在不斷發(fā)展的社會中，我們需要使用制度的場合越來越多，制度具有合理性和合法性，能在一定程度上約束行為，提高工作效率。下面是小編整理的公司會議室管理制度，僅供參考，希望對你有所幫助。
第一章 目 的
為進(jìn)一步加強會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定。
第二章 定 義
會議室指的是1個大會議室和1個小會議室。
會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的`場所，不做其它用途。
第三章 會議室使用規(guī)定
1. 2個會議室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理；
2. 部門或個人需要使用會議室時，需提前一天向行政部提出申請并填寫《會議室預(yù)約使用登記表》，經(jīng)行政部準(zhǔn)許后方可使用。臨時性使用會議室，必須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人同意。
3. 使用原則：先申請，后使用。沒有經(jīng)過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓已申請使用會議室的部門或個人。
4. 按申請的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。
5. 遇公司層級的緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議。
6. 部門及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達(dá)會議室的，行政部有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。
7. 部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時，請及時通知行政部，如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。
8. 任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用。
9. 會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時關(guān)閉電源、空調(diào)。
10.如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。
一、制訂的目的
為加強會議室的管理，對會議室的管理更加規(guī)范，特制定本管理制度。
二、會議室使用管理
1、會議室使用管理由公司廠辦協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)，并實施監(jiān)督。
2、為了避免會議發(fā)生沖突，各單位使用會議室需提前1天與廠辦人員電話確認(rèn)登記，以便統(tǒng)一安排。
3、未經(jīng)允許，會議室不得挪借他用。
4、非參加會議及培訓(xùn)的人員，未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入會議室。
5、臨時召開的公司級緊急會議需要占用會議室時，由廠辦人員進(jìn)行協(xié)調(diào)布置。如遇到會議之間發(fā)生沖突，要堅持局部服從整體的原則，公司會議優(yōu)先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
6、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人員等；
7、開會期間，請愛惜會議室的設(shè)備及物品，不得擅自使用和操作，挪用的'桌椅等設(shè)施要及時歸位。
8、會議結(jié)束后，會議主持人負(fù)責(zé)安排及時整理會議場地，關(guān)閉電器、電源設(shè)備等，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時上報廠辦，以便及時修理，保證其他會議的準(zhǔn)時進(jìn)行。損壞辦公室用品（如：水壺、暖壺、杯子等）有使用單位進(jìn)行賠償。
9、會議室的使用部門，要保持室內(nèi)清潔，使用完畢后及時清理打掃，將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用。
10、嚴(yán)禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會、大聲喧嘩等。
11、衛(wèi)生間使用后立即沖洗。
12、室內(nèi)物品未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用。若要借用會議室內(nèi)的物品，需填寫物品借用申請表，并要及時歸還原處。
13、會議結(jié)束后關(guān)閉電源、電器、門窗；保持會議室整潔干凈。
14、若出現(xiàn)物品損壞不賠償或故意損壞物品、未遵守會議室使用規(guī)定則廠辦對其追責(zé)。
為規(guī)范視頻會議的使用，保證視頻會議的順利進(jìn)行，特制定本管理制度，要求如下：
一、會議申請流程及標(biāo)準(zhǔn)
1、各職能部門召開的接口人視頻會議需填寫《視頻會議申請單》（見附件一），分管（副）總裁簽字后交至集團it部留檔，并將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人，視頻會議后如需要本部門以外的相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)助或者需要運營督導(dǎo)部進(jìn)行督導(dǎo)的，請抄送相關(guān)部門。
