要對客戶信用檔案進行有效管理，及時對顧客需求與信息進行溝通，需要制定并實施相應的管理制度。下面是一些客戶信用檔案管理制度范本，希望對大家有幫助!
1 目的
為了更好加強公司供應商及客戶信用資料的收集與管理，提供公司信用管理的水平。
2 范圍
股份公司及所屬控投子公司。
3 職責
信用管理工作領(lǐng)導小組負責信用管理方針和目標的制定與實施。
相關(guān)部門負責配合實施。
4 程序
4.1 建立完整的信用檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容：
4.1.1 基本資料，包括營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務登記證復印件、各種資質(zhì)證書復印件、各種許可證書復印件、各種榮譽證書復印件等;
4.1.2 反映客戶信用申請和相關(guān)調(diào)查的資料，包括信用申請表、現(xiàn)場調(diào)查表、客戶相關(guān)方調(diào)查表、資信調(diào)查報告或信用分析結(jié)論等;
4.1.3 財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表;
4.1.4 批準資料，包括每次授予額度后的授信額度表及通知函;
4.1.5 賒銷后的管理資料，包括與客戶的通話記錄、催賬電話記錄、對賬單、付款承諾等;
4.1.6 客戶其它相關(guān)資料，包括企業(yè)宣傳材料、網(wǎng)頁資料、名片等公開資料。
4.2 公司所有客戶檔案都必須按部門編號。信用管理人員負責建立和保存信用管理臺帳和相關(guān)材料。
4.3 根據(jù)本公司業(yè)務的具體情況，當年和去年的信用管理檔案保存在各市場部門，前年的信用檔案必須移交到信用管理領(lǐng)導小組辦公室。信用管理領(lǐng)導小組辦公室主任對信用檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。
4.4 建立完整的客戶信用資料，包括客戶基本資料(營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、各種資質(zhì)證書、許可證書、榮譽證書復印件)、客戶信用申請表、現(xiàn)場調(diào)查表、資信調(diào)查報告、財務報表(資產(chǎn)負債表、損益表和現(xiàn)金流量表)、授信額度批準表、客戶通話記錄、對賬單、付款承諾、其他客戶資料。
4.5 移交到檔案室歸檔的客戶信用檔案的查閱需填寫《檔案查詢單》標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由信用管理領(lǐng)導小組辦公室主任簽字后方可查詢。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當事人的責任。
4.6 配備大專以上學歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務的能力和經(jīng)驗的人員專(兼)職檔案管理員。
4.7 檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓，考核合格后方可上崗。
5 發(fā)布、執(zhí)行
本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸信用管理工作領(lǐng)導小組所有。
1、目的
對客戶資料進行有效管理，及時對顧客需求與信息進行溝通，確保顧客滿意。
2、范圍
適用于顧客的信息管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴、顧客滿意度管理等。
3、職責
3.1營銷總公司負責客戶檔案管理、產(chǎn)品質(zhì)量跟蹤、顧客投訴處理、顧客滿意度調(diào)查等組織工作;
3.2 各部門、各礦負責協(xié)助銷售部完成各項顧客相關(guān)的工作。
4、客戶檔案的管理
4.1.1 客戶信息資料的收集整理
銷售部通過市場信息的收集、顧客拜訪銷售人員統(tǒng)計，過程中收集客戶的資料，并匯總
4.1.2 客戶檔案的建立與管理
a) 銷售部、人事部聯(lián)營辦負責建立各自客戶檔案，客戶檔案應包括以下內(nèi)容：
1. 客戶聯(lián)系方式，包括電話、聯(lián)系人、網(wǎng)址等;
2. 客戶信用狀況描述;
3. 客戶以往交易記錄等。
b) 客戶檔案設專人管理，并根據(jù)客戶的交易情況對檔案內(nèi)容進行及時更新;
c) 客戶檔案由銷售總監(jiān)進行審批確認。
5.1.3 客戶檔案的使用與保密
a) 客戶檔案是公司市場管理重要參考內(nèi)容，尤其是在與顧客簽定合作關(guān)系是，相關(guān)人員應查閱客戶的檔案資料;
b) 客戶檔案資料公司的重要保密資料，未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)，任何人不得查閱及外傳，否則公司按《保密管理制度》進行責任追究。
5、 客戶關(guān)系維護管理
5.1.1 公司辦公室負責客戶關(guān)系維護管理;
5.1.2客戶關(guān)系維護管理的方式包括：
a) 定期(節(jié)日或其他重要活動)與不定期(日常)的客戶拜訪與溝通;
b) 客戶產(chǎn)品使用情況的意見與建議調(diào)查;
c) 顧客滿意度調(diào)查等。
5.1.3 相關(guān)業(yè)務部門負責客戶關(guān)系維護的具體管理實施;
5.1.4 客戶關(guān)系維護管理應形成記錄，并作為客戶檔案內(nèi)容進行保管。
6、售后服務管理
a) 營銷總公司每年至少進行一次全面的顧客滿意度調(diào)查;
b) 公司辦公室向顧客發(fā)放〈顧客滿意度調(diào)查表〉，滿意度調(diào)查的內(nèi)容應包括、服務質(zhì)量、套餐價格價格、公司評價等;
c) 公司對反饋回來的調(diào)查表進行匯總、分類，并進行統(tǒng)計分析，編制“顧客滿意度調(diào)查分析報告”，經(jīng)總經(jīng)理審批后發(fā)放到相關(guān)部門;
d) 當顧客滿意度未能達到公司規(guī)定要求時，由辦公室組織，針對顧客滿意度較低方面提出糾正預防措施進行改進。
