在我們日常學習和工作生活中，能夠使用制度的機會越來越多，制度具有合理性和合法性，能起到良好的規(guī)范作用，提高工作效率。下面是小編整理的企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，僅供參考，希望對你有所幫助。
為了提高公司經營運作，加強產品市場的開發(fā)維護，以及進一步提升公司的形象，提高銷售工作的效率，特制定本流程與制度。所有的銷售人員以及相關人員均應以本流程與制度為依據開展工作。
第一章 管理制度
一、考勤制度
1、工作時間9：00―18：00
2、按規(guī)定時間遲到早退者1元分鐘，凡事先未辦請假手續(xù)而無故缺勤或請假未準即私自休假者為曠工，除被違紀處罰及扣除當日工資外，另按公司罰款處理，曠工三天或以上者，視自動離職。
3、提前離開崗位必須征得銷售經理或銷售主管的同意，否則根據情節(jié)可按早退或曠工處理，同上條規(guī)定一并累計計算。
二、請假制度
1、如遇病、事假，提前向主管請假，填寫員工請假條，再由主管上交銷售經理簽字批準，最后將請假條交由財務保管。
2、病假超過兩天者需提供醫(yī)院證明。
三、輪休
1、原則上每人每周休息一天（周一至周五選一天），如遇特殊情況不能休息，由銷售主管統(tǒng)一安排調休。
2、同一崗位工作人員分開休息，以保證工作的順利開展；
3、值班情況
4、如員工在規(guī)定時間以外加班，員工應根據工作需要服從公司安排。公司以年調休方式給予補償，如員工個人自愿加班，視情況而定。
四、日常管理制度
1、工作人員上班期間要佩帶工作證；
2、注意保持個人衛(wèi)生及桌面整潔（每天值日人員要負責當天辦公室內的整體衛(wèi)生）；
2、客戶接待過程中，嚴格按照接待流程進行介紹，務必實事求是，不得對客戶擅自許諾，不得誤導客戶；
3、客戶接待完畢后，必須做客戶信息登記。
4、上班時間禁止吃零食、看書、看報、瘋鬧及高聲喧嘩，禁止和客戶洽談區(qū)抽煙、化妝、玩手機；
5、有客戶在場，禁止談論與工作無關的話題；
6、不允許用公司座機接打私人電話，接私人電話時簡明扼要，不許煲電話粥；
7、保管好個人辦公用品（包括電腦）。
第二章 銷售部工作流程
一、銷售部人員及崗位職責：
負責人：許景峰
1、渠道銷售部的管理；
2、公司產品的市場開發(fā)、客戶管理和產品銷售組織工作。定期組織市場調研，收集市場信息，分析市場動向、特點和發(fā)展趨勢，制定市場銷售策略，確定主要目標市場、市場結構和銷售方針，報總經理審批后組織實施。
3、部門員工招聘，錄用，培訓，解聘；
4、培訓和造就一支專業(yè)銷售隊伍；
5、制定、優(yōu)化部門各項業(yè)務流程并監(jiān)督貫徹實施；
6、制定部門績效考核制度，交由總經辦審批執(zhí)行；
7、年度費用預算控制及執(zhí)行。
銷售主管：吳聲亮
1、網絡銷售部管理；
2、店面零售管理；
3、售后處理；
4、協助許總完成各項工作；
5、處理突發(fā)事件。
助理:杜燕針
1、協助主管完成工作；
2、負責店面零售接待；
3、接收每天退回快遞，登記核對；
4、打印每日發(fā)貨單與快遞單并核對；
5、協助主管和銷售人員輸入、維護、匯總銷售數據，每日下班前統(tǒng)計并交由財務；
淘寶售前客服：孟小容 韓光華 周區(qū)桃
1、負責網店接待；
2、引導顧客購買產品；
3、打印每日發(fā)貨單與快遞單（如果時間允許）；
4、接聽來電，為預約安裝客戶排隊，避免時間沖突。
售后服務：吳聲亮
二、接待
(一)、顧客到門店：顧客到門店時由銷售主管或助理接待；
1、“先生女士您好”“請喝水”“請坐”；
2、“請問您要買行車記錄儀嗎？”；
3、向顧客介紹產品；
4、當顧客提出質疑時：“您的擔心我們很理解，是這樣”；
5、當客戶提出自己不熟悉的問題時：“對不起，這個問題我不是很清楚，我給您咨詢一下，您稍等”；
6、客戶提出優(yōu)惠，隨機應變（以數據包為依據）；
7、顧客付款時，由主管開出庫單，一式三份，客戶一份，一份底單，另一份交由小胖取貨，并做好銷售和出庫登記，現金和出庫單暫時由主管保管，每日下班前統(tǒng)計好一并交給財務；
8、顧客如果需要安裝，由技術部人員為客戶安裝。
（二）、顧客電話咨詢
1、使用電話不得使用免提；
2、每一位工作人員都有義務接聽電話，如顧客來電長時間沒有給與應答，電話接聽后，首先要向顧客致歉，取得顧客的理解；