2、集團總監(jiān)級以上、分公司副總經(jīng)理以上或全國全員視頻會議均需提前兩個工作日填寫《視頻會議申請單》提交至總裁辦主任處，經(jīng)總裁辦主任批準(zhǔn)同意后，方可將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人，并將該申請單交至集團it部留檔。
3、總裁辦每季度召開一次全國（全員）視頻會議；
4、集團各職能中心所召開的全國總監(jiān)級以上視頻會議應(yīng)由集團總裁辦主任或運營督導(dǎo)總監(jiān)或培訓(xùn)總監(jiān)出席，相關(guān)職能部門積極做好后期配合工作。
5、全國全員伙伴視頻會議應(yīng)由集團培訓(xùn)中心召集，集團總裁辦主任以上領(lǐng)導(dǎo)主持，并由集團、地方公司it負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)設(shè)備的通暢。
二、會議設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)要求
1、各分公司it接口人必須準(zhǔn)備相應(yīng)設(shè)備，如：攝像頭、音箱、話筒（或者耳麥），如有缺失或運行不正常，需提前至少一天在當(dāng)?shù)刈孕胁少彶⒄{(diào)試，確保設(shè)備可用。
2、會議期間必須保證網(wǎng)絡(luò)通暢，開會使用的電腦帶寬需在4m以上，即實際下載速度需保證在200k以上；it接口人在會議開始之前需檢查當(dāng)?shù)胤止镜?#39;網(wǎng)絡(luò)狀況，必要時限制其他伙伴的網(wǎng)絡(luò)帶寬或直接斷開網(wǎng)絡(luò)。
3、集團it部應(yīng)提前建立好會議，以保證各分公司在會議召開前30分鐘可以進(jìn)入會議系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試。
4、各分公司必須根據(jù)會議通知的時間，準(zhǔn)時上線，it接口人需在會議召開前30分鐘調(diào)試完畢（由于目前大多分工司沒有專職it，如沒有把握在30分鐘內(nèi)調(diào)試完成，請?zhí)崆案嗟臅r間進(jìn)行調(diào)試，如有問題可詢問集團it部，務(wù)必保證在規(guī)定時間會議系統(tǒng)能正常使用）。
三、獎懲措施
以上事項請各分公司提前做好準(zhǔn)備，如在會議進(jìn)行中發(fā)現(xiàn)缺少硬件（沒有話筒、沒有視頻），或者沒有準(zhǔn)時上線的以及由于網(wǎng)絡(luò)狀況導(dǎo)致時常斷線或帶寬不夠的，一律作為缺席處理；分公司總經(jīng)理、分公司it、集團it將承擔(dān)三級連帶責(zé)任，各成長50元。若由于集團it部延遲建立會議導(dǎo)致各分公司無法進(jìn)入會議系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試，集團it成長100元。
本制度經(jīng)總裁辦審核批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行集團it部二〇一二年四月十日此文件自發(fā)布之日起執(zhí)行。
一、經(jīng)理辦公會議由經(jīng)理主持召開，公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人參加；
二、經(jīng)理辦公會的主要任務(wù)和內(nèi)容：
公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門交流工作情況，分析工作形勢，安排一個階段的工作；商討工作，作出決策；處理本公司及各監(jiān)理項目需要解決的重要問題；討論研究并決定本公司重要規(guī)章制度、各部門職責(zé)范圍、工作人員的福利待遇，人員需求等；研究決定本公司日常工作中的其它重要事項，以及經(jīng)理認(rèn)為需要召開經(jīng)理辦公會研究解決的問題；
三、經(jīng)理辦公會議事規(guī)程：
（一）經(jīng)理辦公會議題由辦公室負(fù)責(zé)收集、匯總，并報經(jīng)理確定。各部門需提交經(jīng)理辦公會研究討論的議題，應(yīng)在會前二天以書面材料送公司辦公室；
（二）公司領(lǐng)導(dǎo)在職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的問題，各部門之間能夠自行協(xié)調(diào)解決的問題，一般不提交經(jīng)理辦公會討論；
（三）凡需提交經(jīng)理辦公會研究的議題，議題提交部門必須事先在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上做好充分準(zhǔn)備，為會議提供準(zhǔn)確、可靠的決策依據(jù)。對需要會議做出決定的問題，議題提交部門必須有明確、具體的建議和意見；
（四）參會人員不準(zhǔn)私自錄音及整理會議記錄，不準(zhǔn)隨意傳播和擴散領(lǐng)導(dǎo)同志的講話和會議決定的問題。會議精神需要傳達(dá)報道時，必須報經(jīng)理批準(zhǔn)；
四、公司辦公室負(fù)責(zé)經(jīng)理辦公會的召集和組織工作，辦公室秘書作會議記錄并起草會議紀(jì)要；
五、會議決定的事項以會議紀(jì)要為準(zhǔn)。會議紀(jì)要為正式文件，有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。會議紀(jì)要由主持會議的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其他領(lǐng)導(dǎo)會簽。
