制度可以用來約束、規(guī)范人的行為，提高工作效率，讓剛剛進(jìn)入的新人了解掌握工作流程。寫好關(guān)于檔案的管理制度是有技巧的，接下來給大家分享關(guān)于檔案的管理制度，方便大家學(xué)習(xí)。
一、目的
加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。
2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負(fù)責(zé)部門檔案的管理。
4、各部門負(fù)責(zé)人
1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；
2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。
5、各公司總監(jiān)/副總
負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b)檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存；
⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件檔案柜中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；
⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；
⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；
⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-2000不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷毀
⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。
⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則
1）檔案資料的歸檔范圍
⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；
⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；
⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財(cái)務(wù)檔案資料；
⒁各種實(shí)物檔案；
⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。
⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：
a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；
b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；
d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；
e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。
5、檔案交接
⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉?amp;39;文件進(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。
b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。
c)結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。
d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號(hào)
a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
d)檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。
為進(jìn)一步推進(jìn)干部教育培訓(xùn)工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《干部教育培訓(xùn)工作條例（試行）》的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度。
一、根據(jù)干部管理權(quán)限，按照分工負(fù)責(zé)、分級(jí)管理的原則建立和完善干部教育培訓(xùn)檔案登記制度，責(zé)任單位應(yīng)如實(shí)記載干部參加教育培訓(xùn)情況和考核情況。
二、干部教育培訓(xùn)檔案一般包括干部參加教育培訓(xùn)的基本情況和考核結(jié)果兩方面的內(nèi)容，登記的主要內(nèi)容為培訓(xùn)類別、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)成績、培訓(xùn)考核情況等。
三、干部參加教育培訓(xùn)的情況應(yīng)及時(shí)載入干部人事檔案，干部本人應(yīng)主動(dòng)向單位和主管部門申報(bào)參加教育培訓(xùn)的情況。
四、干部教育培訓(xùn)檔案登記的培訓(xùn)記錄，作為干部任職和晉升職務(wù)的重要依據(jù)。
五、干部教育培訓(xùn)檔案登記堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，做到真實(shí)、全面、客觀、公正、準(zhǔn)確。對(duì)弄虛作假的將按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。
六、干部教育培訓(xùn)檔案實(shí)行分級(jí)管理?？h委組織部負(fù)責(zé)科級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的教育培訓(xùn)檔案的歸檔管理；縣人事勞動(dòng)和社會(huì)保障局負(fù)責(zé)科級(jí)以下干部的教育培訓(xùn)檔案的歸檔管理；干部所在單位負(fù)責(zé)干部教育培訓(xùn)檔案材料的收集、統(tǒng)計(jì)、填報(bào)、上報(bào)工作，并應(yīng)建立干部教育培訓(xùn)登記臺(tái)帳。
七、縣委組織部負(fù)責(zé)對(duì)全縣干部教育培訓(xùn)檔案登記工作進(jìn)行考核和檢查。
八、本制度由中共烏蘭縣委組織部負(fù)責(zé)解釋。
九、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。
一、幼兒園應(yīng)有專人負(fù)責(zé)檔案管理，檔案資料主要包括：
1、上級(jí)文件類;
2、各項(xiàng)工作計(jì)劃;
3、各項(xiàng)規(guī)章制度(崗位負(fù)責(zé)制度、學(xué)習(xí)會(huì)議制度、衛(wèi)生保健制度、教研制度、安全保衛(wèi)制度、作息制度、伙食管理制度、財(cái)務(wù)保管制度、考勤制度、獎(jiǎng)罰制度、交接班制度、家長聯(lián)系制度等);
4、各項(xiàng)工作檢查記錄;
5、各種會(huì)議記錄;
6、園內(nèi)大事記錄;
7、各種學(xué)習(xí)材料;
8、上報(bào)的各種文字材料底稿及各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
9、保教人員業(yè)務(wù)檔案;
10、各班工作總結(jié)及園務(wù)總結(jié);
11、工作人員花名冊(cè)、幼兒花名冊(cè);
12、教師幼兒作品精選。
二、檔案資料等反映出本園各階段的管理情況和發(fā)展請(qǐng)寬，能為本園發(fā)展和上級(jí)檢查、指導(dǎo)、評(píng)估等提供必要的依據(jù)。
三、檔案資料能為保教人員進(jìn)行保教教育工作提供方便。
四、資料室要有防火、防盜設(shè)備。
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
第四條機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。
第五條機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算。
第二章機(jī)構(gòu)和人員
第七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)，下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。
第八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意，辦公地點(diǎn)相對(duì)集中且條件成熟的縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的多個(gè)機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu)，對(duì)相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。
第九條機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)?？h級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案;
(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃;
(三)對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);
(四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作;
