一、嚴格執(zhí)行黨和國家的、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1．6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。
4．3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責
3.1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。
3.2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當?shù)厝耸鹿芾聿块T負責管理工作。
3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執(zhí)行工作。
3.4集團公司企業(yè)委員會負責本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。
4.3轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負責人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學(xué)習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。
六、檔案規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
一、牢固樹立觀念，嚴格遵守公司的制度，嚴防失密、泄密事故發(fā)生。
二、不得向與工作無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。
三、凡借閱秘密級以上檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案館長批準，未經(jīng)批準不得借出、復(fù)制或摘抄。
四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。
五、密級檔案要經(jīng)常查對，失泄密時要及時上報局主管領(lǐng)導(dǎo)，并對責任者進行追究處量。
六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。
七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。
八、檔案管理人員應(yīng)熟知本局各類檔案的密級劃分，調(diào)密級檔案時，不少于兩名工作人員。
九、檔案在傳遞時應(yīng)以機密件通過機要通信轉(zhuǎn)出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上務(wù)必是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案務(wù)必圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前務(wù)必做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔務(wù)必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，務(wù)必履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時光不得超過一周，必要時能夠續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者務(wù)必妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人職責。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務(wù)必借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，務(wù)必外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，務(wù)必保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條本制度從二O__年十月一日起執(zhí)行。
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：
1、上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）
2、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）
3、公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）
4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）
5、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）
6、公司的請示與上級批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部）
8、公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部）
9、公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）
16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）
17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）
20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
（1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類別。
（3）文件承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問題。
3、檔案資料不準帶到公共場所。
第四章管理要求
第一節(jié)一般規(guī)定
第二十三條機關(guān)檔案包括：
(一)文書、科技(科研、基建、設(shè)備)、人事、會計檔案;
(二)機關(guān)履行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案;
(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;
(四)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案;
(五)印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等實物檔案;
(六)其他檔案。前款(一)(二)(三)項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。
第二十四條機關(guān)全部檔案構(gòu)成一個全宗。機關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。機關(guān)應(yīng)當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應(yīng)當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》(DA/T12)執(zhí)行。
第二十五條機關(guān)檔案管理應(yīng)當做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。涉及國家秘密檔案的管理應(yīng)當符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。
第二節(jié)形成與收集
第二十六條機關(guān)履行職責過程中應(yīng)當按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機關(guān)辦公自動化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當支持形成符合要求的歸檔文件材料。文件材料形成時，應(yīng)當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。歸檔文件材料應(yīng)當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。
第二十七條機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應(yīng)當納入收集范圍。機關(guān)在日常公務(wù)活動中形成的歸檔文件材料;機關(guān)設(shè)立臨時機構(gòu)處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關(guān)承擔重大建設(shè)項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關(guān)所屬機構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料;機關(guān)向社會和個人征集的、與機關(guān)有關(guān)文件材料等。
第二十八條機關(guān)應(yīng)當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時應(yīng)當及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當全面、系統(tǒng)反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。機關(guān)所屬機構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關(guān)審查同意后施行。
第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。會計、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》(DA/T28)及《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。照片檔案的收集范圍應(yīng)當符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50)規(guī)定。其他門類檔案收集范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十條電子文件應(yīng)當連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63)等規(guī)定。
第三節(jié)整理與歸檔
第三十一條機關(guān)應(yīng)當按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當協(xié)調(diào)呼應(yīng)，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)當保持一致，不得隨意變動。機關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機構(gòu)(問題)、保管期限等分類項進行復(fù)式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。
第三十二條機關(guān)檔案整理應(yīng)當遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理?？萍紮n案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。
第三十三條機關(guān)檔案應(yīng)當逐卷或逐件編制檔號。檔號應(yīng)當指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)當符合《檔號編制規(guī)則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)當協(xié)調(diào)呼應(yīng)。機關(guān)檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(SJ)、公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設(shè)置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設(shè)備(KJ·SB)設(shè)置科技檔案二級門類代碼。專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級門類代碼。
第三十四條機關(guān)檔案應(yīng)當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。機關(guān)檔案應(yīng)當按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應(yīng)當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應(yīng)當與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對應(yīng)。