六、辦公室要及時將會議決定的事項抄送有關(guān)單位和部門，并加強督查督辦工作，及時將落實情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報；
七、經(jīng)理辦公會議一般每月召開一次，也可根據(jù)工作需要不定期召開。會議具體時間由辦公室在會前通知有關(guān)參會人員。
第一章 總則
第一條 目的
加強公司會議紀(jì)律，規(guī)范議事日程，進(jìn)一步提高會議的質(zhì)量和效率。
第二條 原則
強調(diào)會前通知、會時簽到、會中記錄、會后落實四項要求。
第三條 適用范圍
適用于公司各種例會及專題會議。
第二章 職責(zé)
第一條 歸口部門
行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督該制度的執(zhí)行。
第二條 職責(zé)
1、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司級例會的組織及相關(guān)工作，負(fù)責(zé)部門例會及各種專題會議的監(jiān)督。
2、后勤部負(fù)責(zé)各種會議的會場安排、設(shè)備準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)管理保存所有會議紀(jì)要原件。
3、公司各部門負(fù)責(zé)本部門例會及主責(zé)專題會的組織及相關(guān)工作。
第三章 管理規(guī)定
第一條 會議分類
1、公司例會：原則上固定于每月1日下午17:00召開，要求公司總經(jīng)理、部門領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理及潛力店長以上者參加;
2、部門例會：原則上固定于每周五下午17:30召開，要求部門全員參加;
3、專題會議：指由相關(guān)部門(或人員)組織的針對專項問題的會議，會議時間、地點、參加人員由召集部門確定。
第二條 會議通知
1、會議召集部門需在會議召開前一個工作日發(fā)通知單給各參會部門(人員)，并同時抄送總經(jīng)辦、后勤部。未發(fā)通知單，會議召集部門負(fù)責(zé)人(或會議召集人)罰款50元。
2、例會時間固定，不需另行通知。如出現(xiàn)會議時間調(diào)整，公司級例會由總經(jīng)辦通知各參會人員，部門例會則由部門報總經(jīng)辦，并說明原因。未通知的，責(zé)任部門負(fù)責(zé)人罰款50元。
3、會議通知單需明確會議時間、地點、內(nèi)容和參會人員等。未按要求填寫，填寫人罰款20元。
第三條 會議準(zhǔn)備
后勤部負(fù)責(zé)會場安排、設(shè)備準(zhǔn)備，需在會前半小時準(zhǔn)備完畢。因準(zhǔn)備不充分影響會議召開的，相關(guān)責(zé)任人罰款20至50元。
第四條 會議紀(jì)律
1、會議組織部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)律的維護(hù)，準(zhǔn)備簽到表，組織參會人員簽到。未準(zhǔn)備簽到表，會議組織人罰款10元。
2、參會人員提前5分鐘到達(dá)會場進(jìn)行簽到。會議開始時，組織人收回簽到表。會后，組織人在簽到表上標(biāo)注遲到(注明到會時間)、未到人員。
3、參會人員如不能按時出席，需提前1天向會議組織部門請假并詳細(xì)說明理由，公司例會需向總經(jīng)辦請假。未請假或理由不充分的，視同缺席或遲到處理。
4、公司例會需部門經(jīng)理及副職參加，如部門經(jīng)理因故不能出席，需指派本部門主管級人員代替，并提前通知總經(jīng)辦。
5、無故缺席會議，罰款50元;遲到罰款10元。
第五條 會議記錄
1、會議組織部門安排專人進(jìn)行會議記錄，會后整理會議紀(jì)要，并于會后一個工作日內(nèi)，發(fā)各參會部門(復(fù)印件)，同時抄送總經(jīng)辦。原件(附簽到表)人事部存檔。未提交會議紀(jì)要的，會議組織人(或部門負(fù)責(zé)人)罰款30元。
2、會議紀(jì)要需參會主要人員簽字確認(rèn)。公司例會紀(jì)要由總經(jīng)理簽字，直接下發(fā);部門例會紀(jì)要由部門負(fù)責(zé)人簽字;專題會議紀(jì)要需參會主要人員(或部門)簽字。未簽字的，會議組織人罰款20元。
3、會議紀(jì)要按公司模板記錄，會議遲到、未到人員名單附后。未按要求編寫，會議紀(jì)要記錄人罰款10元。
第六條 處罰規(guī)定
行政部負(fù)責(zé)編制每月會議紀(jì)律處罰清單，每月1日報給總經(jīng)辦。
第四章 附則
第七條 例會如遇促銷節(jié)假日，召開時間相應(yīng)順延，具體時間等待通知。
第八條 本制度由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋及修訂。
第九條 本制度自發(fā)文之日起施行。
目的：為加強公司會議室管理，確保會議室的正常合理使用，特制定本規(guī)定:
一、會議室的'登記管理
各部門及顧客使用會議室需到有成客服部登記，填寫《會議室使用申請單》，并說明會議的相關(guān)情況。 會議室收費標(biāo)準(zhǔn)為：30元/小時，如需提供純凈水、制作會標(biāo)、臺卡或擺放水果等，要提前一天在《會議室使用申請單》中填寫具體數(shù)量及內(nèi)容，可由有成市場部負(fù)責(zé)采購及制作。顧客如果到公司來申請，總經(jīng)理確定后，需提前一天通知客服部，如需要準(zhǔn)備水果盤等，由拓展部門出資，市場部采購。