(五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;
(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報(bào)告制度，定期向同級(jí)國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動(dòng);
(八)對(duì)檔案工作中取得突出成績的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議;對(duì)違反檔案管理要求的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出處理建議。
第十一條機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。
第十二條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識(shí)背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)。
第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章基礎(chǔ)設(shè)施
第十四條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。
第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m²/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m²測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。
第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護(hù)。檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
第十八條檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m²或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。
第十九條檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報(bào)警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。
第二十條檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門，配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。
第二十一條檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
第二十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求?？h級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
為加強(qiáng)事業(yè)單位登記檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《事業(yè)單位登記管理暫行條例》的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度：
1、檔案室實(shí)行專人、專柜、專室、集中統(tǒng)一管理，切實(shí)做好防火、防盜、防蛀、防鼠咬、防爛、防潮、防塵、防光工作。
2、事業(yè)單位登記管理人員在檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用及信息開發(fā)與管理，應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫，做到帳目與實(shí)物相符。
3、檔案載體與書寫材料應(yīng)符合耐久性要求和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁使用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆書寫材料、數(shù)據(jù)填寫一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整，不得潦草。
4、事業(yè)單位登記管理的設(shè)立(備案)、變更、注銷(備案)登記、年檢等文件材料應(yīng)收集及時(shí)、整理、歸檔，不得遺漏、丟失。
5、按照檔案管理規(guī)范化要求，資料存放整齊、編排有序、內(nèi)容數(shù)據(jù)填寫準(zhǔn)確規(guī)范。
6、檔案區(qū)分全宗，按類別一一登記，分類整理成相對(duì)獨(dú)立的保管單位，嚴(yán)禁將兩個(gè)或兩個(gè)以上單位的登記管理檔案的文件材料合并為一盒。
7、外來人員查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》和有關(guān)保密規(guī)定，并履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁對(duì)檔案勾劃、涂改、標(biāo)記號(hào)、折疊、抽取、污損、添加內(nèi)容等。
8、檔案因管理不善造成檔案損壞和遺失的，按有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人責(zé)任。
安全檔案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要組成部分。學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立安全工作計(jì)劃部署檔案、消防檔案、重點(diǎn)部位檔案、易燃易爆危險(xiǎn)品檔案等。安全檔案的管理工作，由保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)。安全檔案應(yīng)包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應(yīng)包括以下內(nèi)容：
（一）年度安全工作計(jì)劃、部署，各種安全文件資料。
（二）單位基本概況，重點(diǎn)部位情況。
（三）安全責(zé)任人、管理人、安全員崗位職責(zé)。
（四）各種安全制度。
（五）各種安全設(shè)施、器材情況。
（六）其他與安全有關(guān)的情況。
安全管理情況應(yīng)包括以下內(nèi)容：
（一）安全設(shè)施、器材定期檢查記錄，維修保養(yǎng)的記錄。
（二）安全隱患及其整改情況的記錄。
（三）安全檢查、巡查記錄。
（四）安全宣傳教育培訓(xùn)記錄。
（五）安全情況、事件、事故及處理記錄。
（六）獎(jiǎng)懲情況記錄。
（七）其他有關(guān)安全管理的情況。
安全檔案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要組成部分。學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立安全工作計(jì)劃部署檔案、消防檔案、重點(diǎn)部位檔案、易燃易爆危險(xiǎn)品檔案等。安全檔案的管理工作，由保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)。安全檔案應(yīng)包括安全基本情況和安全管理情況。
校本培訓(xùn)檔案建設(shè)包括兩個(gè)部類：
應(yīng)包括下列內(nèi)容：
（一）校本培訓(xùn)綜合檔案：
1、國家、省、市、縣教師繼續(xù)教育文件；
2、學(xué)校校本培訓(xùn)的中長期規(guī)劃、年度計(jì)劃；
3、學(xué)校校本培訓(xùn)的文件、師資庫、外聘專家等相關(guān)資料；
4、校本培訓(xùn)各項(xiàng)管理制度；
5、校本培訓(xùn)實(shí)施情況記載（包括集中培訓(xùn)、專題培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、教師論壇、課題研究、聽課評(píng)課、教師問卷、外出培訓(xùn)、考核考試成績）；
6、校本培訓(xùn)資源（文本、音像、網(wǎng)絡(luò)）；
7、校本培訓(xùn)的科研成果（承擔(dān)國家、省、市課題情況、教師獲獎(jiǎng)情況等）；
8、校本培訓(xùn)估材料（包括過程評(píng)估材料、年度評(píng)估材料、經(jīng)驗(yàn)材料和總結(jié)等）。
（二）校本培訓(xùn)教師個(gè)人檔案（或教師素質(zhì)提高評(píng)估手冊(cè)）
應(yīng)包括下列內(nèi)容：
1、教師個(gè)人校本培訓(xùn)申報(bào)計(jì)劃及所選課程菜單；
2、培訓(xùn)的過程記錄（教師參加培訓(xùn)的內(nèi)容、聽評(píng)課、主講研究課等情況記載）；
一、設(shè)立健康檔案資料室，以個(gè)人為單位，一人一檔的原則為學(xué)生建立健康檔案。
二、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號(hào)順序存放，檔案專柜存放，保持整潔、美觀和規(guī)范有序，逐漸實(shí)行計(jì)算機(jī)化管理。
三、責(zé)任醫(yī)生要對(duì)健康檔案進(jìn)行分類專冊(cè)登記，檔案盒要目錄和分類信息登記。
四、定期開展隨訪工作，每年免費(fèi)隨訪4次，體檢和健康隨訪服務(wù)等資料內(nèi)容及時(shí)記錄在健康檔案中，對(duì)體檢和隨訪發(fā)現(xiàn)的健康問題，進(jìn)行有針對(duì)性的以健康教育為重點(diǎn)的健康干預(yù)。
五、資料管理人員應(yīng)及時(shí)登記已經(jīng)獲取的各種信息，并進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋。