第三十五條機關(guān)檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后，應(yīng)當在第二年6月底前向機關(guān)檔案部門歸檔;采用辦公自動化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的，應(yīng)當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。歸檔時交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。機關(guān)檔案實現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)當按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第三十六條歸檔文件材料應(yīng)當為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實體簽名、實體蓋章。滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。
第四節(jié)保管與保護
第三十七條機關(guān)應(yīng)當根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應(yīng)當確保實體安全和信息安全。機關(guān)應(yīng)當制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，以應(yīng)對突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當納入機關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。
第三十八條機關(guān)應(yīng)當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應(yīng)當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關(guān)的物品。
第三十九條檔案工作人員應(yīng)當監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié);定期檢查維護檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運轉(zhuǎn);定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。
第四十條機關(guān)檔案部門應(yīng)當定期組織人員對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。
第四十一條檔案工作人員應(yīng)當及時對受損、易損檔案進行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當做好登記和檢查工作，必要時進行復(fù)制備份，做出修復(fù)說明。
第四十二條機關(guān)應(yīng)當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。
第五節(jié)鑒定與銷毀
第四十三條機關(guān)應(yīng)當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當在檔案工作協(xié)調(diào)機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。鑒定結(jié)束后，應(yīng)當形成鑒定工作報告。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當重新劃定保管期限并做出標注;對確無保存價值的檔案，應(yīng)當按規(guī)定予以銷毀。
第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當按照以下程序銷毀。
(一)機關(guān)檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機制報請審核批準;(二)機關(guān)分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見;(三)機關(guān)檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對;在檔案銷毀后，應(yīng)當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應(yīng)當永久保存。
第四十五條檔案銷毀應(yīng)當在指定場所進行。電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時應(yīng)當留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計日志中自動記錄銷毀活動。涉密檔案的銷毀應(yīng)當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。
第六節(jié)利用與開發(fā)
第四十六條機關(guān)應(yīng)當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。機關(guān)保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負責人批準。利用檔案應(yīng)當履行查閱手續(xù)，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應(yīng)當對利用活動及時跟蹤和監(jiān)督。
第四十七條機關(guān)應(yīng)當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關(guān)規(guī)定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。
第四十八條機關(guān)應(yīng)當積極推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當納入全宗卷管理。
第四十九條機關(guān)應(yīng)當積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發(fā)的力度和深度。
第七節(jié)統(tǒng)計與移交
第五十條機關(guān)應(yīng)當建立完善統(tǒng)計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計分析。
第五十一條機關(guān)應(yīng)當編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。機關(guān)應(yīng)當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。
第五十二條機關(guān)應(yīng)當按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應(yīng)當同時移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當與檔案原件一并移交。機關(guān)向國家綜合檔案館移交前，應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。
第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò)，不得通過未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。電子檔案移交后，機關(guān)繼續(xù)留存的，應(yīng)當按照檔案管理的要求進行管理。
第五十四條機關(guān)撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。
(一)撤銷機關(guān)的檔案，應(yīng)當由有關(guān)主管機關(guān)代管或按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)撤銷機關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(三)一個機關(guān)并入另一個機關(guān)或幾個機關(guān)合并為一個新的機關(guān)，其檔案應(yīng)當移交給合并后的機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(四)機關(guān)所屬機構(gòu)撤銷的，其檔案由主管機關(guān)代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。
第五章信息化建設(shè)
第五十五條機關(guān)應(yīng)當加強檔案信息化工作，將機關(guān)檔案信息化工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。機關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當與機關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。
第五十六條機關(guān)應(yīng)當開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行。
第五十七條機關(guān)應(yīng)當建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應(yīng)當符合真實性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應(yīng)當收集齊全，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
第五十八條紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31)執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62)執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。機關(guān)應(yīng)當積極實施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。
第五十九條機關(guān)應(yīng)當開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等標準規(guī)范要求。各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫融合管理。
第六十條機關(guān)應(yīng)當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。
第六十一條機關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。機關(guān)檔案部門應(yīng)當配置獨立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲設(shè)備。服務(wù)器和存儲設(shè)備應(yīng)當滿足高效、可用、可擴展等要求。機關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應(yīng)當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。
第六十二條機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預(yù)歸檔。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)當參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。電子檔案管理系統(tǒng)等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應(yīng)當與電子檔案最高密級相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應(yīng)當與電子政務(wù)云管理機構(gòu)明確安全管理責任。
第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當符合標準要求，元數(shù)據(jù)應(yīng)當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。
第六十四條機關(guān)應(yīng)當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統(tǒng)。在線存儲系統(tǒng)應(yīng)當實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲設(shè)備。
第六十五條機關(guān)應(yīng)當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應(yīng)當對電子檔案進行近線備份和容災(zāi)備份。機關(guān)應(yīng)當根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略，轉(zhuǎn)換與遷移活動應(yīng)當記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。
第六十六條機關(guān)應(yīng)當統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密的工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當嚴格遵守保密規(guī)定。
第六章獎勵與處罰
第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯(lián)合有關(guān)部門，或由本單位給予表彰獎勵。
(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;
(二)檔案保管、保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的;
(三)檔案利用、開發(fā)取得突出效果的;
(四)檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的;
