在當(dāng)今社會生活中，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是維護(hù)公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。大家知道制度的格式嗎？下面小編給大家?guī)磙k公室文檔管理制度（精選10篇），希望大家喜歡！
為加強(qiáng)公司文件、檔案管理，增強(qiáng)文件、檔案安全性和保密性，規(guī)范公司文件、檔案格式，統(tǒng)一文件、檔案程序，特制定公司文件、檔案管理辦法。
公司文件、檔案的格式包括：臺頭、字體、編碼，要做到統(tǒng)一、規(guī)范，公司對外聯(lián)系、內(nèi)部行文按照統(tǒng)一的格式，一律要求計算機(jī)打印后發(fā)送，不得手寫。
公司建立各類文檔的目的，一是通過文檔可了解公司整個發(fā)展情況，二是便于查找、使用。根據(jù)公司經(jīng)營范圍，文檔可分為幾類，如下：
1）公司內(nèi)部管理制度、交流文件、會議紀(jì)要、重要函件；
2）機(jī)要文件:股東會/董事會會議紀(jì)要、決議等材料；審計報告、商業(yè)密件以及不可隨意復(fù)印的文件或傳閱的文件等；
5）行政產(chǎn)生的.各項記錄，資產(chǎn)、設(shè)備說明書、驅(qū)動盤等。
1）技術(shù)文檔/產(chǎn)品代碼/產(chǎn)品研發(fā)測試過程文檔和記錄；
2）技術(shù)資料：與工作有關(guān)的開發(fā)工具及技術(shù)參考、學(xué)習(xí)資料。
2）經(jīng)營合同：用于公司的租賃、通訊以及辦公方面的合同、協(xié)議；商務(wù)經(jīng)營活動合同，包括正式合同、內(nèi)部合同、采購合同及合同執(zhí)行過程記錄等；客戶檔案，以客戶為單位，自與該客戶建立聯(lián)系開始，除基本情況外，記錄每一次活動及每一項合同執(zhí)行情況。媒介檔案：每一家媒介建立獨立檔案，除基本情況外，記錄每次合作或采購活動情況。
從銷售立項到完成全過程的項目正式文件和溝通備忘文件，全部獨立存檔。
公司名稱縮寫（CF）+科目名稱+具體類別+年份+順序號（3位）
如：公司行政管理會議紀(jì)要一份：CF-AM-會議紀(jì)要-20__-005
如：____項目溝通會議紀(jì)要一份：20__1009-XS-溝通會議紀(jì)要-003
如：考勤管理制度：CF-HR-005-1.0,“CF”代表公司，“HR”代表所屬科目-人力資源管理，“005”代表序號，“1.0”代表版本號。
五、本規(guī)定自制定之日起執(zhí)行，人事行政部負(fù)責(zé)修訂和解釋。
1、秘書科負(fù)責(zé)文書檔案的立卷歸檔工作，每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務(wù)。
2、凡歸檔的'文件資料必須完整齊全，遵循文件的形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)的分類、編目、登記和必需的加工整理。
3、檔案的查（借）閱必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，使用檔案者必須愛護(hù)檔案，不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。
4、借出使用的檔案必須妥善保管，不得帶入公共場所。
5、不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。
6、文檔必須排列整齊，編號準(zhǔn)確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。
一總則
1.公司計算機(jī)軟、硬件及網(wǎng)絡(luò)管理的歸口部門為辦公室，并由辦公室負(fù)責(zé)具體實施。
2.辦公室對公司所有計算機(jī)軟、硬件及信息實行統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)對公司計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行登記、造冊、維護(hù)和維修。
3.公司計算機(jī)軟、硬件及低值易耗品由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一申購、保管、分發(fā)和管理。
4.公司各部門的計算機(jī)硬件，遵循誰使用，誰負(fù)責(zé)的原則。
二內(nèi)容和適用范圍
1.本文所稱的計算機(jī)硬件主要指：主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、u盤及附屬打印機(jī)等設(shè)備。
2.本文所稱的計算機(jī)軟件是指各類系統(tǒng)軟件、各部門專用軟件、公司統(tǒng)一安裝的殺毒軟件等。
3.本文所稱的網(wǎng)絡(luò)即為互聯(lián)網(wǎng)。
三計算機(jī)硬件管理