六、非衛(wèi)生服務(wù)資料管理人員，不得隨意翻閱已經(jīng)建檔的各種資料。未經(jīng)資料管理人員同意，任何人不得調(diào)出、轉(zhuǎn)借各種檔案資料。
檔案建設(shè)是全面建設(shè)和長遠(yuǎn)發(fā)展的最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要內(nèi)容。全體工作人員都要樹立強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)，從每個(gè)人員、從每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)做起，認(rèn)真加強(qiáng)檔案建設(shè)。
(一)檔案收存的范圍1、行政檔案：①上級(jí)下發(fā)的各類文件②發(fā)出的的各類文件
③及各部門工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、函復(fù)、文稿等
④各種會(huì)議通知、會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要、講話文稿等⑤出具的或蓋章的信函、報(bào)表等⑥各類統(tǒng)計(jì)資料2、人事檔案
①在編人員的檔案材料②人員招聘的相關(guān)材料
③各類工作人員的登記表、花名冊(cè)、及相關(guān)資料。④工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關(guān)資料。⑤掛靠人員相關(guān)資料以及掛靠單位的委托通知、協(xié)議、待遇及支付方式等。
⑥工作人員政治身份、職務(wù)、級(jí)別、崗位、待遇變化的相關(guān)資料。
⑦工作人員年度考評(píng)資料、鑒定及各類獎(jiǎng)懲的組織正規(guī)結(jié)論及相關(guān)材料。⑧工作人員申請(qǐng)、申訴及其它信息資料。3、財(cái)務(wù)檔案
①日常支出的財(cái)務(wù)憑證、賬目、審批手續(xù)及報(bào)表。②年度預(yù)算、中期預(yù)算調(diào)整、決算及審批資料。③專項(xiàng)收、支的立項(xiàng)計(jì)劃、執(zhí)行情況及審批資料。④對(duì)外投資、借貸及合作項(xiàng)目的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)管的相關(guān)資料。
⑤各種稅費(fèi)、社保金交納的相關(guān)資料。⑥固定資產(chǎn)購置、使用、核銷的相關(guān)資料。⑦年度、季度及專項(xiàng)財(cái)務(wù)分析報(bào)告。4、業(yè)務(wù)檔案
①歷年以省局名義或經(jīng)濟(jì)發(fā)展中心、培訓(xùn)中心、職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心名義上報(bào)、下發(fā)的相關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件。
②歷年培訓(xùn)、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)資料。
③各類教材、教案、大綱、復(fù)習(xí)題庫等資料。④教員、考評(píng)員隊(duì)伍相關(guān)資料。⑤各類、各批學(xué)員報(bào)名、學(xué)習(xí)、考試、考評(píng)發(fā)證或?qū)W分登記相關(guān)資料。⑥各類業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要(記錄)、合作協(xié)議、項(xiàng)目意見書等相關(guān)資料。
⑦因業(yè)務(wù)需要購置的(或上級(jí)下發(fā)的)雜志、圖書、資料、音像制品及自制的照片、錄相、錄音資料等。
⑧網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)資料。
⑨重大專項(xiàng)活動(dòng)的籌備、組織實(shí)施、總結(jié)等專題項(xiàng)目資料。
⑩歷年物業(yè)管理、機(jī)關(guān)食堂管理的相關(guān)資料。○
11其它有價(jià)值的資料。(二)檔案管理體制：
檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。部門分類管理的二級(jí)管理體制。1、建立檔案室，對(duì)及各部門檔案資料正本統(tǒng)一管理。辦公室分工專人管理檔案。
2、人事、行政財(cái)務(wù)檔案由直接管理。業(yè)務(wù)檔案由各部門專(兼)職檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案資料進(jìn)行采集、建檔;正本交檔案室管理，副本留部門使用。
3、分管主任為檔案建設(shè)責(zé)任人。各部門主任為部門檔案建設(shè)責(zé)任人。及各部門專(兼)職檔案管理員對(duì)各自負(fù)責(zé)的檔案負(fù)直接責(zé)任。
4、根據(jù)工作需要，主管會(huì)計(jì)可在財(cái)務(wù)室保留當(dāng)年和前一年的財(cái)務(wù)檔案，爾后逐
年建檔移送檔案室保管。各部門業(yè)務(wù)檔案副本在部門保留時(shí)間控制在五年以內(nèi)。第六年起向檔案室移交。
(三)立卷和歸檔
1、各部門辦理完畢的文件、資料經(jīng)過挑選，分項(xiàng)或分類立卷、編號(hào)歸檔。
2、一般文件資料應(yīng)分級(jí)、分類按時(shí)間先后編號(hào)立卷。原則上一年成卷。年終歸檔。
3、人事檔案分綜合與個(gè)人二類建檔。綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個(gè)人檔案隨機(jī)立卷并歸檔。
4、重大專項(xiàng)活動(dòng)一般在立項(xiàng)時(shí)建檔，項(xiàng)目完成后成卷并及時(shí)歸檔。
5、各部門業(yè)務(wù)檔案(除專項(xiàng)檔案外)要在年初分類立卷，次年初歸檔。
6、凡具有法律性文書，一經(jīng)生效即要?dú)w檔。凡涉密性文件，即時(shí)形成，即時(shí)歸檔。
7、各類圖書、雜志、報(bào)紙、音像資料要及時(shí)收集，立卷歸檔。
8、對(duì)有價(jià)值的外部信息，網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員和檔案管理員要逐日瀏覽，及時(shí)收集，立卷歸檔。
9、歸檔要求：①檔案必須具有真實(shí)性。所有資料應(yīng)為原始資料。②檔案必須具有完整性。每個(gè)案卷力求資料齊全。③檔案必須具有價(jià)值性。立卷要避免雜亂無章，做到分類、分項(xiàng)、分目清晰;要避免重復(fù)立卷，同一事件只立一個(gè)卷目;要準(zhǔn)確分類，不同類型的資料，不能混合立卷。
(四)檔案保管和使用
1、檔案管理人員只要對(duì)檔案卷宗分類編號(hào)、登記注明立案單位、姓名、類別、內(nèi)容頁數(shù)，并對(duì)案卷確定密級(jí)編制頁碼、分類存放，做到分類清晰、放置有序，便于查閱。
2、檔案室要設(shè)置防潮、防蛀、防火的檔案柜(箱)，安置防盜門、窗和消防器材，確保檔案安全。
3、和各部門檔案要分工專人保管，在人員變動(dòng)時(shí)，要認(rèn)真做好移交。
4、檔案管理人員要加強(qiáng)責(zé)任心，切實(shí)按要求管理好檔案，切實(shí)做到不損壞、不丟失、不錯(cuò)漏任何案卷(含音像網(wǎng)絡(luò)資料)。
5、要強(qiáng)化保密觀念。凡涉密檔案按照保密法規(guī)執(zhí)行。6、檔案借閱必須填寫申請(qǐng)表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，并按申請(qǐng)使用時(shí)限及時(shí)收回。復(fù)制檔案必須報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)借出、復(fù)制、遺失、損壞者，要按損失大小，追究責(zé)任。
為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：
1.檔案管理的范圍
本公司所有需要?dú)w檔的文件資料，包括：對(duì)公司在經(jīng)營活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。
2.檔案的管理部門
公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對(duì)公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復(fù)印件。
接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。
3.檔案的分類
在切實(shí)遵循《中國檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財(cái)會(huì)檔案、(D)生產(chǎn)經(jīng)營管理、(E)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來文件、(H)聲像檔案、(I)實(shí)物檔案、(J)其他檔案。財(cái)會(huì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作過程中形成的憑證、帳簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。
實(shí)物檔案是公司各類活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈(zèng)品、證書、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類進(jìn)行管理。