(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。
第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節(jié)嚴重的，由有關(guān)主管部門對機關(guān)直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。
(一)機關(guān)未統(tǒng)一管理機關(guān)檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的;
(二)機關(guān)未按規(guī)定設(shè)置檔案工作機構(gòu)或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;
(三)將機關(guān)應(yīng)當歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交機關(guān)檔案部門的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;
(五)拒不按照國家規(guī)定向國家綜合檔案館移交檔案的;
(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導(dǎo)責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章附則
第六十九條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。事業(yè)單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執(zhí)行。
第七十條本規(guī)定自__年1月1日起施行。
一、根據(jù)檔案工作業(yè)務(wù)的有關(guān)要求，集中統(tǒng)一管理檔案的原則，凡是本公司各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。
二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統(tǒng)計，做到數(shù)據(jù)準確、詳實。
三、檔案室做到防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。
四、檔案的銷毀、、解密，由本局檔案鑒定小組提出意見。銷毀過期檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準簽字，報上級業(yè)務(wù)部門備案，同意后方可銷毀。
五、查閱檔案時，要履行借閱登記手續(xù)，當面清點，用后及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應(yīng)及時修補和復(fù)制。
六、檔案工作人員工作調(diào)動，必須辦理移交手續(xù)，雙方交接清楚，領(lǐng)導(dǎo)認可方能離開崗位。
為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎(chǔ)，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，現(xiàn)制定管理辦法如下：
本辦法適用于我縣機關(guān)事業(yè)單位副科級以下的管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質(zhì)好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩(wěn)定。
檔案工作應(yīng)遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規(guī)依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規(guī)范，方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密的工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規(guī)范，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關(guān)事宜。
一、檔案內(nèi)容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學(xué)歷學(xué)位、職稱、論文、培訓(xùn)，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時應(yīng)確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規(guī)范、真實完整。具體要求：①檔案材料應(yīng)當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經(jīng)鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內(nèi)按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復(fù)制和摘錄等。嚴禁拍攝復(fù)印檔案內(nèi)容，因工作需要取證的，經(jīng)審查批準后方可復(fù)印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請，
由檔案室根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續(xù)，限期歸還，不得轉(zhuǎn)借。
查檔(含復(fù)制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查檔。
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學(xué)習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進進整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。
三、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
四、凡本單位參加外出學(xué)習、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。
五、各業(yè)務(wù)科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
六、機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。
七、機關(guān)財務(wù)部門應(yīng)把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續(xù)。
國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。
3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎(chǔ)上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內(nèi)材料要準確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。
5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限
6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關(guān)會計檔案是機關(guān)在經(jīng)濟管理和會計核算活動中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
1、機關(guān)會議檔案的整理原則是：財務(wù)部門每年形成的財務(wù)檔案應(yīng)由財務(wù)部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關(guān)會計檔案的歸檔范圍是機關(guān)內(nèi)其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關(guān)會計核算專業(yè)材料。
3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設(shè)計檔號的，在整理時應(yīng)該補上，檔號主要包括機關(guān)名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。
4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應(yīng)由財務(wù)部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。
5、會計檔案案卷的編號，應(yīng)以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設(shè)機構(gòu)按先后順序排好，然后將各內(nèi)設(shè)機構(gòu)中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬制案卷標題，要根據(jù)會計檔案每卷的具體內(nèi)容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎(chǔ)上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了后,可在財務(wù)科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。
4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續(xù)，注明查閱目的，用后及時反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領(lǐng)導(dǎo)并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管jU長批準。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規(guī)定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。
三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應(yīng)將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應(yīng)及時整理。
一、工程檔案管理制度
1、所有的工程設(shè)備檔案由工程組文員負責管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類：強電、弱電、空調(diào)、機管，統(tǒng)一存放檔案盒并貼上標簽。
3、檔案及圖紙是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。需銷毀的資料應(yīng)由總工程師及系統(tǒng)工程師組成鑒定小組研究后決定。
4、借閱檔案須經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的工程師以上人員批準，文員登記并指定歸還日期，由文員按期追還，需續(xù)借的要重新登記。
二、維修檔案管理制度
1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統(tǒng)一管理。
2、設(shè)備維修檔案按強電、弱電、機管、空調(diào)、裝修分類。
3、檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標簽。
4、文員根據(jù)返回工程組的維修單，當天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的“維修管理”項目。
5、文員每天核對發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。
6、文員每月對維修檔考試大案記錄表、維修單等進行整理，并分類歸檔。
7、維修檔案作為評估大廈設(shè)備運行情況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由總工程師、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷毀。
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據(jù)<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)(含境外機構(gòu))的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應(yīng)當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規(guī)定自20__年9月1日起實施。<國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準。
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的&39;文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學(xué)習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習網(wǎng)提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5.對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習網(wǎng)提供!