1.公司計算機(jī)主要硬件設(shè)備均應(yīng)設(shè)置臺賬進(jìn)行登記，注明設(shè)備編號、名稱、型號、規(guī)格、配置、生產(chǎn)廠家、供貨單位、使用部門等信息。
2.計算機(jī)主要硬件設(shè)備應(yīng)粘貼設(shè)備標(biāo)簽，設(shè)備標(biāo)簽不得隨意撕毀，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽脫落應(yīng)及時告知辦公室重新補(bǔ)貼。
3.嚴(yán)禁私自拆卸計算機(jī)硬件外殼，嚴(yán)禁未經(jīng)許可移動、拆卸、調(diào)試、更換硬件設(shè)備。
4.計算機(jī)主要硬件設(shè)備的附屬資料(包括但不限于產(chǎn)品說明書、保修卡、附送軟件等)由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。
四計算機(jī)軟件管理
1.公司使用的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行安裝、維護(hù)和升級，不允許私自安裝操作系統(tǒng)及其他可能影響公司網(wǎng)絡(luò)正常運行的.軟件。如有特殊需要，經(jīng)部門主管審批后，向辦公室申請。
2.公司購買的商品軟件由辦公室統(tǒng)一保管并做好備份，其密鑰、序列號、加密狗等由使用部門在辦公室登記領(lǐng)用，禁止在公司外使用。如特殊需要，須經(jīng)
部門主管同意后并在辦公室備案登記。
五計算機(jī)信息管理
1.公司員工必須自覺遵守企業(yè)的有關(guān)保密約定，不得利用網(wǎng)絡(luò)有意或無意泄漏公司的涉密文件、資料和數(shù)據(jù);不得非法復(fù)制、轉(zhuǎn)移和破壞公司的文件、資料和數(shù)據(jù)。
2.公司重要電子文檔、資料和數(shù)據(jù)務(wù)必存儲在除操作系統(tǒng)盤外的硬盤空間，嚴(yán)禁將重要文件存放在桌面上。
六計算機(jī)安全防護(hù)管理
1.公司內(nèi)部使用移動存儲設(shè)備，使用前需先對該存儲設(shè)備進(jìn)行病毒檢測，確保無病毒后方可使用。
2.進(jìn)入公司郵箱或私人郵箱，不要隨便打開來歷不明的郵件及附件，同時開啟殺毒軟件進(jìn)行郵件監(jiān)控程序以免被計算機(jī)病毒入侵。
3.計算機(jī)使用者應(yīng)定期對自己使用的計算機(jī)查殺病毒，更新殺毒軟件病毒庫，以確保計算機(jī)系統(tǒng)安全、無病毒。
4.禁止計算機(jī)使用者刪除、更換或關(guān)閉殺毒軟件。
5.所有公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)用戶的計算機(jī)必須設(shè)置操作系統(tǒng)登陸密碼，密碼長度不得少于6個字符且不能采用簡單的弱口令，最好是由數(shù)字、字母、和其他有效字符組成。員工應(yīng)不定期修改密碼，每次修改間隔期不得長于三個月。
6.計算機(jī)使用者離職時必須由信息組確認(rèn)其計算機(jī)硬件設(shè)備完好、移動存儲設(shè)備歸還、系統(tǒng)密碼清除后方可離職。
七計算機(jī)操作規(guī)范管理
1.計算機(jī)開機(jī)：遵循先開電源插座、顯示器、打印機(jī)、外設(shè)、主機(jī)的順序;每次的關(guān)、開機(jī)操作至少間隔1分鐘，嚴(yán)禁連續(xù)進(jìn)行多次的開關(guān)機(jī)操作。
2.計算機(jī)關(guān)機(jī)：遵循先關(guān)主機(jī)、顯示器、外設(shè)、電源插座的順序;下班時，務(wù)必要將電源插座的開關(guān)關(guān)上，節(jié)假日應(yīng)將插座拔下，徹底切斷電源，以防止火災(zāi)隱患。
3.打印機(jī)及外圍設(shè)備的使用：打印機(jī)在使用時要注意電源線和打印線是否連接有效，當(dāng)出現(xiàn)故障時注意檢查有無卡紙;激光打印機(jī)注意硒鼓有無碳粉，噴墨水是否干涸，針式打印機(jī)看是否有斷針;當(dāng)打印機(jī)工作時，不要強(qiáng)行阻止，否則更容易損壞打印機(jī)。
4.停電時，應(yīng)盡快關(guān)閉電源插座或?qū)⒉遄蜗拢悦庖鸲搪泛突馂?zāi)。
5.來電時，應(yīng)等待5～10分鐘待電路穩(wěn)定后方可開機(jī)，開機(jī)時應(yīng)遵循開機(jī)流程操作。
6.計算機(jī)發(fā)生故障應(yīng)盡快通知辦公室，不允許私自維修。
7.計算機(jī)操作人員必須愛護(hù)計算機(jī)設(shè)備，保持計算機(jī)設(shè)備的清潔衛(wèi)生。
8.禁止在開機(jī)狀態(tài)下使用濕物(濕毛巾、溶劑等)擦拭顯示屏幕。
9.禁止在使用計算機(jī)設(shè)備時，關(guān)閉、刪除、更換公司殺毒軟件。
10.嚴(yán)格遵守《中華人民共和國計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際互聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》，嚴(yán)禁利用計算機(jī)非法入侵他人或其他組織的計算機(jī)信息系統(tǒng)。
