制度。
8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營(yíng)銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記，和董事長(zhǎng)親自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要?dú)w檔的重要文件。
第四章檔案的借閱管理辦法
第八條凡需借閱公司檔案者，均須填寫《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。
第九條借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批
1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，董事長(zhǎng)助理或總經(jīng)理審批后，可辦理借閱、查閱手續(xù)。
2、重要檔案及財(cái)務(wù)檔案，須由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，方可借閱。
第十條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，依據(jù)《檔案借閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)董事長(zhǎng)助理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
第十一條公司檔案借閱查閱只供公司內(nèi)部各部門。檔案借閱時(shí)間為3天，如需延長(zhǎng)，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時(shí)催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償責(zé)任。
第十二條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。
第十三條加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。
第五章檔案的銷毀
第十三條辦公室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料。
第十四條對(duì)已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)辦公室確認(rèn)，報(bào)董事長(zhǎng)助理、總經(jīng)理審批，并進(jìn)行登記后予以銷毀。
第十五條銷毀時(shí)要有二人監(jiān)督，銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第六章罰則
第十六條有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級(jí)查閱者檔案管理者同罰。
6、泄露公司檔案機(jī)密者。
7、其他危害公司利益的行為。
第十七條本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。對(duì)未盡事宜，辦公室隨時(shí)調(diào)整更新。
檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫(kù)房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務(wù)，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)_工作的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》，做好人事檔案的_工作。
2.加強(qiáng)組織紀(jì)律，堅(jiān)守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫(kù)房(室)，配備鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫(kù)房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和溫、濕度，發(fā)現(xiàn)問題，立即報(bào)告，及時(shí)采取措施。
5.人事檔案庫(kù)房(室)和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)。
6.無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房(室)。
7.嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個(gè)人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴(yán)禁任何人攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)合和娛樂場(chǎng)合，不得在電話或公共場(chǎng)所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內(nèi)容。
8.對(duì)利用人事檔案的人員，進(jìn)行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內(nèi)容。
9.人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)格密封，通過機(jī)要傳遞或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，盡量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
11.人事檔案一般不外借，但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料，及時(shí)轉(zhuǎn)入本人檔案，須轉(zhuǎn)遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。
13.嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發(fā)現(xiàn)泄密事件，認(rèn)真處理。
二、歸檔制度
1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合人事處及時(shí)做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負(fù)責(zé)收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進(jìn)畢業(yè)生及調(diào)入人員的人事檔案必須在報(bào)到之日起兩個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。
4.收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。
5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
6.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
7.每年引進(jìn)人員要填寫干部履歷表或補(bǔ)充表，充實(shí)干部人事內(nèi)容。
8.對(duì)收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。
三、鑒別制度
1.收集的材料必須經(jīng)過鑒別，未經(jīng)鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。
2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時(shí)和整理過程中進(jìn)行。
3.鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真，確保真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用。
4.歸檔的材料必須真實(shí)完整，字跡清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備;對(duì)不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
5.人事檔案材料應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案，要先對(duì)缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(jī)(縫紉機(jī))等必備的物品和設(shè)備。
2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，掌握整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
4.必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理，零材料及時(shí)裝訂入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認(rèn)真登記，需銷毀的材料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。
7.整檔過程中，要切實(shí)做好防火安全_工作，整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙，嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級(jí)單位書記、主任，必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.復(fù)印借出人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時(shí)不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自-拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請(qǐng)示人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。
6.檔案不外借，如必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
六、轉(zhuǎn)遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