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
為加強檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本局檔案工作的實際，制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項工作服務(wù)，特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應(yīng)當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。
2、本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據(jù)為已有。
3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財務(wù)人員應(yīng)在次年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財務(wù)人員保存一年后，移交檔案管理人員。
7、電子文件實行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。
8、各科室根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。
9、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。
10、各科室一般應(yīng)及時將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。
11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。
12、隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應(yīng)進行同步更新復(fù)制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。
二、檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內(nèi)。
2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，并采取必要的預(yù)防措施和設(shè)置必要設(shè)備，確保檔案的安全。
3、庫房內(nèi)要保持適應(yīng)的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關(guān)好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內(nèi)嚴禁吸煙，確保庫房安全。
5、庫房內(nèi)檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內(nèi)存放個人物品或堆放雜物。
6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的檔案要及時進行修補復(fù)制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。
7、電子檔案應(yīng)配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備；環(huán)境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。
8、檔案管理員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。
三、檔案查閱利用制度
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續(xù)，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負責人批準。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以查閱。
3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經(jīng)批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
5、查閱檔案和需復(fù)印（部分或全部）檔案材料的，應(yīng)在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。
6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進行，查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。
7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述情況者，按《檔案法》規(guī)定進行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
四、檔案保密制度
1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節(jié)依法懲處。
2、定有密級文件、資料，統(tǒng)一由專人收拆登記，發(fā)送時不得以普通郵件寄發(fā)。
3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應(yīng)妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。
5、對定有密級的文件、資料，未經(jīng)密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調(diào)離工作時收回注銷。
6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。
7、不歸檔的秘密及內(nèi)部（重復(fù)或多?。┪募①Y料，均應(yīng)登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀，不準擅自處理和當廢紙出售。
8、數(shù)字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統(tǒng)的管理工作，設(shè)置計算機操作系統(tǒng)用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。
9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)連接，必須實行物理隔離。
10、對已存儲的電子檔案數(shù)據(jù)進行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計算機送維修時，應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除，并做計算機修理登記。
11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執(zhí)行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。
12、定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作，進行保密教育和保密檢查。
五、檔案鑒定和銷毀
為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質(zhì)量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏檔案的鑒定應(yīng)堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，嚴肅而認真地去復(fù)審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。
2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統(tǒng)一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關(guān)人員參加，根據(jù)檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。
3、經(jīng)鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內(nèi)繼續(xù)做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經(jīng)登記造冊，不得擅自銷毀檔案。
4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。
5、銷毀檔案時，要有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀前應(yīng)認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應(yīng)列入綜合檔案室全宗卷永久保存。
6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數(shù)字檔案。
六、檔案管理員工作職責
1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設(shè)服務(wù)。
2、加強與各級、各部門的聯(lián)系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。
3、堅持原則，保守機密，嚴格執(zhí)行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發(fā)生。
4、要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應(yīng)該定期更改。自覺做好檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數(shù)字檔案的安全保密。
5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
6、做好檔案統(tǒng)計工作和利用效果反饋記錄。
7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。
檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求：
1、公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4、歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
6、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7、歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10、外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
11、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）
三、歸檔時間：
1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
4、工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5、每年形成的會計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
7、榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8、聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
9、相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。
10、外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12、公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
檔案查（借）閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1、凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。
2、本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽字。但要如期歸還。
3、借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
檔案的保密制度