11.禁止卸載公司統(tǒng)一安裝的防護(hù)軟件、管理軟件等。
八相關(guān)懲戒措施
1.如發(fā)現(xiàn)公司員工利用網(wǎng)絡(luò)有意或無意泄漏公司的涉密文件、資料和數(shù)據(jù)或非法復(fù)制、轉(zhuǎn)移和破壞公司的文件、資料和數(shù)據(jù)的，將視其后果，處以罰款、調(diào)離崗位、辭退等處罰，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究其民事、刑事責(zé)任。
2.如發(fā)現(xiàn)工作時段內(nèi)游戲、瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁、觀看電影等，一次記過處分，兩次罰扣獎金，三次予以開除。
3.如出現(xiàn)故意造成公司計算機(jī)硬件損毀，將由個人做等額賠償。
4.各類違規(guī)操作可由各部門主管提交至辦公室，并記錄至個人檔案。
九附則
1.對于使用私人電腦的員工，除了硬件不做相關(guān)要求外，遵照此制度相關(guān)條款執(zhí)行。
2.本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。
3.本制度自20__年9月1日起執(zhí)行。
__有限公司辦公室
20__年8月31日
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條 公文的編號保管：
1、 辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。
2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室 收發(fā)員進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。
第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條 發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項；（4）公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的`決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)重大事項；
3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。
4、在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條 發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；
2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整。
3、 辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿；
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；
7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打??；
8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。
五、文件的借閱和清退
第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。
第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條 文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。
1.食品批發(fā)(貿(mào)易)公司必須領(lǐng)取衛(wèi)生許可證后方能營業(yè)，并嚴(yán)格按照衛(wèi)生許可范圍亮證經(jīng)營。
2.食品批發(fā)(貿(mào)易)公司法定代表人為食品衛(wèi)生責(zé)任人,對本公司食品經(jīng)營活動過程中各環(huán)節(jié)的食品衛(wèi)生負(fù)責(zé)。
3.食品批發(fā)(貿(mào)易)公司應(yīng)制定食品衛(wèi)生崗位責(zé)任制度，各崗位衛(wèi)生責(zé)任制度要上墻張貼。設(shè)立衛(wèi)生管理人,負(fù)責(zé)落實各項衛(wèi)生制度,負(fù)責(zé)本公司的具體食品衛(wèi)生管理工作。
4.應(yīng)建立健全的食品索證衛(wèi)生審核制度。對經(jīng)營的食品來源嚴(yán)格審核，不經(jīng)營違反國家法律法規(guī)的食品。
5.建立健全的食品進(jìn)貨驗收管理制度；建立臺帳,記錄食品進(jìn)出貨情況,對每批食品進(jìn)行嚴(yán)格檢查,防止假冒偽劣食品和不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定的食品進(jìn)入市場。