7、 客戶投訴管理
5.4.1相關(guān)業(yè)務部門是客戶投訴的接收部門;
5.4.2客戶對服務質(zhì)量的不達標投訴，由相關(guān)業(yè)務部門組織，報請公司生產(chǎn)處協(xié)同處理，處理結(jié)果公司總經(jīng)理審批后，由辦公室反饋到客戶;
5.4.3客戶對服務過程中的不滿意投訴，由相關(guān)業(yè)務部門負責組織處理，處理結(jié)果經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由辦公室反饋到客戶;
6 相關(guān)/支持性文件
6.1 《市場信息管理制度》;
6.2 《保密管理制度》。
1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容：
◆談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;
◆對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件;
◆對方當事人履約能力證明資料復印件;
◆對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復印件;
◆我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復印件;
◆對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;
◆雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;
◆登記、見證、鑒證、公證等文書資料;
◆合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議;
◆標的驗收記錄;
◆交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。
2、公司所有合同都必須按部門編號。信用(合同)管理員負責建立和保存合同管理臺帳。
3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應將合同檔案資料移交信用(合同)管理員。
信用(合同)管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。
4、各公司及部門應于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表報送集團公司信用(合同)管理機構(gòu)。
各公司及部門應于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度信用(合同)管理情況分析報告報送集團公司信用(合同)管理機構(gòu)。
5、建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復客戶的標準函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等，并附客戶概況、付款習慣、財務狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。
6、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。
信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當事人的責任。
7、配備大專以上學歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務的能力和經(jīng)驗的人員專(兼)職檔案管理員。
8、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓，考核合格后方可上崗。
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第一條 檔案資料內(nèi)容
下列資料可以作為合同檔案： 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件; 對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件; 對方當事人履約能力證明資料復印件; 對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復印件; 我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復印件; 對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件; 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料; 登記、見證、鑒證、公證等文書資料; 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議; 標的驗收記錄; 交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。
第二條 合同資料歸檔、統(tǒng)計與管理
(一)本項目部所有合同都必須統(tǒng)一編號，由辦公室妥善保管。
(二)合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后十日內(nèi)，應將合同檔案資料移交辦公室。建筑工程申請認證!財富值雙倍檢索優(yōu)先專屬展現(xiàn)同行客戶信用檔案管理制度交流
客戶信用檔案是企業(yè)檔案整體的重要組成部分，是會計檔
案、行政管理、企業(yè)經(jīng)營管理等各類檔案管理的有益的補充和完善。
為了加強公司對客戶信息的掌握，建立、健全客戶信用檔案的收集、保管和查閱制度，以維護公司自身的合法權(quán)益，特制訂以下客戶信息管理辦法。
一、客戶信用管理檔案的種類：
1. 交易往來客戶的資料：詳細記入交易往來客戶的名稱、內(nèi)容、信用，與本公司的關(guān)系等;
交易往來客戶一覽表：客戶信息的簡單列入。.