3、電話要在鈴響2～3下內接起，接聽電話使用普通話，先問“您好，上海兄盟貿易有限公司?！苯Y束時要說如“祝您快樂”的話語，尤其是節(jié)假日的時候要向顧客送上節(jié)日祝福；
4、如果顧客來電是預約安裝的，要在我們的‘預約安裝登記表’上做好顧客信息的記錄，為顧客預約時間排隊；
5、如果顧客來電是要求售后處理的，把電話轉接給主管，由主管來解答；
6、切記接聽電話要做好記錄。
三、網店銷售
（一）、售前
1、通過聊天軟件，解答顧客提問，要用禮貌用語，如“您”、“請”“親”等，忌諱對顧客直接講“不”“不行”“不可以”；
2、處理客戶要求，引導顧客進行購買，促成交易，處理訂貨信息；
3、如客戶問到發(fā)票能否和貨物一起郵寄過去，回答客戶“我們是這樣的，如果您要開具發(fā)票，我們會在您收到貨物并點擊確認收貨后，確認機器沒有問題，在每個月月底統(tǒng)一寄出！”如果客戶一定要求一起寄過去“您稍等，我問下財務人員”；
4、如值班人員在值班期間接到售后問題，一律告知顧客“親，實在不好意思哦，我們的售后工作人員已下班，請您明天在上班時間聯系我們的`售后）；
5、關于發(fā)貨時間：快遞公司每日下午17:00定點取貨，每日17：00前付款的訂單，最快當日可安排發(fā)貨，17：00之后的訂單順延至次日發(fā)貨！如因聚劃算或淘寶大型活動引起銷量暴漲，發(fā)貨會稍有延時；
6、快遞說明:本店快遞包括：圓通、中通、順豐，可以根據情況進行選擇。包郵產品的只包中通和圓通快遞，發(fā)順豐需加10元，不包郵產品請以頁面郵費為準；
7、快遞查詢：我們是集中發(fā)貨，在客戶付款后的次日晚上可以查看發(fā)貨狀態(tài)，若未發(fā)貨，請客戶不要著急，我們會在客戶付款后的1-3個工作日內為盡快發(fā)出。如遇臨時斷貨情況，可能會延遲發(fā)貨，我們會安排客服人員及時通知；
8、區(qū)域不到:本店包郵產品默認圓通，如圓通不到，將自動轉發(fā)中通或者EMS.
9、本店物流無法到達區(qū)域：中國香港、中國澳門、中國臺灣，中國黃巖島。
10、關于贈品問題：嚴格按照數據包要求來贈送贈品，如客戶有特殊要求，向主管申請。
11、關于團購：如果有客戶要求團購，在價格方面如果不清楚可以及時向主管詢問，避免跑單現象發(fā)生；
12、關于零售價格：嚴格執(zhí)行公司規(guī)定的單品零售價，不能超過規(guī)定的單品最低價。如有疑問，聯系客戶主管；
13、向顧客確認訂單信息；
14、處理訂貨信息；
（二）、售中
1、每天打印兩次發(fā)貨單和快遞單，早上上班10點前打印前一天下午5點至第二天早上的，下午4:30開始打印當天的發(fā)貨單和快遞單，由助理負責，并核對（核對時特別注意有沒有客戶申請退款，如果存在退款情況，及時跟客戶主管聯系處理，避免重復發(fā)貨），最后單子交由小胖配貨發(fā)貨；
2、發(fā)貨前，按照要求對貨物產品進行包裝；
3、清點庫存；
4、當天訂單發(fā)完后，所有快遞底單以及發(fā)貨單（黃聯）統(tǒng)一交由小胖進行整理，規(guī)整。
（三）、售后
一般售后問題
1、主管在接到顧客售后服務申請時，為顧客對出現的問題進行解答，避免沒必要的退貨，如需顧客一定要求退貨，詢問顧客機器的.sn碼并記錄好，除此之外還要記錄客戶的旺旺號、申請售后的時間，以及機器的問題或退貨的原因；
2、主管把服務狀況，處理結果記錄好；
退貨（換貨）流程
1、客戶提出申請，由銷售員向主管確認；
2、記錄退貨信息；
3、由助理簽收所退貨物，并對貨物進行核對，確保貨物配件齊全無損壞，然后交由小胖簽字對貨物進行處理，并登記處理結果。如需退款，申報財務給予退款；
4、如需再次發(fā)貨的，交由小胖辦理退貨換貨等手續(xù)。
關于退換貨情況：
1、如果了解后確定是質量問題，同意給顧客退貨；
2、如果是顧客不滿意，我們首先要知道是什么原因使顧客不滿意，能彌補的就彌補，顧客實在接受不了的，就給予退貨，吸取教訓；
3、如遇顧客因遲收到貨物要求退快遞費的，向顧客解釋原因，可以說“我們按時發(fā)貨了，可能是快遞公司臨時出了小狀況，所以可能導致時間上耽擱了，希望親理解?！比绻俏覀冨e發(fā)了快遞公司，申請財務退給顧客郵費差價；
4、顧客退貨必須保持外包裝、配件、質保卡及其完整的主機的完整寄回；
5、顧客退貨要保證退貨記錄儀未開機，記錄儀屬于特殊商品，開機將無法支持七天無理由退換貨；
6、如商品無質量問題，由于顧客的主觀原因需要退款，需要承擔商品的來回運費(包括包郵商品)；
7、如商品不在七天無理由退換貨范圍內，我們有權力拒絕退換!