4.歸檔要求
4.1歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。
4.3存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。
4.4檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，按順序編號(hào)，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫)，字跡工整、清晰，裝訂整齊。
4.5檔案盒(袋)內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
4.6文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
4.7歸檔時(shí)間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即(最遲一周內(nèi))將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
5.檔案的查閱和借閱
5.1查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。
5.2查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。
5.3原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請(qǐng)并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找;
5.3.2按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱;
5.3.3要愛護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人;
5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫;
5.3.5借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚;
5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任;
5.3.7調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
6.檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對(duì)簽收。
7.檔案的保管
要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。
檔案管理人員要做好檔案資料的____，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。
8.檔案的銷毀
公司對(duì)各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀
公文管理制度
1.為規(guī)范機(jī)關(guān)及項(xiàng)目部文印管理，提高文印質(zhì)量，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度。
2.文印工作必須堅(jiān)持“統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項(xiàng)目辦及各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部室各自的公文處理工作。
3.公司公文必須由公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。
4.公司行文程序規(guī)定如下：
根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，由相關(guān)職能部門承辦擬稿，部門負(fù)責(zé)人核稿簽字，如多部門聯(lián)合行文，必須由聯(lián)合行文的部門會(huì)簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一編排字號(hào)和登記后，并打印出來。相關(guān)職能部門原擬稿人校對(duì)后，再繕印、用印和封發(fā)，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章后由檔案室存檔。
5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準(zhǔn)使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門清稿后交付簽發(fā)和打印。
6.上行文的呈辦，下行文的執(zhí)行、檢查，均由擬文部門負(fù)責(zé)。
7.公司設(shè)立檔案室，統(tǒng)管各類文件。實(shí)行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負(fù)責(zé)并及時(shí)地對(duì)各類文件進(jìn)行分類、標(biāo)引、立卷、存檔。
8.凡公司和各項(xiàng)目部在各項(xiàng)工作中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，均應(yīng)及時(shí)交檔案室統(tǒng)一歸檔。
9.嚴(yán)格履行文件閱辦手續(xù)。凡需借閱、傳閱文件，均須及時(shí)簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。
10.外單位人員需查閱本公司公文案卷，必須持介紹信。查閱一般性公文案卷，由綜合事務(wù)部部長審批;查閱重要公文和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。
11.歸檔公文和資料的復(fù)印或復(fù)制，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并要在檔案管理人員的監(jiān)督下完成復(fù)印或復(fù)制工作。
12.嚴(yán)格保密制度，嚴(yán)守國家機(jī)密。凡屬機(jī)密文件，承辦部門或個(gè)人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級(jí)文件未經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，不允許復(fù)制。根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)的要求和安排，文秘人員應(yīng)按時(shí)上交標(biāo)密文件。
13.有關(guān)公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執(zhí)行。
文檔管理制度
1.目的
為加強(qiáng)公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：
1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設(shè)備、財(cái)務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。
1.2本公司所有職工有保護(hù)義務(wù)。
2.行文條例
2.1公司行文由發(fā)文部門擬辦后呈部門負(fù)責(zé)人核稿，一般情況下報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。
2.2公司收發(fā)各類文件，根據(jù)文件性質(zhì)(以文頭為準(zhǔn))，報(bào)總經(jīng)理批示辦理，并及時(shí)做好文件的登記、歸檔工作。
2.3公司領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)由指定的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各類行政性文件的簽發(fā)、批示。
3.管理
3.1工作人員在工作中形成的各種材料應(yīng)及時(shí)移交至本部門，集中管理，個(gè)人不得據(jù)為己有。
3.2各部門的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理，綜合事務(wù)部根據(jù)文件資料性質(zhì)，定期匯總存檔。
3.3公司舉辦重大活動(dòng)應(yīng)通知檔案管理人員參加，收集活動(dòng)中的材料，集中管理。
3.4財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)人員按規(guī)定管理。
3.5各種資料應(yīng)建立電子文檔，實(shí)行電子化檔案管理。
3.6銷毀檔案必須經(jīng)過總經(jīng)理認(rèn)可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。
3.7禁止個(gè)人將公司檔案及復(fù)印件送他人或出賣。
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3.8公司對(duì)保密檔案，落實(shí)專人妥善保管。
3.9綜合事務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按檔案性質(zhì)、類別、保存年限來處理(銷毀)檔案，意見先報(bào)公司總經(jīng)理。
4.責(zé)任
有下列行為者，將根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定和國家法規(guī)，給予責(zé)任行為人行政、經(jīng)濟(jì)處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，給予解聘直至追究法律責(zé)任。
