在不斷發(fā)展的社會中，我們使用制度的場合越來越多，制度具有合理性和合法性，它能起到規(guī)范行為的作用，可以激勵員工干勁。下面是小編整理的采購部門規(guī)章制度，僅供參考，希望對你有所幫助。
一、目的
加強采購業(yè)務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務的質(zhì)量和經(jīng)濟效益。
二、范圍
本制度適用于公司所有物品(原材料、輔料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品)或勞務(技術、服務等)的采購。
三、職責
3.1市場部根據(jù)銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關部門。
3.2生產(chǎn)技術部根據(jù)市場部銷售計劃，編制原輔材料需求清單。負責制版、模具、量板等外包產(chǎn)品、技術服務以及其它外協(xié)業(yè)務采購申請及計劃的編制。
3.3供應部根據(jù)生產(chǎn)部門報送的材料需求清單，核實倉庫存量，結合材料庫存安全定額，編制采購計劃，報經(jīng)總經(jīng)理批準后組織采購。
3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。
3.5設備工程部依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計劃、設備運行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。
3.6各物品、勞務需求部門根據(jù)需求物品或勞務的性質(zhì)和權屬向辦公室、生產(chǎn)技術部、供應部、設備部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準。
3.7分管副總負責權限內(nèi)的采購審批和超出權限的采購初審，總經(jīng)理負責生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計劃的審批。
3.8財務部負責日常采購的價格審查，負責對價值10萬元以上的采購組織或上報集團公司進行招標。
3.9質(zhì)量部負責原材料、輔料的驗收，設備部會同生產(chǎn)技術部負責備品備件、設備、監(jiān)視和測量工具及維修等勞務的驗收。
3.10各采購經(jīng)辦人負責索要發(fā)票、辦理結算，并對發(fā)票的真實性和合法性負責。
四、采購作業(yè)操作規(guī)程
4.1物資采購的計劃、申請與審批
4.1.1授權的請購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的采購計劃，報分管經(jīng)理審核。
4.1.2經(jīng)分管副總初審后的月度采購計劃報財務副總審批后執(zhí)行。
4.1.3未列入月份采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需根據(jù)需求物品或勞務的性質(zhì)和權屬向辦公室、生產(chǎn)技術部、供應部、設備部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管副總或總經(jīng)理批準。
4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經(jīng)分管副總簽署意見報總經(jīng)理審批后實施。
4.1.5采購計劃或申請應列明采購物品或勞務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。
4.2采購比價
4.2.1采購部門在采購前須將采購計劃或申請，交財務部進行比價;在提交采購計劃或申請的同時，采購部門應對新采購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯(lián)系資料，有財務部隊提供的供應商(但不僅限于)進行詢價或?qū)嵉卣{(diào)查。
4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單臺(套)設備的采購需召集三家以上的供應商報價，進行比價;10萬元以上的必須采取招標方式采購。
4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價采購，公司根據(jù)市場行情每年至少舉行2次招標，確定采購價格和供應商，一經(jīng)通過招標確定價格，只能在定標價格基礎上根據(jù)市場行情下調(diào)，不能上浮;如屬國家政策調(diào)整等客觀原因所致采購價格上漲，并且采購物資屬供不應求的賣方市場，價格可以上調(diào)，但必須經(jīng)過總經(jīng)理辦公會研究同意后才能執(zhí)行。
4.2.4國家明碼標價壟斷經(jīng)營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業(yè)性服務收費不實行比價程序，物價審計只對采購物品或勞務的價格、收費標準、數(shù)量、質(zhì)量的真實性進行審查。
4.2.5所有采購業(yè)務應景物價審查后方可報總經(jīng)理簽批報銷。
4.3采購實施及物資驗收
4.3.1公司的采購業(yè)務統(tǒng)一由供應部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。
4.3.2供應部門應根據(jù)生產(chǎn)技術部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數(shù)量編制采購計劃，報分管副總批準后執(zhí)行。
4.3.3供應部門根據(jù)批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財務部、質(zhì)量部、生產(chǎn)技術部等相關部門進行會審，采購合同應包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。在采購合同有效期內(nèi)，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經(jīng)過總經(jīng)理批準可以與供貨商簽訂《調(diào)價協(xié)議》，并報請財務部門備案。
4.3.4采購物資運到本公司時，先由供應部門對照核對采購計劃，經(jīng)確認無誤后開具《請驗單》交質(zhì)量部或設備部進行質(zhì)量檢驗，質(zhì)量部、設備部在驗收條件允許的范圍內(nèi)組織物資檢驗，并出具檢驗報告單，檢驗合格的物資由保管點數(shù)入庫并辦理入庫手續(xù)，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。
4.4結算
4.4.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執(zhí)行。
4.4.2無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結算付款時均需由供應部門填開《采購付款申請單》，連同有關憑證報經(jīng)財務部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，出納人員方可付款。
4.4.3財務部在對采購物品結算付款時，應當認真審核《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關單證，賬目結算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務制度規(guī)定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續(xù)。
4.4.4出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。
五、責任
5.1不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負責處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔。
5.2經(jīng)審批的采購計劃和申請，負責采購的部門和人員應在規(guī)定采購期限內(nèi)采購到位，因沒有人到責任不能按時采購而影響正常經(jīng)營的，沒發(fā)現(xiàn)查實一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的40%。
5.3未經(jīng)比價即進行采購的.，采購價格明顯高于比價結果的，價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利;或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高;經(jīng)查實后采購人員承擔相應損失，損失額在5000元以上的責令其下崗。
5.4物品使用部門(車間)必須依據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)管理實際需要，認真按照4.1.5條之規(guī)定填制購物申請單。填寫不規(guī)范，導致無法確認請購物資須知信息的，采購部門有權拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。
5.5供應部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質(zhì)、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟損失的，應負相應的經(jīng)濟賠償責任。特別是結算過程中產(chǎn)生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。