6.建立日常食品衛(wèi)生檢查制度,對每批食品的進(jìn)出和貯存過程進(jìn)行仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)腐敗變質(zhì)、超過保質(zhì)期和《食品衛(wèi)生法》禁止生產(chǎn)經(jīng)營的食品時應(yīng)及時處理。對己流入市場的食品應(yīng)立即追回,并向當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政部門報告,防止事態(tài)的擴(kuò)展。
7.經(jīng)營定型包裝食品的，所銷售的食品包裝標(biāo)識應(yīng)當(dāng)真實，符合食品標(biāo)簽標(biāo)準(zhǔn)的.要求。經(jīng)營進(jìn)口食品,其外包裝應(yīng)有中文標(biāo)識。
8.切實做好食品貯存衛(wèi)生管理工作。
8.1食品倉庫實行專間專用，食品存放應(yīng)分類分區(qū)、隔墻離地存放，必須有明顯標(biāo)識標(biāo)示類別、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、保存條件、進(jìn)庫時間等。食品倉庫不得存放有毒有害物品（如殺鼠殺蟲劑、洗滌消毒劑等），不得存放藥品、雜品及生活用品等物品。
8.2需冷藏的食品須存放于與其包裝標(biāo)簽標(biāo)示的保存溫度相應(yīng)的冷庫內(nèi)，冷凍設(shè)施須正常運轉(zhuǎn)，冷庫內(nèi)禁止生熟混放。
8.3食品庫房應(yīng)用無毒、堅固、易清掃材料建成。庫房可分常溫庫和冷庫，冷庫又包括高溫冷庫（冷藏庫）和低溫冷庫（冷凍庫）。
8.4常溫庫應(yīng)設(shè)置防鼠、防蟲、防蠅、防潮、防霉的設(shè)施,并能正常使用; 必須設(shè)置機(jī)械通風(fēng)設(shè)施，并應(yīng)經(jīng)常開窗通風(fēng)，定期清掃，保持干燥和整潔，清庫時應(yīng)做好清潔消毒工作。
8.5冷庫應(yīng)注意保持清潔、及時除霜;冰柜和冷藏設(shè)備必須正常運轉(zhuǎn)并標(biāo)明生、熟用途，冷藏庫、冰柜應(yīng)設(shè)外顯式溫度（指示）計并正常顯示。
8.6低溫冷庫（冷凍庫）溫度必須低于-18℃，高溫冷庫（冷藏庫）溫度必須保持在0～10℃；冷藏設(shè)備、設(shè)施不能有滴水，結(jié)霜厚度不能超過1cm。
8.7冷庫內(nèi)不可存放腐敗變質(zhì)食品和有異味食品。食品之間應(yīng)有一定空隙，直接入口食品與食品原料應(yīng)分庫冷藏。
8.8食品儲存要做到先進(jìn)先出，盡量縮短儲藏時間，定期清倉檢查，防止食品過期、變質(zhì)、霉變、生蟲，及時清理不符合衛(wèi)生要求的食品。
9.按照《中華人民共和國食品安全法》做好從業(yè)人員衛(wèi)生管理工作。
一、總則
第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1、辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。
2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。
第五條公文的.閱批與分轉(zhuǎn)。
1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。
第八條發(fā)文的范圍：
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項；（4）公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)重大事項；
3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。
4、在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；
2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整。
3、辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿；
4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；
6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；
7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打?。?/p>
8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。
第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。