2.人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，一般情況下，不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來(lái)提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時(shí)，必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下，須經(jīng)人事處
有關(guān)負(fù)責(zé)人同意簽署意見并由主管人事工作校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫信或電話催回，以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，人事處及組織部應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人事處有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個(gè)月。
5.職工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來(lái)的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。自動(dòng)離職人員的人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下，方可轉(zhuǎn)出。
6.校各部門應(yīng)積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。
7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，按照學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定收取管理費(fèi)用和其他費(fèi)用。
8.是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章，有關(guān)人員認(rèn)真填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對(duì)所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對(duì)，一般每半年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。
2.提供利用的人事檔案，再回收時(shí)，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可入庫(kù)。
3.理好的人事檔案入庫(kù)前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)糾正。
4.出和接收人事檔案時(shí)，應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
為加強(qiáng)我院實(shí)驗(yàn)室建設(shè),規(guī)范管理,提高實(shí)驗(yàn)室功能和效率,更好地評(píng)估投資效益,特制定本制度。
一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案內(nèi)容
1.實(shí)驗(yàn)室概況
學(xué)院和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料,實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃,實(shí)驗(yàn)室占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。
2.實(shí)驗(yàn)室任務(wù)
實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)課程及項(xiàng)目、每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗(yàn)開出記錄、實(shí)驗(yàn)教學(xué)課表及實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)的考核辦法及歷年試題、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、預(yù)習(xí)報(bào)告等有關(guān)記錄,承擔(dān)的科研和社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目及工作量。
3.實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備、低值耐用品及材料
儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計(jì)帳、低值耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等,大型精密儀器設(shè)備的論證報(bào)告、訂貨合同、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、損壞維修記錄、使用記錄、說(shuō)明書等,材料領(lǐng)用記錄等。
4.實(shí)驗(yàn)室管理制度和工作記錄
實(shí)驗(yàn)教師崗位責(zé)任制、分工細(xì)則及管理制度,實(shí)驗(yàn)教師工作日志,實(shí)驗(yàn)室研究活動(dòng)記錄、人員考核記錄、培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況,實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備裝置的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。
5.實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)使用
實(shí)驗(yàn)室年度儀器設(shè)備購(gòu)置、實(shí)驗(yàn)材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費(fèi)支出情況統(tǒng)計(jì),實(shí)驗(yàn)室年度科研項(xiàng)目、對(duì)外培訓(xùn)、測(cè)試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計(jì)。
6.實(shí)驗(yàn)室每年上報(bào)的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理
1.本制度適用我院各級(jí)各類實(shí)驗(yàn)中心、實(shí)驗(yàn)室。
2.實(shí)驗(yàn)設(shè)備處為學(xué)院實(shí)驗(yàn)室工作檔案的&39;業(yè)務(wù)主管部門,檔案管理應(yīng)在學(xué)院檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行,各部門要有專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,部門主要領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
3.實(shí)驗(yàn)室工作檔案,從實(shí)驗(yàn)室建立之日起開始建檔,并逐年積累,嚴(yán)加保管。
4.各單位根據(jù)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、編目、立卷,定期歸檔。
5.嚴(yán)格實(shí)驗(yàn)室檔案借閱手續(xù),實(shí)驗(yàn)室主任及具體管理人員工作變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)辦理移交手續(xù)。
本制度由教務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。
1.目的
規(guī)范全公司的檔案管理。
2.適用范圍
本制度適用于公司及所屬各部門檔案管理。
3.管理原則
分類分部門管理，行政部統(tǒng)一監(jiān)管。
4.職責(zé)與權(quán)限
4.1各部門必須設(shè)兼職的檔案管理員，規(guī)范部門檔案管理。
4.2行政部不定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查（每月至少抽查一次），對(duì)違反本制度的部門有權(quán)進(jìn)行處罰。
5.檔案的分類
（1）證照類：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照。
（2）文件類：分外來(lái)文件和內(nèi)部文件。
（3）制度類。
（4）合同類。
（5）計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類。
（6）財(cái)務(wù)類。
（7）圖紙類：工藝文件、圖紙、說(shuō)明書等。
（8）人事管理類：人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等等。
6.檔案的歸口存放部門
（1）公司級(jí)檔案存放在行政部。
（2）其它檔案由歸口部門負(fù)責(zé)存放。
7.檔案建檔要求
建立檔案時(shí)要有檔案編號(hào)和檔案目錄。
8.檔案裝訂
檔案須裝訂成冊(cè)保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊(cè)等保管。
9.保存年限
原則上公司重要檔案永久保存，進(jìn)行檔案銷毀時(shí)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
10.檔案日常管理
10.1借閱
10.1.1借閱手續(xù)
（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。
（2）檔案歸還時(shí)，檔案管理員填寫歸還日期。
10.1.2檔案借閱審批權(quán)限
（1）證照類：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。
（2）文件類：由行政部審批，財(cái)務(wù)、技術(shù)類等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準(zhǔn)。
（3）制度類：由行政部審批。