二、客戶信用檔案的收集
1.公司的一線銷售人員應積極配合、協(xié)助信用管理部門人員收集客戶的基本信息，包括：注冊名稱、辦公地址、企業(yè)類別或者企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營范圍、注冊資本、法人代表、董事長和總經(jīng)理、經(jīng)營期限和經(jīng)營執(zhí)照的有效期、發(fā)證機關(guān)、行業(yè)和生產(chǎn)管理認證等其它相關(guān)認證文件。
2. 各項目的負責者、銷售人員對于擔當項目的狀況要經(jīng)常注意，應盡可能的將日常業(yè)務交往活動了解到客戶的內(nèi)部情況(例如：交易環(huán)節(jié)的第一文庫網(wǎng)習慣態(tài)度和做法，付款的一般做法，根據(jù)客戶的外在印象、產(chǎn)品情況、產(chǎn)品市場狀況、信用情況)形成相關(guān)的記錄，及時將獲取的信息資料報送給公司信用管理部門，保持客戶資料表與交易往來客戶一覽表的正確性。
3.公司的銷售人員和信用管理部門工作人員應積極從搜集
客戶的各類公開和半公開的信息資源，通過政府管理部門、媒體獲得客戶的各類相關(guān)信息，及時交互，形成準確、客觀的信用記錄。
4.無論哪種形式的業(yè)務交易，對于開始有業(yè)務往來的公司，各項目的負責者要各項客戶信息進行記錄，及時交由信用管理部門。
信用管理部門工作人員在核實了資料信息的真實性后，在信用管理部門將交易往來客戶資料表作成，并在交易往來客戶一覽表里記入。
5.信用管理部門應依據(jù)項目合同持續(xù)時間的長短對交易往
來客戶作定期的調(diào)查，如果有變化的時候，在交易往來客戶原始記錄及交易往來客戶一覽表里記入、訂正。
6.信用管理部對于有關(guān)交易往來客戶的記入事項的變化，或有其他新的信息資料時，應隨時記入之。
7.信用管理部門應及時將所發(fā)生的《收款異樣報告表》和《問題帳款報告書》記錄在案。
8.交易往來客戶如果解散或者是與本公司的交易關(guān)系
解除的時候，信用管理部門應該及時將其從交易往來客戶原始記錄及交易往來客戶一覽表中除去，并將其交易往來客戶資料表另作保管。
三、客戶信用檔案原始資料的整理和使用
1.客戶信用檔案以客戶的單位分別建立，其中可以包括多個交易項目的情況記錄。
2.公司各部門人員因工作需要，可隨時向信用管理部門借閱交易往來客戶的資料，其他人員需要借閱時，需經(jīng)過總經(jīng)理的同意才可。
3.信用管理部門人員對于資料的保管應避免污損、破損和遺失，確保安全與準確。
4.借閱者在查閱過程中不得隨意對資料進行涂改、圈劃、撕頁等。
5.任何人員不得私自將公司掌握的信息資料進行復制、摘抄或轉(zhuǎn)借他人。
6.當客戶資料發(fā)生破壞、失竊等情況時，當事者要提交書面報告。
7.建立客戶信用信息數(shù)據(jù)庫，將收集到的客戶信息錄入，并由信用管理部門人員進行統(tǒng)一管理。
8. 交易解除后的客戶資料要以“交易中止”或者“交易過去”的資料里分別放入并整理。完全不可能恢復交易來往的資料，取得總經(jīng)理的同意后才可將其處理掉。
一、 建立完整的合同檔案，檔案資料包括以下內(nèi)容：
1、 談判記錄，可行性研究報告和報審及批準文件;
2、 對第一文庫網(wǎng)方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照，營業(yè)執(zhí)照，事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件;
3、 對當事人展約能力證明資料復印件;
4、 對方當事人的法定代表人或何婷承辦人的職務資格證明，個人身份證明，介紹信，授權(quán)委托書的原件或復印件;
5、 我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復印件;
6、 對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;
7、 雙方簽訂或展行合同的往來電報，電傳，信函，電話記錄等書面材料和視聽材料;
8、 登記，見證，鑒證，公證等文書資料;
9、 合同正本，副本及變更，解除合同的書面協(xié)議;
10、 標的驗收記錄;交接，收付標的，款項的原始憑證復印件。
二、 公司所有合同都必須按部門編號;信用管理員負責建立和保存合同管理臺帳。
三、 合同承辦人辦理完畢簽訂，變更，履行及解除合同的各項手續(xù)
后一個月內(nèi)，應將合同檔案資料移交信用管理員。信用管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。
四、 各部門應與每年的一月十日和七月十日錢將本公司管轄范圍丙
上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表報送公司信用管理機構(gòu)。各部門應與每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上年度信用管理情況分析報告報送公司信用管理機構(gòu)。
五、 建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表，客戶調(diào)查表，
客戶信用審批表，回復客戶的標準函，客戶信用表單，授信資料，年審評價報告等，并附客戶概況，付款習慣，財務狀況，商賬追討記錄，往來銀行，經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。
六、 客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標明查閱人，查閱客戶
名稱，查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間，歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄露要追究相關(guān)當事人的責任。
七、 配備大專以上學歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務的能力和經(jīng)驗的人員
專(兼)職檔案管理員。檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓，考核合格后方可上崗。
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