1、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。
3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責任。
4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
5、查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
6、檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復(fù)制。
2、入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。
3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1、檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2、檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5、庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施，及時做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6、庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。
7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9、對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。
10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。
檔案鑒定、銷毀制度
1、根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3、從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4、檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責成有關(guān)部門修改、補充。
5、銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
檔案保管統(tǒng)計制度
一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。
二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。
綜合檔案室主任職責
一、認真學(xué)習《檔案法》，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
二、努力學(xué)習業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格把關(guān)。
四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學(xué)習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
檔案工作人員崗位職責
一、認真學(xué)習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。
二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
六、負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
第一章總則
第一條為充分發(fā)揮x城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設(shè)、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合本公司實際,特制定本制度。
第二條項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。
第三條綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。
第四條本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章檔案的分類
第五條建設(shè)工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項目建議書及批復(fù);
2、可行性研究報告及批復(fù);
3、項目評估意見;
4、環(huán)境影響報告書(表);
5、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書;
6、選址意見書。
(二)基礎(chǔ)、設(shè)計、施工前準備資料
1、基礎(chǔ)資料
(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料。
2、設(shè)計文件
(1)初步設(shè)計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計;
(2)技術(shù)設(shè)計:建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計算書、材料表等;
(3)施工設(shè)計:施工圖、施工說明、設(shè)計計算書、施工預(yù)算;
(4)經(jīng)過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。
3、施工準備資料
(1)征用土地批準文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補償安置協(xié)議書;
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;
(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項目參加單位(設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。
第六條施工技術(shù)文件資料
(一)開工報告,停工、復(fù)工報告;
(二)施工組織設(shè)計、施工方案;
(三)圖紙會審紀要;
(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;
(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎(chǔ)、主體中間驗收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術(shù)復(fù)核記錄;
(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗報告;
(十四)構(gòu)件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;
(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗、運行調(diào)試記錄;
(十七)工程變更設(shè)計聯(lián)系單;
(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;
(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗收記錄;
(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評定表;
(二十三)分項、分部工程質(zhì)量評定表;
(二十四)竣工報告;
(二十五)交工驗收材料;
(二十六)設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運行記錄;
(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;
(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報告;
(三十)工程質(zhì)量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計。
第七條竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;
2、各類電氣專業(yè)圖;
3、電信專業(yè)圖;
4、煤氣專業(yè)圖;
5、各類給、排水工程專業(yè)圖;
6、供熱、冷專業(yè)圖;
7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點詳圖;
3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;
4、各種管線特征點圖;
5、管網(wǎng)綜合圖。
第八條竣工測量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測量(地形、地下管線)技術(shù)資料;
2、竣工測量施測方案;
3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析;,
4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點的觀察手簿
2、光電測距記錄;
3、水準觀測手簿;
4、平面、立面求算值的計算書;
5、控制點分布略圖、成果表。
(三)地形測量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;
2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。
第九條建設(shè)(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(施工方案)報審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;
(四)工程延期、費用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報告;
(六)工程移交證書。
第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。
第三章檔案的收集和歸檔
第十一條在項目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應(yīng)在各自的職責范圍內(nèi)負責項目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時,應(yīng)按城建檔案技術(shù)標準嚴格把好質(zhì)量關(guān)。
第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。
第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。
第十六條照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國家有關(guān)標準。
第十七條在整理檔案資料時,遇下列情況,應(yīng)要求責任部門進行重新制作:
(一)一張圖紙上改動部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;
(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條有關(guān)人員收集的設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準。
第四章檔案的組卷和移交
第二十條組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。
第二十一條項目技術(shù)文件資料要按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷。
第二十二條施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。
第二十五條項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram等四種。
第二十六條項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。
第二十七條在項目完成綜合驗收后6個月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動與當?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。
第二十八條移交項目檔案時應(yīng)如實填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。
第五章附則