5.6財務部必須認真履行審核監(jiān)督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經(jīng)理匯報有關事情真相，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。
5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)量要求進行質(zhì)量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時，必須及時報告采購部門(必要時直接報告總經(jīng)理)處理。嚴禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟和行政處分。
5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負責。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應當及時向有關部門報告(必要時直接報告總經(jīng)理)，同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應負經(jīng)濟賠償責任。
六、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，自本制度執(zhí)行之日起，原有相關規(guī)定同時廢止。
一、請購極其規(guī)定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門；
請購物品所屬項目
請購的用途
請購的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量
請購物品的樣品、圖紙和技術資料
請購物品的需求時間
請購如有特殊請備注
請購單填寫人
請購部門主管
請購單審核人
采購副總審核
財務審核人
公司總經(jīng)理
3、請購單及其提報規(guī)定
請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核審核批準后報采購部門；
請購部門在提報申請單時應要求采購部接收人簽字并備份；
涉及的請購數(shù)量過多時可附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；
遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領導不在的情況下可以電話請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認后手續(xù)后補
如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明
請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點
采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；
接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲值積壓的物資不采購的原則；
通知倉庫管理人員核查該物資是否有庫存；
對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發(fā)規(guī)定
對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；
無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門。
重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
三、詢價及其規(guī)定
1、詢價前應認真查看請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通；
2、屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中采購；
3、詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
4、比價采購的`單位均應具備一定的資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資的能力；
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認；
2.對于合格供貨商的價格水平進行市場分析，是否價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
五、合同的簽訂及其規(guī)定
1、合同正文應包含的要素
（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
（2）采購物品的規(guī)格、名稱、數(shù)量、單價、總價及合同金額，清單、技術文件與確認圖紙是合同部可分割的部分；
（3）付款方式
（4）工期
（5）質(zhì)量保證期
（6）其他約定
2、合同簽訂及其規(guī)定
（1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
（2）擬定合同條款時一定將各種風險降至最低；
3、合同執(zhí)行
（1）已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及相關領導；
（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保證質(zhì)量，按時履約；
（3）合同在履行期間應按照雙方約訂嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；
六：報驗與入庫
1、供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時通知質(zhì)檢部門進行驗收；
2、標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。
為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，采購流程管理制度。
一、請購及其規(guī)定
1．請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2．請購單的要素
完整的請購單應包括一下要素：
（1）請購的部門；
（2）請購物品所屬項目；
（3）請購的用途；
（4）請購的物品名；
（5）請購的物品數(shù)量；
（6）請購的物品規(guī)格；
（7）請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；
（8）請購的物品的需求時間；
（9）請購如有特殊需要請備注；
（10）請購單填寫人；
（11）請購部門主管；
（12）請購單審核人；
（13）采購副總審核；
（14）財務審核人；
（15）公司總經(jīng)理。
3．請購單及其提報規(guī)定
（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；
（2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；
（3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表）的格式填寫提報；
（4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；
（5）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；
（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；
（7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。
（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。
（9）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。
4．公司物資請購單的提報部門
（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；
（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；
（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點
（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；
（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；
（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發(fā)規(guī)定
（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
（2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；
（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
3、采購周期的規(guī)定
（1）單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過5天；
（2）單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天