4.1擅自涂改檔案。
4.2未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。
4.3未按規(guī)定向他人提供檔案。
4.4損毀、丟失屬于公司所有的檔案。
4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。
1.幼兒園檔案資料實(shí)行分層收集、分類整理，檔案室集中管理制度。
2.各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、分類、整理，學(xué)期末移交檔案室，由檔案員統(tǒng)一歸類、整理、裝訂，檔案室保存。
3.園長負(fù)責(zé)人事檔案、全園性保教資料;業(yè)務(wù)副園長負(fù)責(zé)教職工隊(duì)伍建設(shè)檔案;保教主任負(fù)責(zé)教師業(yè)務(wù)檔案、教科研工作資料;班長負(fù)責(zé)各班保教活動(dòng)資料;總務(wù)主任、保健醫(yī)、會(huì)計(jì)等分別負(fù)責(zé)相關(guān)部門檔案資料。
4.檔案員學(xué)期末負(fù)責(zé)全園檔案的移交登記工作，按時(shí)歸類、整理、裝訂文字檔案，及時(shí)存儲(chǔ)、編輯園內(nèi)各類電子檔案，并裝柜妥善管理。
5.凡借閱檔案者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)，檔案員要嚴(yán)格把好保密關(guān)，管理各種檔案資料。
業(yè)務(wù)檔案管理制度
1.幼兒園為全園教師建立個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，由檔案員統(tǒng)一保管。
2.業(yè)務(wù)檔案存放能反映教師業(yè)務(wù)水平的有關(guān)資料。包括：教師業(yè)務(wù)檔案登記表、教科研成果論文、教育教學(xué)專題總結(jié)、各種獲獎(jiǎng)作品及榮譽(yù)證書復(fù)印件、年度考核表、優(yōu)秀教案或課例、教育活動(dòng)設(shè)計(jì)等資料。
3.教師業(yè)務(wù)檔案登記表、年度考核表，一般職員業(yè)務(wù)檔案登記表、年度考核表由副園長、保教主任填寫;總務(wù)、后勤人員的業(yè)務(wù)檔案、考核表由總務(wù)主任填寫;中層以上干部業(yè)務(wù)檔案、年度考核表由園長填寫。
4.教師在學(xué)期末將各種表冊(cè)填寫好，各種資料收集全上交各部門主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、填寫后移交檔案員歸檔。
5.借閱其他教師業(yè)務(wù)檔案，須經(jīng)副園長批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù);查閱自己業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案員同意，一般情況不帶出檔案室。
第一條為了加強(qiáng)公司檔案工作的管理，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求，充分發(fā)揮檔案在維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益及公司各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和北京市《檔案法實(shí)施辦法》等法律規(guī)章，制定本制度。
第二條公司檔案是公司自成立以來在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的以各種載體形式真實(shí)記錄的.總和。其構(gòu)成是：以基建（工程技術(shù)）檔案為主體，包括文書、工程、市場、會(huì)計(jì)、經(jīng)營、法律、設(shè)備、聲像、實(shí)物等門類的檔案。
第三條對(duì)公司各個(gè)門類、各種載體的檔案必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，以確保檔案的真實(shí)、完整和安全，利于檔案信息的開發(fā)利用。
第四條公司檔案工作由集團(tuán)辦公室主管。檔案室設(shè)專職檔案員一人，負(fù)責(zé)公司檔案工作的日常管理。公司各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集立卷歸檔工作。
第五條公司檔案室在集團(tuán)辦公室的指導(dǎo)下獨(dú)立開展檔案工作。宣傳、貫徹檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全公司檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)和保持公司檔案的完整與安全，主動(dòng)快捷地提供檔案利用服務(wù)，使檔案在公司各項(xiàng)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
第六條檔案室負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司各部門和各分公司文件材料的立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
第七條檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，恪守職業(yè)道德、不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，認(rèn)真做好檔案管理工作。
第八條借閱檔案，一般以借閱本部門工作形成的檔案為主。借閱非本部門的檔案，須經(jīng)該部門領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第九條查閱檔案原件一般限在檔案室內(nèi)。如需借出則借閱期限一般不超過三天。到期不能歸還者要及時(shí)說明原因，經(jīng)允許后方可延期歸還。
第十條如需提供檔案復(fù)?。ㄖ疲┘?，必須由申請(qǐng)部門經(jīng)理簽字后，并由辦公室負(fù)責(zé)人簽字后方可辦理。重要檔案的復(fù)?。ㄖ疲┬杞?jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或公司主管檔案領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十一條借閱人員必須負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拆散、污損、涂改和加注標(biāo)記。借閱檔案要確保不遺失，不擅自帶出本公司。
第十二條借閱時(shí)，檔案人員應(yīng)填寫《借閱檔案登記簿》，并對(duì)歸還的案卷嚴(yán)格檢查和清點(diǎn)，然后注銷借閱。
第十三條外單位查閱檔案時(shí)，須持單位介紹信，并由集團(tuán)公司辦公室或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各類（載體）檔案不辦理對(duì)外借閱。
第十四條對(duì)借閱中違反本規(guī)定，造成檔案遺失、損壞、泄密的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并追查責(zé)任，按集團(tuán)公司《管理人員違規(guī)處理辦法》進(jìn)行處罰，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
（一）毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；
（二）擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；
（三）涂改、偽造檔案；
（四）未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者；
（五）未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）。
第十五條認(rèn)真貫徹《檔案法》，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密政策、制度，維護(hù)國家和企業(yè)的機(jī)密，確保檔案信息的絕對(duì)安全。
第十六條檔案管理人員應(yīng)忠于職守，嚴(yán)格遵守保密制度，保持高度的保密意識(shí)和良好職業(yè)道德。不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。
為促進(jìn)教育科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，不斷提高學(xué)校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務(wù)，為提高教育質(zhì)量服務(wù)，特制定本制度。
一、立卷歸檔
各級(jí)教育科研課題，教科室教研教改資料均要立卷歸檔。課題結(jié)題兩個(gè)月后將所有材料（立項(xiàng)文件，課題申報(bào)表，實(shí)施方案，中期檢查情況，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，結(jié)題證書，結(jié)題論文，以及調(diào)查材料等）立為一卷。
二、裝訂成冊(cè)
按教育科研或上級(jí)所發(fā)文件裝訂成冊(cè)，標(biāo)題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。
三、分類存放
按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放在防火、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠的地方。
四、保管期限