第二十九條本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。
第一章總則
第一條目的
為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要，推進行政辦公物品的規(guī)范化管理，控制辦公費用，本著節(jié)約高效的原則，特制訂本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦
公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數(shù)碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。
第二章辦公用品的分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。
1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態(tài)，單位價值在20__元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。
2、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20__元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。
3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。
第三章行政辦公物品的管理職責
第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對行政辦公物品支出情況進行監(jiān)督、控制，其管理職責主要包括：
1、供應(yīng)商選擇及管理；
2、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控；
3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執(zhí)行；
4、行政辦公用品的分配、調(diào)撥、維修和報廢；
5、配合財務(wù)部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責
日常維護和修理。
第五條部門資產(chǎn)負責人的主要職責：認真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；各部門有專人負責本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn)移、維護、報廢與監(jiān)督記錄；合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn)；
第六條資產(chǎn)使用人的主要職責：應(yīng)該愛護公司財產(chǎn)，合理使用辦公設(shè)備，由人力資源部協(xié)助負責培訓(xùn)員工愛護國有資產(chǎn)意識，正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。
第四章行政辦公物品采購
第七條辦公用品采購
1、行政部每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購計劃、編制資金使用計劃，納入公司的全面預(yù)算，報公司財務(wù)部列入每月全公司資金計劃。
2、行政部持相關(guān)票據(jù)根據(jù)公司相關(guān)財務(wù)規(guī)定報銷，費用計入各部門的年度預(yù)算執(zhí)行臺賬。
3、辦公耗材文具的領(lǐng)用參照需按照規(guī)格及使用情況購買，并由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)批準后購進。購進消耗材料統(tǒng)一保管。
第八條辦公類服務(wù)采購
辦公類服務(wù)采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務(wù)類的采購。
1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商。
2、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在
公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。
第九條辦公資產(chǎn)采購
1、辦公資產(chǎn)采購計劃
各部門歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時，填寫《辦公物品申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。
2、實施采購
行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后方可到財務(wù)部領(lǐng)取支票進行購買。
3、驗收
行政部匯總使用根據(jù)采購計劃或申請表、購物發(fā)票、購物明細驗收采購辦公資產(chǎn)，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺賬。財務(wù)部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進行賬務(wù)處理。《辦公物品申請表》和購物明細復(fù)印件由行政部統(tǒng)一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品的配發(fā)
1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放。
2、辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負責辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù)，認真填寫文具領(lǐng)用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規(guī)格、使用人及數(shù)量等。
3、員工在公司內(nèi)部調(diào)動，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走。第十一條辦公資產(chǎn)的管理
1、資產(chǎn)調(diào)撥部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》。必須嚴格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào)出部門負責人—調(diào)入部門負責人—行政部確認簽字后，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。
2、資產(chǎn)報廢由部門負責人填寫《資產(chǎn)報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務(wù)部門進行資產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后方可報廢。行政部和財務(wù)部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統(tǒng)一維修、保管、再分配，資產(chǎn)臺賬做相應(yīng)調(diào)整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰。
3、資產(chǎn)的租用、出租和外借
（1）公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報公司行政部審批，行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配的確有困難而且購買不經(jīng)濟合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準方可租用，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。
（2）公司長期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對外出租和外借。行政部定期對所有閑置的辦公資產(chǎn)進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關(guān)制度辦理報廢手續(xù)，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。
4、辦公資產(chǎn)的日常維護、維修
（1）行政部是辦公資產(chǎn)日常維護、維修的責任部門。
（2）行政部編制辦公資產(chǎn)維修計劃，并納入預(yù)算和經(jīng)營計劃。根據(jù)維修計劃對各部門辦公資產(chǎn)進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。
（3）各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設(shè)備維修申請表》報送行政部。不經(jīng)部門資產(chǎn)負責人而私自維修的，相關(guān)費用行政部不予受理。
（4）行政部接到申請單后，需對報修設(shè)備進行鑒定，進行相應(yīng)的維修、更換，一般性維修理應(yīng)在三個工作日內(nèi)修理完畢，其他較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設(shè)備維修記錄表》，資產(chǎn)使用部門負責人簽字確認。
（5）若聘請外部單位進行維修，相關(guān)付款事項執(zhí)行資金支付程序。
第1條檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負責檔案管理;
(二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;
(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條檔案歸檔范圍：
(一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);
(五)公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;
(六)工程進度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;
(七)公司各部門年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價值的文件;
(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;
(十三)會計統(tǒng)計、年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn);
(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
第3條檔案立卷要求：
(一)辦公室應(yīng)及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門應(yīng)及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點,保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用;
(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁號;
(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);
(七)案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。
第4條檔案歸檔時間:
(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;
(二)財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。
第5條檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時歸還。
(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準;
(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;
(九)會計檔案一律不準外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會計檔案時,應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;
(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準辦理。