（3）單次采購金額預算在20萬元以上的項目采購部自行招標采購，采購周期不應超過40天；
（4）單次采購金額預算在100萬元以上的項目可委托代理招標公司代理招標，采購周期不應超過60天；
（5）請購部門應按照以上（1）—（4）條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因；
（6）遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略；
三、詢價及其規(guī)定
1．詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的`與請購部門溝通；
2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；
3．對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；
4．所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構詢價；
5．對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
6．遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領導批準方可詢價或發(fā)放標書；
7．詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
8．除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在20萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；
9．比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；
10．比價采購或招標采購應按照附表五（材料或設備詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價；
11．在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1．對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認；
2．對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3．收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格；
4．重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；
5．參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。
五、比價、議價結果匯總
1．比價比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；
2．比價、議價結果匯總應按照附表六（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3．如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規(guī)定。
1．合同
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。
（1）合同正文應包含的要素
1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；
3）包裝要求；
4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；
5）付款方式；
6）工期；
7）質(zhì)量保證期；
8）質(zhì)量要求及規(guī)范；
9）違約責任和解決糾紛的辦法；
10）雙方的公司信息；
11）其他約定。
（2）合同簽訂及其規(guī)定
1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；
3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；
4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；
5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；
6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；
7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調(diào)試服務款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。
8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；
9）違約責任一定要詳細、具體；
10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；
11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；
12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；
13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
七、付款及合同執(zhí)行
1．付款規(guī)定
（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司《修造船公司材料采購付款及報銷流程V1修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權限及管理制》中的相關規(guī)定執(zhí)行；
（2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；
（3）按照貴司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；
（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。
2．合同執(zhí)行
（1）已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；
（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；
（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；
七、報驗與入庫
1．報驗
（1）供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收；
（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行；
（3）達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收；
（4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應負主要責任；
（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。
2．入庫
（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；
（2）合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；
（3）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；
（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；
（5）外協(xié)加工件應按照原材料入庫；
（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務按照公司財務規(guī)定不入庫。
1.公司采購合同的內(nèi)容
公司采購合同的條款構成了采購合同的內(nèi)容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
(l)商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
(2)商品的質(zhì)量和包裝
合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。
(3)商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結算方式和結算程序。
(4)交貨期限、地點和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。
(5)商品驗收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的`辦法、期限和地點。
(6)違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;
②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨;
③逾期發(fā)送商品。
購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
(7)合同的變更和解除條件
合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。