（4）合同類：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。
（5）計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類：由行政部審批。
（6）財(cái)務(wù)類：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。
（7）圖紙類：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。。
（8）人事管理類：人力資源部審批。
10.1.3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復(fù)印所借檔案。
10.1.4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當(dāng)日必須歸還，特殊情況不得超過七天。
10.1.5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，行政部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部行政或經(jīng)濟(jì)處罰。
10.2銷毀
10.2.1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得銷毀公司檔案。
10.2.2銷毀前按照清冊(cè)清點(diǎn)，銷毀時(shí)由行政部監(jiān)督銷毀，銷毀后相關(guān)人員在清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷情況存檔?！稒n案銷毀審批表》由行政部永久保存。
10.3移交
10.3.1需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。
10.3.2移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
11.如有違反本制度規(guī)定的，公司對(duì)其進(jìn)行行政、經(jīng)濟(jì)處罰，嚴(yán)重時(shí)移交司法機(jī)關(guān)。
12.附則
本制度解釋權(quán)歸人力資源部，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機(jī)密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對(duì)人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁(yè)填寫人事資料的名稱及對(duì)檔案編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，員工編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級(jí)員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。
2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。
2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)
1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。
文件、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來(lái)的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級(jí)文件
1、各種代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、各級(jí)干部會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。
2、工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、通知。
3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。
4、向上級(jí)請(qǐng)示，與其他單位的來(lái)往文書，對(duì)下級(jí)的指示、批復(fù)、通知。
5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍(lán)圖及文字材料。
8、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。
9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報(bào)、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。
12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。
13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來(lái)信及處理材料。
16、本機(jī)關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機(jī)關(guān)(包括上報(bào)和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊(cè)、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。
(二)上級(jí)文件材料
1、上級(jí)(包括各部門及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料。
2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、國(guó)際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級(jí)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊(cè)、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。
4、上級(jí)報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)情況的文章。
(三)同級(jí)文件材料
1、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來(lái)往文書。
4、有關(guān)單位發(fā)來(lái)的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四)下級(jí)文件材料
1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。
2、重要的調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗(yàn)、重要的請(qǐng)示、法規(guī)性的備案文件。
3、重要的名冊(cè)、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。
二、歸檔份數(shù)
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時(shí)間和方法
(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ摹⒐櫚狄求
(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。
(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說(shuō)明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
檔案鑒定制度
１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。
２、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)。
３、檔案鑒定，必須按照黨和國(guó)家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。
４、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。
５、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。
６、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)決定檔案命運(yùn)的工作，檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對(duì)待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國(guó)家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富，企業(yè)各門類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動(dòng)用。
三、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。
四、利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個(gè)人一律無(wú)權(quán)外供。對(duì)于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對(duì)于嚴(yán)重?fù)p害國(guó)家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個(gè)人一律無(wú)權(quán)處理或自行銷毀。
七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。
九、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場(chǎng)所。
十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。
檔案復(fù)制制度
1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料（局會(huì)議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。
2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。