1、秘書科負(fù)責(zé)文書檔案的立卷歸檔工作，每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務(wù)。
2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全，遵循文件的形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)的分類、編目、登記和必需的加工整理。
3、檔案的`查（借）閱必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，使用檔案者必須愛護(hù)檔案，不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。
4、借出使用的檔案必須妥善保管，不得帶入公共場所。
5、不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。
6、文檔必須排列整齊，編號準(zhǔn)確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。
一、目的
為使我公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合我公司實際情況，特規(guī)定本制度。
二、權(quán)責(zé)范圍
集團(tuán)公司行政人事部為本制度管理的權(quán)責(zé)部門，負(fù)責(zé)本制度的擬定、審核及執(zhí)行解釋；總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。集團(tuán)公司行政人事部負(fù)責(zé)本制度的落實與實施跟進(jìn)。
三、文件種類
本制度所指公文，包括決定、決議、指示、公告、通告、通報、報告、請求、批復(fù)、函、會議紀(jì)要及其他各種文件、資料等。
四、文件發(fā)行程序
1、各部門依據(jù)內(nèi)、外部信息確定文件編制任務(wù)。
2、新編制管理型文件編制完成后，由原編制單位人員進(jìn)行校對工作，需發(fā)行的報行政人事部統(tǒng)一處理，技術(shù)型文件報技術(shù)質(zhì)量部進(jìn)行處理，嚴(yán)禁自行將公文直接送呈公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門。嚴(yán)禁在報送的公文上自行加貼標(biāo)記或簽署意見。
3、行政人事部受理公文應(yīng)當(dāng)檢查公文是否符合報送要求。審核重點是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否合法；涉及其他部門的事項是否已協(xié)商會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；附件是否齊全。
4、經(jīng)審核，對符合行文規(guī)則的公文，行政人事部及時進(jìn)行登記編號
存檔，并加蓋德高公司“文件發(fā)行專用章”，不符合行文規(guī)則的公文做退件處理。對于符合規(guī)定需發(fā)行的文件，需在一個星期內(nèi)必須發(fā)行。
5、公文格式
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
（1）涉及國家和公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限。
（2）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明"特急"、"急件"。
（3）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。由行政人事部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。
（4）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。
（5）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，標(biāo)注時應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
（6）公文如有附件，應(yīng)在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱。
（7）對外公文可根據(jù)實際情況按不同子公司報送，并應(yīng)有總裁簽字，及加蓋印章。
（8）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
（9）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)名稱置于印發(fā)日期上方。
（10）印章：印章是公文制發(fā)單位對公文生效負(fù)責(zé)的憑證。公文除會議紀(jì)要、印有特定版頭的普發(fā)性公文外一律加蓋印章。印章上沿不壓正文，下沿印壓成文日期，做到“騎年蓋月”。