國家級(jí)、省市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久，縣（市）級(jí)立項(xiàng)課題和教研教改資料保管期限為長期，由學(xué)校檔案室保管。日常的教育科研資料由教科處暫為保管。
五、借閱利用
因工作需要借閱教育科研檔案，應(yīng)履行借閱手續(xù)，用后及時(shí)歸還。查閱時(shí)不得損壞或在檔案上涂改、亂畫。若需復(fù)印，要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)同意。
第一條根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知的規(guī)定，為加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，特制定本制度。
第二條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
一、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。
二、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿。
三、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
四、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
第三條每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
一、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。
二、移交檔案部門保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別重要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
第四條財(cái)務(wù)部和檔案部門保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。
一、由檔案部門建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、登記制度。
二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20__年、20__年、20__年5類。
三、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第五條本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
第六條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本第七條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：
一、本單位檔案部門會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
二、總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
三、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由檔案部門和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。
四、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
第八條使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)報(bào)財(cái)政局備案。
第九條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工結(jié)算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
第十一條預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。本制度解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部。
附表一：會(huì)計(jì)檔案保管期限表
1目的
為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。
對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。
2范圍
本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。
本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。
3職責(zé)
3.1各過程管理部門職責(zé)：
3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。
3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。
3.1.3負(fù)責(zé)過程管理文件的(程序、規(guī)定、制度、表格)組織編制。
3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。
3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。
3.2生產(chǎn)部職責(zé)：
3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。
3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。
3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。
3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。
4程序內(nèi)容
4.1確定文件種類
4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。
4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)(見法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序);上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法;相關(guān)方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系文件
a.方針、目標(biāo)和指標(biāo);
b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃;
c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關(guān)的資料包括但不限于：
a.各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)(如OSHA統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù));
b.特種設(shè)備(如壓力容器等)及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察(檢測)資料;c.建設(shè)(工程)項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見;
d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄;
e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告;
f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南;
g.?；窇?yīng)建立一欄三卡(職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)
h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料;
i.供應(yīng)商和承包商檔案;
j.作業(yè)許可證等;
k.其他資料。
4.2提出文件的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。
4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。
4.3.2管理手冊(cè)由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制;部門各過程管理類文件(管理過程的程序、規(guī)定、表格)由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制;
4.4進(jìn)行編寫
4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：
a.目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的
b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍
c.定義：需要對(duì)使用人解釋的術(shù)語或詞匯
d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門
e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限
f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件