3、復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。
檔案統(tǒng)計(jì)制度
１、檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。
２、統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。
３、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)和其他專門統(tǒng)計(jì)。
４、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、提供資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。
５、統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。
６、統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進(jìn)行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。
７、按期統(tǒng)計(jì)。平時(shí)必須積極收集資料，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)；半年必須做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì)；年終必須進(jìn)行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。
８、專人統(tǒng)計(jì)。配備統(tǒng)計(jì)人員，熟悉統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)；掌握統(tǒng)計(jì)資料，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。
檔案庫(kù)房管理制度
１、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀，延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)檔案安全。
２、按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)管理。
３、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
４、加強(qiáng)庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，改善庫(kù)房管理?xiàng)l件；引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)管理。
５、庫(kù)房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對(duì)濕度在４５－６０％之內(nèi)；保持清潔干凈，做到無(wú)塵、無(wú)蟲、無(wú)鼠、無(wú)有害氣體污染。
６、庫(kù)房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救。
７、接交進(jìn)館的檔案，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進(jìn)庫(kù)房，以防意外；在庫(kù)房里不準(zhǔn)吸煙。
檔案銷毀制度
１、檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無(wú)須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。
２、檔案銷毀，必須按照國(guó)家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。
３、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊(cè)。
４、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。
５、批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
６、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書）等有效證件，同時(shí)填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請(qǐng)書。
二、查閱重要的或密級(jí)檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時(shí)，以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、帶給利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。
五、外國(guó)組織和人員利用開放檔案、資料，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律職責(zé)。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案資料。
1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān)，登記編號(hào)后報(bào)局長(zhǎng)或局長(zhǎng)授權(quán)的主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對(duì)后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(zhǎng)同意，明確印制數(shù)量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理，并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報(bào)局長(zhǎng)批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。
7、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
9、辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(zhǎng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)落實(shí)。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。
14、嚴(yán)把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(zhǎng)同意，然后由局長(zhǎng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(zhǎng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱，保密等項(xiàng)規(guī)章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(zhǎng)簽轉(zhuǎn)。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統(tǒng)一管理。
18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類卷分類科學(xué)，有利用價(jià)值。
一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé)，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號(hào)方案。案卷的排列、編號(hào)符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價(jià)值的公文，可報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期清退和銷毀。對(duì)縣（區(qū)、市）司法局的文件、簡(jiǎn)報(bào)等資料，要做好歸檔工作，無(wú)須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫(kù)房管理。庫(kù)房保持清潔衛(wèi)生，落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密
為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。
3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況；離開檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊(cè)，經(jīng)分管副局長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機(jī)要重地，外人不得隨便進(jìn)入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì)，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會(huì)議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查（借）閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書記或局機(jī)關(guān)支部書記批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
5、查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。
6、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時(shí)記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無(wú)權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時(shí)間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì)計(jì)檔案一般在會(huì)計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，目錄頁(yè)號(hào)編制準(zhǔn)確，便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。