（11）主題詞：由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范名詞或名詞詞組組成，
按上級機(jī)關(guān)要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送單位上方。“主題詞”三個字用三號黑體字。
（12）公文用字除上述規(guī)定外，應(yīng)選用三號宋體字，從左至右排。公文中漢字和標(biāo)點符號的用法應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，計量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的`規(guī)定，公文用紙幅面規(guī)格采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。
6、公文承辦必須做到：
（1）堅持規(guī)范與時效并重，呈批公文一般按照公司領(lǐng)導(dǎo)的排列順序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要領(lǐng)導(dǎo)。
（2）提高辦文效率，及時將領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容登記并錄入公文管理系統(tǒng)，跟蹤準(zhǔn)確。
（3）堅持急件急辦、密件密辦，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)和保密紀(jì)律。
（4）樹立服務(wù)意識，及時回復(fù)有關(guān)查詢。但非行文單位不得查看公文辦理情況。
7、已辦結(jié)的公文，行政人事部應(yīng)將公文原稿和領(lǐng)導(dǎo)批示整理編號存檔。
注：對于技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部依照以上流程作業(yè)。
五、文件的修訂與管制
（一）管理型文件的修訂
1.文件和資料在使用過程中，如有相關(guān)單位發(fā)現(xiàn)不適之處或其他因素需進(jìn)行修改時，請統(tǒng)一由原編制單位提出申請，并將“文件更改申請單”（附件1）報行政人事部進(jìn)行審核，由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2.修訂文件如為跨部門運作時，修訂單位需將擬修訂稿件及內(nèi)部文件修訂傳閱單（附件2）一并送至各部門會簽，會簽完成后，再將
修訂稿件送審批部門審批，方可發(fā)行。
3.文件修改內(nèi)容如屬重要作業(yè)流程或影響現(xiàn)行作業(yè)的，包括重要表單的修改，修改單位必須會簽各部門意見，再行審批、發(fā)行。（二）技術(shù)型文件的修訂
1.凡涉及研發(fā)的技術(shù)性文件，如：工程圖紙、產(chǎn)品規(guī)格等，則由研發(fā)部自行編制和修訂，發(fā)放。
（三）文件的'管制
1.凡公司管理型文件（如程序、制度、規(guī)定等）由行政人事部統(tǒng)一管理，歸檔。
2.凡公司技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一整理，歸檔。
3.當(dāng)行政人事部收到客戶、供應(yīng)商、外單位所供文件類、技術(shù)數(shù)據(jù)或國際標(biāo)準(zhǔn)，公文、密碼電報、傳真、機(jī)要文件時，應(yīng)對收集的外來文件編制目錄清單，進(jìn)行登記（附件3），并在其文件上加蓋“外來文件”印章，以示區(qū)別。需要傳閱的文件資料，可以電子檔形式發(fā)送至相關(guān)部門，如需以文本形式傳閱，則由行政人事部作登記（附件4），并由各傳閱部門簽字確認(rèn)。
4.以電子媒體形態(tài)存在的外來文件，行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部應(yīng)將其列印一份以備用。
5.公文發(fā)出、接受、內(nèi)部運轉(zhuǎn)、查閱、借出必須登記，并在交接時履行簽收手續(xù)，需要借閱時，需向管制部門說明借閱理由，并在借閱登記表（附件5）上記錄，不得私自將已借閱的公文傳閱，借閱完畢需立即歸還。
6.各部門人員應(yīng)將文件看成本公司財產(chǎn)的一部分，并列入移交項目。
7.秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，不得自行翻印、復(fù)印或轉(zhuǎn)載，不得攜帶秘密公文外出。
8.公文立卷應(yīng)根據(jù)公文特征、相互關(guān)系和保存價值分類保管，保證公文齊全完整，便于保管、查找和利用。
9.聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)印件。
（四）文件的換版及廢止
1.當(dāng)文件和資料修改次數(shù)超過10次以上，則由相關(guān)部門提出將整套文件更換版本。
2.如果文件換版時文件編號或名稱發(fā)生變化，應(yīng)重新履行文件發(fā)行流程.