此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
2.采購合同的簽訂
(l)簽訂采購合同的原則
①合同的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產(chǎn)，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業(yè)。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。
⑤當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
⑥采購合同應當采用書面形式。
(2)簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：
①訂約提議。
訂約提議是指當事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內(nèi)不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內(nèi)受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內(nèi)容反復協(xié)商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續(xù)。
⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。
有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
3.公司采購合同的管理
采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
(l)加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設置專門機構或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。
(3)處理好合同糾紛
當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
(4)信守合同，樹立企業(yè)良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行，而且也關系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。
20__年已經(jīng)到來了，臨近年初，我感覺有必要對自己的工作做一下工作計劃。目的在于吸取教訓，提高自己，以至于把工作做的更好，自己有信心也有決心把明年的工作做的更好。下面是我個人的工作計劃：
一、通過日常工作積累加強對工作崗位的認識
一直以來采購員的工作是服務于生產(chǎn)，它的任務就是以最低的采購成本提供滿足質(zhì)量、數(shù)量、交貨期三大條件。換句話說，生產(chǎn)就是采購員的客戶，質(zhì)量、數(shù)量、交貨期就是生產(chǎn)的要求。生產(chǎn)的三點要求對采購員來說是三點責任：向誰買，買多少，何時買。
我作為一個采購員最終的價值是采購成本的控制，采購成本直接影響公司收益。所以我始終堅持以滿足生產(chǎn)為目的、以貨比三家為前提、以質(zhì)量把控為原則，做好每一筆采購，做到物有所值，物有所用。嚴格按采購計劃采購，做到及時、適用，合理降低物資積壓和采購成本。對購進物品做到票證齊全、票物相符，報賬及時。
二、明確崗位職能，認真做好采購工作
在“明確目標，勇于負責，主動配合，公司滿意”的觀念下，積極的落實采購工作要點和月度采購計劃制定工作。
三、根據(jù)公司需求，挑選優(yōu)秀供應商
選擇供應商是采購工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，直接關系到所采購產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、服務等方面，所以選擇一個優(yōu)秀的供應商對于我的工作來說非常重要。我將通過以下途徑來選擇：
1、公開征求的方式
以公開招標的方式來尋找供應商，使符合資格的供應商有參與投標的機會。不過通常比較少用此種方式，因為這是被動地尋找供應商，換言之，若最適合的供應商不主動來投標，恐怕就會失去公開征求的意義。
2、通過同行業(yè)介紹
所謂“同行是冤家”是指業(yè)務人員之間，因為彼此間爭奪客戶，爾虞我詐;反之，同行的采購人員倒是“親家”，因為彼此可以聯(lián)合采購或互通有無。
3、市場尋找
經(jīng)過挑選，建立長期合作單位供應商。
四、積極適應和遵守公司制度，進一步加強工作責任感
今年以來，公司的各項規(guī)章制度將得到進一步完善，本人要積極適應這種情況，以公司各項先行的規(guī)章制度和崗位職能為準則加強工作責任感，及時做好本人的各項工作，為公司做好本人力所能及的工作。
即將開始下半年來的工作，這讓我感覺非常的充實，酒店的采購工作還是需要做得更加到位的，即將開始的下半年在這一點上面其實非常的明確的，做的細致一點才是關鍵的，我堅定的相信這些都是能夠規(guī)劃到位的，對于采購工作我非常的喜歡，經(jīng)常能夠在工作當中看到自己的變化，也能夠從這個過程當中積累足夠的知識，對于這下半年的工作還需有個規(guī)劃。
我作為酒店采購，其實還是有很多事情是需要做的更加到位，在下一階段的工作當中我本著積極樂觀的心態(tài)去做好自己的本職工作，這是對自身能力的一個提高，下半年還是會出現(xiàn)更多的挑戰(zhàn)等著我去做，我也Liu_ue86.COM做好了準備，下半年的工作當中我認為我是需要進一步提高能力的，我在這方面準備的還是不夠充分，有些事情需要給自己一個方向和目標，上半年其實是做好的一些計劃，但是隨著工作上面的變故現(xiàn)在有些規(guī)劃也是變動了很多，所以說還是需要給自己的一個更加清晰的方式去落實好這些細節(jié)。
下半年或許會有更多的事情等著大家去做好，我們酒店采購工作并不只有我一個，但是我需要進一步提高自己，我的工作經(jīng)驗相比之下反而就不是那么豐富了，所以我需要去落實的東西就更加的多，激發(fā)自己的能力，還是需要保持一個好的心態(tài)才是，周圍有一些同事是我要去學習的，雖然說有些事情自己也是經(jīng)歷過，但是做到了什么程度還是需要細細斟酌的，在未來的一段時間的工作當中這些是我應該去鉆研的，下一階段會有很多事情是我需要去做好的，一點點的積累自己的專業(yè)能力這一點毋庸置疑，我也肯定會落實到位，我堅定的相信這是可以維持好狀態(tài)，現(xiàn)在我也不斷的在積累，酒店采購的這份工作其實相對而言需要細心。
即將到來的下半年是有很多我應該去做好的，我打算去學習更多的采購知識，關于這方面的書籍我也會去多多看一些，再有就是我會提高自己采購方面得勁經(jīng)驗，我們酒店還是有很多這方面優(yōu)秀的同事，緊密的維護供應商的關系，把控好采購物品的質(zhì)量，讓供應商跟我們一起合作互贏，這是接下來我著重努力的地方，我會持續(xù)去做好這份采購工作，讓我們酒店的采購工作更加優(yōu)秀，提高自己能力，嚴格的把控質(zhì)量，很是期待下半年的工作。
第一章總則
為了進一步加強公司制度管理，健全企業(yè)采購管理制度，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證采購工作的正?；?、規(guī)范化，特制定此制度。
第二章采購原則
采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。
采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。
一般日常辦公用品及其它消耗用品由財務部和行政后勤人員負責采購。
急用、小金額采購可以口頭向部門負責人、董事會領導匯報后先行購買，購回物品經(jīng)行政人員驗收后再到財務部報銷。
采購時應盡量要求供應商開具發(fā)票，采購金額達500元以上（含500元）一律需出具發(fā)票。
第三章采購程序
一、采購申請
采購前，采購經(jīng)辦人依照所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項填寫“采購申請單”。
緊急采購時，可在“采購申請單”上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。
若撤銷采購，應立即通知財務部或行政后勤人員，以免造成不
必要的損失。
二、采購流程
采購經(jīng)辦人在“采購申請單”內(nèi)需填寫所購物品的估算價格、數(shù)量和總金額。
各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把“采購申請單”交到財務部進行審核，報總經(jīng)理審批后，方能進行采購。
第四章采購經(jīng)辦人職責和行為規(guī)范
一、采購經(jīng)辦人職責
建立供應商資料與價格記錄。
詢價、比價、議價及定購作業(yè)。
所購物品的.品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交貨進度的控制。
做好每次的采購記錄及對帳工作。
一、采購經(jīng)辦人行為規(guī)范
采購經(jīng)辦人應本著質(zhì)優(yōu)價廉的基本原則，經(jīng)過多方詢價、議價、比價后填寫“采購申請單”。
采購經(jīng)辦人應盡職盡責，不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反原則做出不適當行為者，給予辭退，情節(jié)嚴重者提交公安機關處理。
第五章附則
一、各部門需要采購時，須按上述審批手續(xù)和流程采購執(zhí)行。
二、本制度經(jīng)董事會和總經(jīng)理審批核準后實施。