原始資料，包括原始記錄，死因登記冊(cè)，各種報(bào)表和個(gè)案數(shù)據(jù)，填報(bào)的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推斷）書》按檔案管理要求長(zhǎng)期保存。
2、要定期下載死亡個(gè)案數(shù)據(jù)和儲(chǔ)存網(wǎng)絡(luò)上報(bào)原始數(shù)據(jù)庫(kù)，并采取移動(dòng)存儲(chǔ)或光盤刻錄等有效方式進(jìn)行數(shù)據(jù)長(zhǎng)期備份，確保報(bào)告信息數(shù)據(jù)安全。
3、按照有關(guān)規(guī)定對(duì)于死亡統(tǒng)計(jì)信息分析的資料統(tǒng)一管理，不得擅自公布。
4、對(duì)于其他需要使用死亡信息的應(yīng)由申請(qǐng)人按有關(guān)行政審批程序進(jìn)行審批，申請(qǐng)應(yīng)注明信息的用途、范圍、時(shí)段和類別。
每個(gè)學(xué)?；騿挝粚?duì)于檔案的管理都有著自己的一套實(shí)行辦法,以下是遼寧省檔案人員的培訓(xùn)檔案管理辦法,僅供參考。
第一章總則
第一條為了使檔案人員的教育培訓(xùn)工作規(guī)范化、制度化,保證教育培訓(xùn)的質(zhì)量,提高檔案人員的素質(zhì),推進(jìn)我省檔案事業(yè)的發(fā)展,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第二章第九條和《遼寧省檔案條例》第二章第十一條的規(guī)定,結(jié)合我省檔案教育培訓(xùn)工作實(shí)際,制定本辦法。
第二條本辦法適用于我省行政區(qū)域內(nèi)的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織及個(gè)人。法律、行政另有規(guī)定的除外。
第三條本辦法所稱檔案人員教育培訓(xùn),指的是由市(地級(jí)市)以上檔案行政管理部門或由省直各業(yè)務(wù)主管部門經(jīng)與省檔案行政管理部門協(xié)商進(jìn)行的、檔案人員參加的各種形式的檔案專業(yè)知識(shí)的教學(xué)組織與管理工作。
第四條本辦法所稱檔案專業(yè)兼職教師,是指在省內(nèi)各級(jí)檔案局(館)及機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)檔案部門中,在完成本職工作任務(wù)的同時(shí),能夠勝任檔案專業(yè)培訓(xùn)教學(xué)任務(wù)的在職人員。
第五條本辦法所稱檔案專業(yè)教育培訓(xùn)證書,是指由市級(jí)以上檔案行政管理部門頒發(fā)的,證明持證人參加了檔案專業(yè)培訓(xùn)、成績(jī)合格的有效憑證。
第六條國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)支持和保證本單位的檔案人員參加培訓(xùn),以提高專業(yè)素質(zhì),適應(yīng)檔案工作的要求。
第二章檔案人員教育培訓(xùn)的分類及內(nèi)容
第七條檔案人員教育培訓(xùn)可以分為崗位資格培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)和專題培訓(xùn)。崗位資格培訓(xùn)指新從事檔案專業(yè)工作人員的檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論、技能的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練。根據(jù)工作崗位的不同,崗位資格培訓(xùn)可以分為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)崗位資格培訓(xùn)和檔案管理崗位資格培訓(xùn)。
繼續(xù)教育培訓(xùn)是指已取得檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員的知識(shí)更新補(bǔ)充、拓寬深化和能力提高的培訓(xùn)。根據(jù)專業(yè)職務(wù)的層次不同,繼續(xù)教育培訓(xùn)可以分高、中級(jí)和初級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)培訓(xùn)。
專題培訓(xùn)指根據(jù)檔案業(yè)務(wù)工作的需要,就某一內(nèi)容進(jìn)行的學(xué)習(xí)、訓(xùn)練等。
第八條從事檔案專業(yè)工作的人員在調(diào)人檔案專業(yè)崗位前或當(dāng)年內(nèi),應(yīng)參加市以上檔案行政管理部門舉辦的檔案人員崗位培訓(xùn)班的學(xué)習(xí);市、縣(區(qū))檔案部門新到任的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加省級(jí)檔案教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)班的學(xué)習(xí);具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的同志,在任職期間應(yīng)參加市級(jí)以上檔案行政管理部門舉辦的繼續(xù)教育培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)。
第九條崗位資格培訓(xùn)內(nèi)容由檔案法規(guī)、檔案人員職業(yè)道德和檔案學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科等部分組成;繼續(xù)教育培訓(xùn)內(nèi)容由檔案學(xué)理論深化及相關(guān)科目的學(xué)習(xí)、檔案工作實(shí)踐新問題探討及現(xiàn)代知識(shí)技能的訓(xùn)練等部分組成;專題培訓(xùn)內(nèi)容是就檔案工作中的新要求、新規(guī)定進(jìn)行的學(xué)習(xí)訓(xùn)練。
第三章檔案人員教育培訓(xùn)工作的管理
第十條檔案人員教育培訓(xùn)工作由省、市檔案行政管理部門中負(fù)責(zé)專業(yè)教育培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)主管,其主要職責(zé)是對(duì)專業(yè)教育工作進(jìn)行規(guī)劃、協(xié)調(diào)、組織、審批、評(píng)估等。
第十一條舉辦培訓(xùn)班的單位,在開班前一個(gè)月,應(yīng)向上一級(jí)檔案行政管理部門中主管專業(yè)教育培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)報(bào)告?zhèn)浒?附表)。
第十二條檔案教育培訓(xùn)班采用的教材應(yīng)是省內(nèi)統(tǒng)編教材,或由省檔案局教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)指定的教材。
第十三條在檔案教育培訓(xùn)班中承擔(dān)授課任務(wù)的教師,除在校任教的檔案專業(yè)教師以外,都應(yīng)當(dāng)持有省或市檔案行政管理部門頒發(fā)的檔案專業(yè)兼職教師資格證書。
第十四條舉辦檔案教育培訓(xùn)班的單位要為培訓(xùn)班創(chuàng)造良好的教學(xué)環(huán)境,建立健全班級(jí)組織和各項(xiàng)規(guī)章制度,進(jìn)行嚴(yán)格、規(guī)范的教學(xué)、教務(wù)管理。
第十五條檔案教育培訓(xùn)班在結(jié)業(yè)時(shí),要對(duì)學(xué)員進(jìn)行考試或考核,崗位資格培訓(xùn)班基礎(chǔ)學(xué)科的試題,應(yīng)由省檔案局所建的題庫(kù)中選出,其中一門學(xué)科由省檔案局主考。
凡考試或考核合格者方可結(jié)業(yè)。
第四章檔案教育培訓(xùn)證書的管理
第十六條檔案教育培訓(xùn)證書分為檔案人員崗位資格證書(含檔案工作領(lǐng)導(dǎo)崗位資格證書和檔案管理崗位資格證書)。繼續(xù)教育證書、專題班學(xué)習(xí)證明。
第十七條普通大中專院校(合成人教育)檔案專業(yè)的畢業(yè)生,到檔案工作崗位后,可持畢業(yè)證書,辦理檔案人員崗位資格證書。
第十八條檔案教育培訓(xùn)證書分別有以下作用:
崗位資格證書:
表明持證人的專業(yè)知識(shí)水平符合所在崗位的知識(shí)規(guī)范要求,從而具備從事檔案工作的資格;
在晉升初級(jí)檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)時(shí),作為申報(bào)的必備條件之一;
是檔案人員領(lǐng)取檔案崗位保健津貼的憑證;
在檔案定升級(jí)目標(biāo)管理工作中作為考核單位檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的依據(jù)之一。
繼續(xù)教育證書:
是考核專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì),晉升高、中級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)的條件之一。
第十九條檔案教育培訓(xùn)證書自取得之日起,有效期為三年。到期由發(fā)證單位負(fù)責(zé)登記、審核、驗(yàn)印。在證書有效期內(nèi),檔案人員工作單位如有變動(dòng),在檔案工作崗位不變的情況下,證書繼續(xù)有效。逾期不驗(yàn)印者,證書自行失效。
第二十條檔案人員崗位資格證書和繼續(xù)教育證書由省檔案行政管理部門統(tǒng)一制作、統(tǒng)一編號(hào),由市以上檔案行政管理部門中負(fù)責(zé)檔案教育培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)管理發(fā)放。
第五章檔案教育培訓(xùn)的經(jīng)費(fèi)
第二十一條各級(jí)檔案行政管理部門舉辦檔案人員教育培訓(xùn)班的經(jīng)費(fèi),可向?qū)W員所在單位適當(dāng)收費(fèi),不足部分,由檔案行政管理部門給予補(bǔ)助,并實(shí)行?？顚Ｓ?。
第六章檔案教育培訓(xùn)工作的評(píng)估
第二十二條省級(jí)檔案教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)每年要對(duì)三分之一的市級(jí)檔案教育培訓(xùn)工作進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容和程序?qū)⒁勒彰磕杲逃ぷ饕c(diǎn)制定,評(píng)估結(jié)果列入年度工作目標(biāo)考核。