二、會議室的使用管理
凡是要使用會議室的部門及顧客要提前填寫《會議室使用申請單》，申請部門會前到客服部領(lǐng)取會議室鑰匙，會后及時交回客服部，以便統(tǒng)籌使用。 各部門及顧客在會議期間應(yīng)宣導(dǎo)與會人員愛護(hù)公共設(shè)施，自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生，如造成會議室物資損壞（不可抗拒力除外），將給予50-500元不等程度處罰。 如有需求，可與有成總經(jīng)理聯(lián)系，由有成客服部及市場部負(fù)責(zé)布置會場，制作相關(guān)展品，投影儀等物資租賃，負(fù)責(zé)衛(wèi)生清理工作。 會后，客服及綜合部門及時整理會議室，關(guān)閉投影儀、空調(diào)、椅子及時歸位，確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉、室內(nèi)衛(wèi)生干凈整潔。
三、部門管理職責(zé)
客服部職責(zé)：負(fù)責(zé)例會的通知、會議室的安排及保證室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設(shè)施完好。
綜合部職責(zé)：負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)理，做好各部門之間在落實會議上所決定問題方面的協(xié)調(diào)和制定工作。
市場部職責(zé)：負(fù)責(zé)經(jīng)理辦公會議及經(jīng)理辦公擴大會議的議程安排、會議記錄及印發(fā)。
人力資源部職責(zé)：負(fù)責(zé)協(xié)助設(shè)備的準(zhǔn)備工作。
一、目的：會議室是公司舉行會議，接待來賓的場所，為了充分利用會議室的功能，給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境，使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保公司的各類會議的`正常召開，現(xiàn)結(jié)合本公司的實際情況，制定本制度。
二、責(zé)任：會議室使用管理由公司人力資源部負(fù)責(zé)，并實施監(jiān)督。
三、范圍：適用于公司所有聘用人員。
四、會議室使用細(xì)則
(一)會議室時專門用于召開會議、研討工作、接待來賓的地方，未經(jīng)允許，不得挪借他用。
(二)公司會議室的管理由人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，會議涉及使用的設(shè)備及設(shè)施由指定專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。
(三)四樓會議室無特殊情況暫停對外使用，二樓會議室專供客戶使用，如客戶人數(shù)較少且需長期使用會議室，報人力資源部后統(tǒng)一安排;其他人員如需使用會議室由人力資源部統(tǒng)一安排，其他會議室專供公司人員開會，與供應(yīng)商了解溝通使用。
(四)一樓會議室(1—9號會議室)不是重要會議都不得安排，如公司人員需 與客戶溝通，盡量使用外面的會議桌。非參加會議的人員，未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入會議室。
(五)為了避免會議室使用時發(fā)生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天填寫事務(wù)申請表交至人力資源部，以便統(tǒng)一安排。公司每天都會將會議室統(tǒng)一上鎖，各部門人員在使用會議室時必須到前臺登記，并領(lǐng)取鑰匙和會議牌。
(六)臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知人力資源部提出申請并登記使用。
(七)各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人數(shù)等，如需提供純凈水、制作會標(biāo)、擺放水果的，要在事務(wù)申請表中填寫具體內(nèi)容及數(shù)量。
(八)如遇到會議室之間發(fā)生沖突的，要堅持局部服從整體的原則，公司會議優(yōu)先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
(九)開會期間，請愛惜會議室的設(shè)備設(shè)施。
(十)會議進(jìn)行中，請把相關(guān)的標(biāo)識牌放在指定的位置。
(十一)會議結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時整理會議場地，關(guān)閉各種電器，如發(fā)現(xiàn)設(shè) 備故障和公物損壞應(yīng)及時報人力資源部，以便及時修理，保證其他會議的順利進(jìn)行。
(十二)會議室的使用部門，要維持室內(nèi)清潔，使用完畢后將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用，并通知前臺。
(十三)嚴(yán)禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。
(十四)室內(nèi)物品未經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)，不得私自轉(zhuǎn)借他人或挪借他用，若要借用會議室的物品，需填寫事務(wù)申請表，做好相應(yīng)的登記，使用完畢后，及時歸還。