g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄
h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄
i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖
4.4.2文件的編號(hào)按如下要求：
記錄編號(hào)
文件層別號(hào)
文件類別(AQ)
公司代號(hào)JP
其中：序號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03„„„等;
文件類別為：管理手冊(cè)用01標(biāo)識(shí)，程序文件用02標(biāo)識(shí)，公司級(jí)管理性制度用03標(biāo)識(shí)，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標(biāo)識(shí)，如生產(chǎn)部用QG標(biāo)識(shí)。
例子：
文件編號(hào)：JP-AQ-0201《法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理程序》
表格編號(hào)：編號(hào)JPL-AQ-0201/01(適用法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和其他要求清單)，其中01表示對(duì)應(yīng)程序的第一張記錄。
所有文件(包括表格)必須有版本標(biāo)識(shí)，如有文件更新，版本隨之更新。
4.5評(píng)審和審批
4.5.1文件評(píng)審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交
相關(guān)部門主管審閱會(huì)簽(由部門主管確定會(huì)簽部門的數(shù)量)，并由4.5.2文件批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫人(或部門)，待修改完畢后再批準(zhǔn)。
4.5.3文件審批權(quán)限。
a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊(cè)、管理評(píng)審計(jì)劃及報(bào)告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。b.過程管理文件(程序、規(guī)定、制度、表格)由過程負(fù)責(zé)部門主管審核，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由技質(zhì)部主管審批。d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.6發(fā)放控制
4.6.1生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號(hào)、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。。
4.6.2各過程負(fù)責(zé)人將所編寫的文件經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。
4.6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時(shí)，文件與文件清單保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生產(chǎn)部組織負(fù)責(zé)更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài);每季度備份一次電子版文件。
4.7.2管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存;各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件;不得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。
4.8文件更新
4.8.1文件更改時(shí)，由過程管理部門持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件(原件一份、電子一份)、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時(shí)更新《文件控制清單》，
生產(chǎn)部保存批準(zhǔn)的文件原件。同時(shí)各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。
4.8.2當(dāng)文件在實(shí)施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā)生變化時(shí)，原文件編寫單位負(fù)責(zé)組織對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出
文件更改申請(qǐng)后組織對(duì)文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。
4.9安全記錄管理
4.9.1建立記錄清單
安環(huán)部制訂安全記錄臺(tái)帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。
4.9.2安全記錄的使用
按規(guī)定的項(xiàng)目填寫，所有記錄應(yīng)及時(shí)、真實(shí)，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。
4.9.3收集
定期對(duì)安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。
4.9.4儲(chǔ)存、保護(hù)
4.9.4.1記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對(duì)于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計(jì)算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。
4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時(shí)還要做好標(biāo)識(shí)。
4.9.4.3保存期限依據(jù)“安全記錄臺(tái)帳”中保存的期限規(guī)定。
4.9.5處置
記錄保存人按照“安全記錄臺(tái)帳”中規(guī)定的處置要求在保存期滿后進(jìn)行處置，包括銷毀或歸檔。
5相關(guān)文件
無
6相關(guān)記錄
AQ-0202/01文件控制清單
AQ-0202/02文件發(fā)放、回收記錄AQ-0202/03文件更改通知單AQ-0202/04安全記錄臺(tái)帳AQ-0202/05評(píng)審記錄
建立和健全安全生產(chǎn)檔案制度是安全生產(chǎn)管理基礎(chǔ)工作之一，也是檢查考核落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制的資料依據(jù)，同時(shí)它為安全生產(chǎn)管理工作提供分析、研究資料，從而能夠掌握安全動(dòng)態(tài)，以便每個(gè)時(shí)期的安全生產(chǎn)工作進(jìn)行目標(biāo)管理，達(dá)到預(yù)測、預(yù)報(bào)、預(yù)防事故的目的，安全生產(chǎn)檔案資料也是現(xiàn)代安全生產(chǎn)管理基礎(chǔ)。為此，安全生產(chǎn)檔案資料工作越來越引起重視，并對(duì)資料分類進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的研究。我公司創(chuàng)建了安全生產(chǎn)管理基礎(chǔ)檔案資料，主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容要求。
一、安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)
公司成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及專職安全生產(chǎn)管理部門，安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)成員要有具體分管安全生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)。以上組織機(jī)構(gòu)都要用項(xiàng)目部內(nèi)部的文件形式發(fā)布并存檔案備案。
二、安全生產(chǎn)責(zé)任制度
安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)國家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)法規(guī)、指令和要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況建立安全生產(chǎn)責(zé)任制。在建立健全安全生產(chǎn)責(zé)任制的基礎(chǔ)上制定安全生產(chǎn)各項(xiàng)規(guī)章制度，同時(shí)根據(jù)本公司的從業(yè)情況，制定各工種的安全技術(shù)操作規(guī)程。
三、安全生產(chǎn)目標(biāo)管理制度
制定安全生產(chǎn)管理目標(biāo)。要將安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解建立考核規(guī)定和考核辦法。
四、安全生產(chǎn)考核制度
制定安全生產(chǎn)考核制度。安全生產(chǎn)考核制度要有安全生產(chǎn)技術(shù)措施，專業(yè)性較強(qiáng)的考核內(nèi)容。安全生產(chǎn)規(guī)范流程的制訂，操作船舶嚴(yán)格遵守規(guī)范流程執(zhí)行。