第七章附則
第二十三條本辦法由遼寧省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十四條本辦法自1999年4月1日起施行。在此前遼寧省檔案局頒發(fā)的有關(guān)檔案教育培訓(xùn)的規(guī)定繼續(xù)有效,有與本辦法不一致的,以本辦法為準(zhǔn)。
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)<中華人民共和國(guó)檔案法>(以下簡(jiǎn)稱<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中構(gòu)成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作理解檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和帶給利用工作；
(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的構(gòu)成、積累、整理和歸檔工作；
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)潛力。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理貼合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。
第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)用心做好檔案的帶給利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)帶給及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)務(wù)必為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)帶給真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)帶給利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的&39;利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按<國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國(guó)有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作職責(zé)追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接職責(zé)者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自20__年9月1日起實(shí)施。<國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。
一、干部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護(hù)干部人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料，不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細(xì)致核對(duì)，經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級(jí)單位政工人員），并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無(wú)關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制，限期歸還。（最多不超過15天）
二、干部人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度
1、愛護(hù)機(jī)器設(shè)備，熟悉機(jī)器性能，按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時(shí)維護(hù)，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。
4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三個(gè)月內(nèi)完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對(duì)新維護(hù)的檔案管理信息要及時(shí)備份，并登記備份的時(shí)間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來(lái)磁盤，確需要使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢查，防止機(jī)器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息，無(wú)關(guān)人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。
8、利用干檔信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
三、干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認(rèn)可的材料，未經(jīng)組織同意，個(gè)人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國(guó)家干部、地方新安置的部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個(gè)月內(nèi)，將材料主動(dòng)送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時(shí)、主動(dòng)地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全_工作，不得泄露材料內(nèi)容。
7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對(duì)收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實(shí)、完整、文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫的材料，必須經(jīng)過復(fù)制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個(gè)月未退回，轉(zhuǎn)出單位要查詢，以防丟失。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章。
六、干部人事檔案檢查核對(duì)制度
1、干部人事檔案管理部門對(duì)所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對(duì)，一般每半年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時(shí)，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可入庫(kù)。
3、整理好的干部人事檔案入庫(kù)前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，及時(shí)糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時(shí)，應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
6、輸入計(jì)算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對(duì)無(wú)誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管_工作。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)設(shè)立專用檔案庫(kù)房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫(kù)房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫(kù)房（室）和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房（室）。
6、嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂場(chǎng)所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在材料形成的一個(gè)月內(nèi)，主動(dòng)送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個(gè)人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門，應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門，對(duì)未能按時(shí)遞交檔案材料的部門，應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時(shí)通知有關(guān)部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。
九、干部人事檔案管理人員職責(zé)
1、按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管干部的人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料；
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞；
4、登記干部職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；
5、為有關(guān)部門提供干部的情況；
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；
7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)；