3.過期或作廢的公文應(yīng)在失效之日起一周內(nèi)交管制部門歸檔，各部門不得私自銷毀。
4.沒有歸檔和沒有價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀公文時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人鑒銷，保證不丟失、不遺漏，嚴(yán)禁將內(nèi)部公文作為廢棄物隨意丟棄或外賣。
4.技術(shù)性文件由技術(shù)質(zhì)量部依照以上流程操作。
六、文件和資料編碼原則
1.部門代碼
2.文件及資料的版本號編碼原則
A---第一版B----第二版C----第三版，以此類推3.文件和資料的版次編碼原則
0----修訂初始01----第一次修訂02----第二次修訂，以此類推
七、文件定期審查
1.為確保各有關(guān)部門使用文件和資料均為有效版本，由行政人事部或技術(shù)質(zhì)量部定期對所管制文件進(jìn)行查核。
2.對于所查不符合文件，由責(zé)任部門于一星期內(nèi)回復(fù)改善措施，管制部門進(jìn)行追蹤處理。
八、附則
1、未盡事宜，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》執(zhí)行。本規(guī)定執(zhí)行中的具體問題，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋。
2、管理規(guī)定自公布之日起實施。
為了進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室的管理，確保各項工作的順利展開，營造一個良好的辦公室環(huán)境，特制定本制度：
一、基本制度
1、進(jìn)入辦公室必須著裝整潔。
2、在辦公室自覺講普通話，禁止喧嘩、說笑、打鬧，說粗話、臟話。
3、愛護(hù)辦公室的各項設(shè)施，隨時保持辦公室干凈、整潔、營造一個良好的工作環(huán)境。
4、不得利用辦公室會客、聚會、不得在辦公室吃飯，更不允許吸煙。
5、各部門務(wù)必及時、認(rèn)真遞交下個月的工作計劃和上一月的工作總結(jié)。
6、辦公室工作由辦公室人員全面負(fù)責(zé)，其他部門予以配合。
7、不準(zhǔn)私自動用辦公室物品，如需應(yīng)向辦公室登記并做好領(lǐng)取記錄。
二、會議制度
1、參會時，不遲到、不早退；有病、有事的'確不能出席會議者應(yīng)先請假，同意后方有效。
2、社聯(lián)干部參會時，務(wù)必做好會議記錄，以便及時安排和布置工作。
3、每次例會后，各部須交書面報告和工作計劃。
4、各項會議制度應(yīng)充分堅持民主、認(rèn)真、廣泛聽取每位成員的意見。
三、值班制度
1、值班人員必須按時到辦公室。
2、工作中必須熱情、禮貌、認(rèn)真的原則。
3、在值班記錄本上詳細(xì)的記錄當(dāng)日的值班情況。
4、做好辦公室清潔衛(wèi)生。
為創(chuàng)造一個整潔有序的`辦公環(huán)境，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感和歸屬感、推進(jìn)局日常工作規(guī)范化、秩序化、樹立全局形象，經(jīng)研究制定辦公室值日制度篇，局內(nèi)工作人員需嚴(yán)格執(zhí)行：
一、值日時間
值日人員需在早晨7:30之前到達(dá)辦公室，完成責(zé)任區(qū)域的衛(wèi)生保潔。
二、值日范圍
地面、桌、椅、打印機(jī)、廢紙盒、電話、門窗、煙灰缸、污水盆等公共范圍。
三、值日職責(zé)
1、桌椅、物品每次使用后擺放整齊;
2、及時清理茶水杯、煙灰缸;
3、打印紙張及時整理回收，杜絕浪費;
4、下班離開前關(guān)閉燈、空調(diào)等設(shè)備電源;
5、值日人員外出之前確定好替補(bǔ)人員，并報給負(fù)責(zé)人員。
四、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)
1、地面無污物、污水、浮灰;
2、桌面物品擺放整齊，桌椅擺放端正;
3、電腦、打印機(jī)等設(shè)備無污跡、灰塵。
局內(nèi)每位工作人員需注意個人辦公桌面整齊，文件、物品擺放有序，保持區(qū)域衛(wèi)生清潔。每周評比一次，最好與最差成績在局內(nèi)QQ群內(nèi)公示，評比成績累計達(dá)三次最差者，在所屬辦公室連續(xù)值日一星期。