關于退差價要求
1、如遇退差價的顧客，可以溝通以贈品代替差價，或下次購物給予優(yōu)惠；
2、如拍下未發(fā)貨，拍下商品降價，客戶要求退差價，按調整完之后的價格退給客戶差價；
3、如商品拍下，已經交付第三方物流，商品降價，差價將不能退還!
一、總則
1、為規(guī)范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統(tǒng)與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執(zhí)行。
3、公司文件由辦公室統(tǒng)一管理和存檔。
一、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內行文：公司內部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。
三、內行文的管理
1、內行文的范圍：
凡是以公司名義對內發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文范圍。
2、內行文的編號
1、目的：
為適應公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法。“條例”一般應用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉發(fā)上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。
5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。
5.6對外發(fā)函適用于公司因某項事情對外部機構或個人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。
5.10批復：答復請示事項用“批復”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式；6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。
6.3文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；
6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。
6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【__】號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【__】號
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【__】號
6.5.4財務部發(fā)文瑞普財字【__】號
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【__】號
6.5.6質管部發(fā)文瑞普質字【__】號
6.5.7營銷中心發(fā)文瑞普銷字【__】號
6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發(fā)人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距?！皥笏汀睘樾枰私獯宋募目偙O(jiān)級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的.部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規(guī)定的時間內按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容；
6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；
6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規(guī)范；
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應按照應用文標準格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統(tǒng)計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門主管領導（經理、總監(jiān)）審核→公司主管領導（總監(jiān)、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文：
擬稿人→部門經理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批準后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關支持性文件。
9.4.1文件頁面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式
(一)總則
為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二)文件管理
內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:
①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;
②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
③經理辦公室各種專業(yè)例會記錄;
④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;
⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;
⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的`音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
2、業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第一章總則
第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法杈益，滿足境外資產監(jiān)管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律法規(guī)，制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國境內企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構等(以下統(tǒng)稱境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產、經營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的基礎上，本著有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產關系為紐帶，實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統(tǒng)和安全。
第五條投資主體或母公司在設立境外單位時應當在公司章程或協議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。
第二章管理職責與人員
第六條各級檔案行政管理部門根據職責負責境外檔案工作的監(jiān)督、指導;外交部和我駐外使領館按照工作職責，結合實際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協助;國家商務主管部門、發(fā)展改革部門、國有資產監(jiān)督管理部門應當將境外檔案工作納入境外投資、資產、合作項目管理內容;海關為境外檔案出入境提供通關便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關總署共同制定并實施。
第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)督、指導。
第八條境外檔案工作應當有明確的分管領導、歸口管理部門、專職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內容：
(一)編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業(yè)務交流工作;
(六)負責境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務培訓;一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務。崗位變動時，應當及時辦理文件材料移交手續(xù)，并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業(yè)務工作流程，納入業(yè)務工作或項目計劃，納入業(yè)務部門職責范圍和業(yè)務人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區(qū)及中華人民共和國法律法規(guī)，結合境外業(yè)務實際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營業(yè)務發(fā)生較大變化的，應當及時修訂完善。
第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時收集整理，按規(guī)定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：
(一)歸檔文件材料形成符合有關技術標準，完整、準確、系統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說明。
(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關要求。
(四)非紙質文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。
第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開發(fā)、產品及業(yè)務、會計、人事等各類文件材料，參照國內同類文件材料的歸檔時間并結合境外業(yè)務實際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個月內報投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務信息系統(tǒng)應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求