8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；
9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；
10、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
（一）公司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開發(fā)、利用、銷毀等各項(xiàng)工作。
（二）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責(zé)如下：
1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動(dòng)按時(shí)收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補(bǔ)齊缺失的檔案資料；
3、對(duì)收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無(wú)損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行數(shù)字化管理；
9、遵守保密制度。
（三）各部門管理職責(zé)
1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時(shí)保存的檔案資料；
2、及時(shí)將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
（一）歸檔資料范圍
1、各級(jí)政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書、公示信息等資料；
2、公司對(duì)各級(jí)政府和職能管理部門上報(bào)的各種申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)、說(shuō)明、申訴、申報(bào)等資料；
3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來(lái)資料；
4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會(huì)議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)、簡(jiǎn)訊等；
5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書、經(jīng)濟(jì)或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)等內(nèi)部管理資料；
6、公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料；
7、公司產(chǎn)品立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說(shuō)明、包裝、建設(shè)、評(píng)審、驗(yàn)收等項(xiàng)目資料；
8、公司各類設(shè)備在設(shè)計(jì)、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說(shuō)明書等設(shè)備資料；
9、公司各類基建工程勘探設(shè)計(jì)資料、圖紙、報(bào)建資料、施工記錄、驗(yàn)收記錄等基建資料；
10、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中的各類報(bào)表、臺(tái)賬、記錄、報(bào)告單等資料；
11、各類財(cái)務(wù)憑證、賬薄、報(bào)表、臺(tái)賬、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；
12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)、任免、考核、考勤、勞動(dòng)合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書、證件、獎(jiǎng)牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報(bào)刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書等資料以及參加外部會(huì)議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料；
15、公司文化、產(chǎn)品對(duì)外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說(shuō)明書等資料；
16、公司組織開展各類活動(dòng)形成的相關(guān)資料；
17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲(chǔ)設(shè)備等資料；
18、其他具有保存價(jià)值的資料。
（二）歸檔資料收集
1、結(jié)合公司具體情況，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部管理，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；
人事檔案由人事管理部門管理；
生產(chǎn)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報(bào)表、臺(tái)帳、記錄等資料由部門管理；
其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動(dòng)上交。
2、凡是以公司名義對(duì)外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時(shí)留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時(shí)收集。以部門名義對(duì)外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時(shí)收集后及時(shí)交檔案室；
如資料還須發(fā)出后由對(duì)方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時(shí)說(shuō)明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報(bào)賬時(shí)由檔案管理人員在報(bào)賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報(bào)銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復(fù)印。
5、公司人員外出參會(huì)帶回的資料,在報(bào)銷差旅費(fèi)前須交檔案室存檔，否則不予報(bào)賬。報(bào)賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。
（三）資料歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無(wú)原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔；
具有永久長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
（四）歸檔時(shí)間
1、除公司訂閱的報(bào)刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時(shí)即原件交檔案室存檔。
2、報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
3、報(bào)刊于次月初從各部門收回歸檔；
雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。
4、工程項(xiàng)目建設(shè)資料在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。
（五）歸檔移交
1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項(xiàng)目的文件資料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說(shuō)明。
2、檔案管理部門接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。
3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。
五、檔案保管
（一）收件登記
1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿，收到新歸檔資料時(shí)，須逐件分類登記，詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點(diǎn)，將資料名稱和頁(yè)碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點(diǎn)按類別登記到檢索簿中，同時(shí)將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。
（二）檔案分類
1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規(guī)則分類：
A——股權(quán)類：公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)所有資料，包括公司章程、股東名冊(cè)、董事名冊(cè)、監(jiān)事名冊(cè)、股權(quán)變更資料、會(huì)議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
B——綜合管理類：
01——公司內(nèi)部文書資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、意見、簡(jiǎn)訊，公司制訂的各類規(guī)劃、計(jì)劃、方案、決策、工作總結(jié)，公司組織開展各類活動(dòng)形成的相關(guān)文字資料，黨團(tuán)工青婦資料等。按時(shí)間先后順序立卷。
02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、責(zé)任書等；
按小類立卷。