五、安全生產(chǎn)檢查制度
安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組制定安全生產(chǎn)檢查制度，檢查要有記錄。安全生產(chǎn)檢查中發(fā)現(xiàn)的事故隱患要有整改通知書，整改完后要有檢查記錄。安全生產(chǎn)檢查評(píng)分表格要?dú)w檔。
六、安全生產(chǎn)宣傳、教育培訓(xùn)制度
碼頭及辦公等區(qū)域的安全生產(chǎn)宣傳標(biāo)牌、標(biāo)志布置等，除有書面記載外，還采用攝影攝像進(jìn)行記錄歸檔。安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組要制定安全生產(chǎn)教育制度，新員工入場前的三級(jí)安全教育、變換工種的安全教育、各工種工人的安全技術(shù)操作規(guī)程的培訓(xùn)、特種作業(yè)人員要經(jīng)過培訓(xùn)取證、施工管理人員的定期安全技術(shù)培訓(xùn)、專職安全員的專業(yè)培訓(xùn)與考核等，都要有書面記錄歸檔。
七、班組安全生產(chǎn)活動(dòng)制度
班組安全生產(chǎn)活動(dòng)要有制度，班組安全生產(chǎn)活動(dòng)要有針對(duì)性，每次活動(dòng)要有記錄。
八、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)罰制度
在執(zhí)行各項(xiàng)安全生產(chǎn)制度中，經(jīng)過檢查評(píng)比，對(duì)于安全和工作做出了顯著成績的單位和個(gè)人，對(duì)排除安全隱患有功人員，要給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。對(duì)于安全責(zé)任心差，平時(shí)不重視安全生產(chǎn)，甚至于造成生產(chǎn)安全事故的班組和個(gè)人，要進(jìn)行處分和處罰。一切安全生產(chǎn)獎(jiǎng)罰資料有要有資料歸檔。
九、工傷事故檔案管理制度
凡發(fā)生工傷事故，要組織進(jìn)行調(diào)查，寫也調(diào)查報(bào)告，分析發(fā)生事故的原因，提出整改的措施，使施工人員受到教育，對(duì)責(zé)任者提出處理意見，按照“四不放過”的原則進(jìn)行處理。凡發(fā)生工傷事故都要按規(guī)定進(jìn)行報(bào)告，并建立工傷事故檔案。
十、有關(guān)安全生產(chǎn)的文件和會(huì)議記錄制度
收集齊全國家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)方面的法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例、制度及文件通知。各種有關(guān)安全生產(chǎn)的會(huì)議，都要有記錄，會(huì)議記錄都要整理歸檔。
十一、總、分包工程安全生產(chǎn)文件資料
總、分包工程，要有分包施工合同，合同條款要明確規(guī)定總、分包雙方安全生產(chǎn)工作的責(zé)任。總、分包單位各自的生產(chǎn)經(jīng)營范圍和生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)證件(可以留存復(fù)印件)。
十二、搞好安全生產(chǎn)管理資料的建檔工作
首先要認(rèn)真收集和積累資料，事前要有制度、有計(jì)劃、
有措施，過程中有檢查、有記錄、事后有資料;其次是要定期對(duì)資料進(jìn)行整理和鑒定，保證資料的真實(shí)性、完整性和保存的價(jià)值性;其三是將資料分目、編號(hào)、裝訂歸檔。
一、干部人事檔案管理部門，在接到干部任免通知后，一周內(nèi)應(yīng)將干部人事檔案轉(zhuǎn)給新的干部主管部門。
二、轉(zhuǎn)出的干部人事檔案必須齊全完整，并按規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
三、轉(zhuǎn)遞檔案或檔案材料必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”所列項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封，要通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶，檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入及時(shí)登記。
四、接到干部人事檔案或干部人事檔案材料的單位，經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章立即退回。逾期一個(gè)月未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)催問，以防丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案中缺少材料，檔案整理不合格，轉(zhuǎn)遞的檔案材料手續(xù)不健全等問題，可將檔案或檔案材料退回。轉(zhuǎn)出單位應(yīng)盡快補(bǔ)充或整理，再轉(zhuǎn)新的干部人事檔案管理部門。
五、為保證干部人事檔案隨著干部調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)轉(zhuǎn)遞，干部管理部門發(fā)出的調(diào)動(dòng)、任免通知必須抄給干部檔案管理部門，以便及時(shí)續(xù)填干部職務(wù)變動(dòng)情況和轉(zhuǎn)遞檔案。
第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄(包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索?。?/p>
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
1、外購配件入庫前，應(yīng)由配件檢驗(yàn)人員進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，并填寫配件入庫檢驗(yàn)單，并經(jīng)檢驗(yàn)人員簽名。
2、入庫配件主要檢驗(yàn)出廠合格證、質(zhì)量保證書、外觀包裝和數(shù)量，禁止“三無”配件入庫。
3、不符合質(zhì)量要求的配件，應(yīng)由原采購人員負(fù)責(zé)退貨。
4、配件檢驗(yàn)人員應(yīng)及時(shí)向廠（公司）領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)供貨質(zhì)量，以便調(diào)整供貨渠道。
5、外協(xié)加工件裝車前，必須由專職人員進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不得裝車，并由相關(guān)人員責(zé)成加工單位返工。
6、外購基礎(chǔ)件、外協(xié)加工件的檢驗(yàn)資料應(yīng)歸入車輛維修檔案。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)
各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部.com、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。
2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨(dú)編號(hào),
頁號(hào)從"1"開始,案卷不宜超過30MM;頁號(hào)編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄:"序號(hào)"以一份文件為單位,"責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人,
有多個(gè)責(zé)任者的,選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用"等"代替。"文件編號(hào)"填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào);"文件題名"填寫文件標(biāo)題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。
未按要求編目的,每項(xiàng)扣罰部門資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引(待討論工程代號(hào)、檔號(hào))
工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫。
案卷號(hào)如:第1卷1.1.1-1
專業(yè)號(hào)如:基建類1為1.1.1
工程代號(hào)如__花園首期為1.1
樓盤代號(hào)如__花園代號(hào)為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)
工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長。
五、工程檔案密級(jí)
密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件,應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。
工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí),
監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。
六、工程檔案的借閱及銷毀
按照集團(tuán)公司檔案管理工作制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)