03——外聯(lián)資料，包括公司對(duì)各級(jí)政府和職能部門上報(bào)的各種請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、匯報(bào)、說(shuō)明、申報(bào)資料等材料，上級(jí)部門下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來(lái)資料等。按小類立卷。
04——統(tǒng)計(jì)資料，包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)帳、分析報(bào)告等。按小類立卷。
05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時(shí)添加類別編號(hào)。按時(shí)間先后順序立卷。
C——經(jīng)營(yíng)類01——合同，公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時(shí)間先后順序立卷。
02——客戶資料，包括市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、往來(lái)客戶資料、客戶評(píng)價(jià)、市場(chǎng)糾紛處理等資料。按時(shí)間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料，公司開展各項(xiàng)廣告宣傳推廣活動(dòng)形成的文字資料。按活動(dòng)和時(shí)間先后順序立卷。
D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料，包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評(píng)價(jià)驗(yàn)收資料、標(biāo)準(zhǔn)化材料、事故認(rèn)定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
02——質(zhì)量計(jì)量資料，包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢定資料、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量碼單、化驗(yàn)單、臺(tái)帳等。按小類立卷。
03——設(shè)備管理資料，包括操作規(guī)程、設(shè)備臺(tái)帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計(jì)劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標(biāo)、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。按產(chǎn)品立卷。
E——技術(shù)類01——項(xiàng)目資料，包括可研報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、研發(fā)報(bào)告、工藝包、實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)計(jì)資料、立項(xiàng)資料、報(bào)建資料、變更資料等。按項(xiàng)目立卷。
02——基建資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、預(yù)決算、施工紀(jì)錄、施工報(bào)告、竣工驗(yàn)收資料、檢驗(yàn)報(bào)告等。按建設(shè)項(xiàng)目立卷。
03——設(shè)備資料，包括圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說(shuō)明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。
F——人事檔案01——個(gè)人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評(píng)、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)合同及其他情況等）。按個(gè)人立卷。
02——工資結(jié)算資料，包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓(xùn)資料，包括人員需求申請(qǐng)、招聘計(jì)劃、招聘簡(jiǎn)章、培訓(xùn)計(jì)劃、記錄、考試試卷、人員花名冊(cè)、人員變動(dòng)報(bào)表等。按小類立卷。
05——社會(huì)保險(xiǎn)資料，包括參保名冊(cè)、增減申報(bào)表、核定單、繳費(fèi)申請(qǐng)等。
G——財(cái)務(wù)檔案，包括財(cái)務(wù)憑證、帳簿、報(bào)表、投融資資料等。按財(cái)務(wù)規(guī)范立卷。
H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。
I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等。
J——圖書類，包括公司訂閱和購(gòu)買的各種刊物、雜志、文獻(xiàn)資料、圖書、工具書、重要報(bào)刊等。
2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實(shí)行數(shù)字化管理，統(tǒng)一按分類規(guī)則編號(hào)，編號(hào)規(guī)范如下：
X-__-__-__卷宗序號(hào)（同一類卷宗超過一本時(shí)的排序號(hào)）小類序號(hào)，用01、02、03……代表各小類二級(jí)分類編號(hào)，即分類規(guī)定中01、02、03…序號(hào)一級(jí)分類代碼，即分類規(guī)定中A--J3、無(wú)具體二級(jí)及以下分類規(guī)定的，由檔案室自行分類編號(hào)，但必須將分類規(guī)則明確標(biāo)注于檢索簿上，以保持延續(xù)性和一致性。無(wú)須分類的可省略二級(jí)或小類編號(hào)。
4、卷宗按年裝訂，年號(hào)和編號(hào)應(yīng)標(biāo)注于卷宗存放時(shí)封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說(shuō)明；
單體存放的檔案資料應(yīng)用標(biāo)簽將編號(hào)貼在資料表面可直視處，不宜貼標(biāo)簽的（如證照）在反面標(biāo)注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；
按保密要求可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般檔案；
按保管期限可分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。整理時(shí)應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
（三）檔案保管
1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放，整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號(hào)并標(biāo)注存放類別。
2、整理裝訂時(shí)，永久、長(zhǎng)期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。
3、卷宗封面標(biāo)注和編號(hào)書寫應(yīng)規(guī)范，具有耐久性。
4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號(hào)，表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄，以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號(hào)保管。
7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放，以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準(zhǔn)人、歸還日期。借閱人借閱時(shí)須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級(jí)部門，不能歸還，借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能借閱。批準(zhǔn)權(quán)限如下：普通檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，檔案室主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；
重要檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人和分管副總簽字認(rèn)可，分管檔案的副總批準(zhǔn)，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；
涉密檔案按《》規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)。
3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時(shí)間不得超過3天；
在公司內(nèi)使用的普通檔案，借出時(shí)間不得超過1個(gè)月。因故需要繼續(xù)使用，可以續(xù)借，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員負(fù)責(zé)催還。
4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當(dāng)天必須歸還。借出人必須嚴(yán)格遵守《》相關(guān)規(guī)定。
5、檔案歸還時(shí)應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時(shí)記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛護(hù)檔案，保持整潔、嚴(yán)禁涂改；
注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失；
損壞者按重新備置費(fèi)用賠償，故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時(shí)，由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時(shí)廢止。